Jak sobie radzić z zarządzaniem grafikami pracy w okresach wzmożonej liczby zwolnień chorobowych.

2016-12-20

Jak sobie radzić z zarządzaniem grafikami pracy w okresach wzmożonej liczby zwolnień chorobowych

Zwolnienia lekarskie stanowią zmorę przedsiębiorców w okresie jesienno-zimowym.Wpływają negatywnie na koszty pracy – do 33 lub 14 dni w przypadku osób powyżej 50 roku życia chorobowych w roku pokrywa pracodawca i stanowi ono najczęściej 80% wynagrodzenia, a dodatkowo osobę na zwolnieniu trzeba zastąpić inną i często w ten sposób dochodzi do powstawania kosztownych nadgodzin. Konieczność zastepstwa powoduje też komplikacje w grafiku pracy zespołu i konieczność tzw. "łatania dziur" grafikowych, a jeżeli to sie nie udaje powstaje dezorganizacja, a zbyt mała ilość rąk do pracy wpływa ujemnie na wyniki.

• Czy da się ustrzec przed zwolnieniami lekarskimi? Nie możesz zabronić pracownikom pójścia na zwolnienie lekarskie – mają do tego prawo. Powszechnie jednak wiadomo, że prawo to bywa wykorzystywane niekoniecznie w sytuacji choroby. Przed zatrudnieniem nowego pracownika poproś więc o wcześniejsze świadectwa pracy i sprawdź ilość dni chorobowych. Jeżeli jest ich dużo i nie było to uzasadnione niczym szczególnym, prawdopodobne jest, że pracownik będzie nagminnie chorował również pracując dla Ciebie.

• Daj znać pracownikom, że przyglądasz się ich absencjom i jak postrzegasz "podejrzane" zwolnienia lekarskie. Uświadom pracownikom, że informacja o ilości dni chorobowych pojawi się na świadectwie pracy i zbyt duża ilość może wpłynąć negatywnie w przypadku ubiegania się o inną pracę w przyszości lub źle nastawić do pracownika jego przyszłego pracodawcę.

• Często pracownik udaje się do lekarza by wyłudzić zwolnienie lekarskie w sytuacji, kiedy z jakichś przyczyn potrzebuje mieć wolny dzień, a pracodawca nie chce sie zgodzić na urlop wypoczynkowy. Wtedy ratunkiem jest urlop na żadanie – takich dni przysługuje pracownikowi 4 w ciągu roku. Jeśli jednak wszystkie dni zostały już wykożystane lekarz pozostaje ostatnią deską ratunku. Dlatego wiec dobrą praktyką jest pytanie pracowników o podanie próśb grafikowych czyli wskazanie (w granicach rozsądku) tych dni bądź godzin, kiedy pracownik nie chce pracować i uwzględnianie w miarę możliwości tych próśb. Ma to szczególne znaczenie w firmach, w których praca wykonywana jest 7 dni w tygodniu w różnych godzinach. Oczekiwanie, że pracownik będzie w 100% dyspozycyjny przy takim czasie pracy kończy się właśnie nagłymi zwolnieniami lekarskimi i koniecznością łatania dziur w grafiku.

• Jeżeli zatrudniasz studentów zapytaj ich odpowiednio wcześnie kiedy mają sesje egzaminacyjne i zaplanuj im urlopy wypoczynkowe w jej trakcie lub w okresie poprzedzającym. Pracujący studenci często udają się do lekarza po zwolnienie, by przygotować się do egzaminów. Jeżeli staż pracownika nie pozwala na udzielenie wystarczającej ilości urlopu wypoczynkowego czasem lepiej jest się zgodzić na udzielenie urlopu bezpłatnego. Jeżeli zaplanujesz te urlopy odpowiednio wcześnie, masz szansę przygotować się do nich poprzez zatrudnienie dodatkowych pracowników chocby na umowę-zlecenie, by nie powstały braki w grafiku.

• Jeśli pracownik pójdzie na zwolnienie lekarskie przy rozliczaniu czasu pracy zamień zaplanowane godziny pracy na godziny chorobowe w stosunku 1:1. Jeżeli więc pracownik przyniósł zwolnienie na okres 5-9.12 i miał wówczas zaplanowane 40 godzin pracy to przysługuje mu wynagrodzenie za 40 godzin chorobowych. Nie zmieniaj grafiku dla pracownika który przyniósł zwolnienie lekarskie na okres jego trwania. Nie możesz obniżyć w ten sposób należnej pracownikowi liczby godzin chorobowych, a w konsekwencji podwyższyć liczby godzin do wypracowania po powrocie ze zwolnienia.

• Osobę na zwolnieniu lekarskim najkorzystniej zastąpić osobą pracującą na umowie-zleceniu – ten dodatkowy czas pracy nie będzie skutkował powstawaniem nadgodzin lub osobą pracującą w niepełnym wymiarze czasu pracy – czas pracy powyżej wymiaru etatu, a nie przekraczający pełnego to godziny ponadwymiarowe bez dodatku.

• Jeżeli zatrudniasz wyłącznie na pełny etat i konieczność zastępstwa osoby na zwolnieniu lekarskim spowoduje nadgodziny, wówczas warto sprawdzić wynagrodzenia pracowników i do zastępstwa wyznaczyć osobę zarabiającą najmniej. Powstałe nadgodziny będą poprostu mniej kosztować.

• Pamiętaj, by osobie wyznaczonej do zastępstwa zatrudnionej na umowę o pracę udzielić innego dnia wolnego za każdy dodatkowy dzień pracy, by zgadzała sie ilość dni wolnych przysługujących w okresie rozliczeniowym.

• Ponadto jeżeli konieczność zastępstwa oznacza dla pracownika przyjście do pracy w niedzielę lub święto lub dzień zaplanowany jako wolny za pracę w niedzielę lub świeto, powoduje to powstanie nadgodzin płatnych 100%. Lepiej więc wyznaczać zastępstwo kiedy dzień wolny jest za pracę w sobotę.

• Zmiany w grafiku pracy z powodu zwolnień lekarskich i konieczności zastępstwa chorych pracowników nie mogą powodować łamania przysługujących pracownikom odpoczynków dobowych (11 godzin odpoczynku w każdej dobie) oraz tygodniowych (35 godzin odpoczynku w każdym tygodniu).

• Jeżeli pracownik przedłożył zwolnienie lekarskie obejmujące okres urlopu wypoczynkowego, to dni urlopu zamień na zwolnienie lekarskie, a urlopu udziel w późniejszym terminie.

• Zmieniając z powodu konieczności zastępstwa już ułożony grafik pracy pamiętaj by opisać na nim przyczynę zmiany.

• Jeżeli masz wątpliwości co do zasadności zwolnienia lekarskiego i przypuszczasz, że pracownik nie spędza go kurując się, a np. wykonując inną pracę zarobkową, możesz go skontrolować. Masz prawo do kontroli, gdy zatrudniasz co najmniej 20 pracowników. Przeprowadzenie jej ma większy sens, gdy wskazanie lekarskie jest by chory leżał w łóżku, czyli cyfra 1 na druku zwolnienia. Kiedy wskazanie jest z cyfrą 2, czyli chory może chodzić, a nie zastaniesz go w domu, może się dowolnie usprawiedliwić np. koniecznością wyjścia do apteki. Zwykle sam fakt stosowania sporadycznych kontroli przez pracodawcę działa prewencyjnie i zmniejsza ilość "podejrzanych" zwolnień lekarskich w firmie.