Grafik czasu pracy online. Zgodne z Kodeksem Pracy.

Bez nadgodzin. Przynoszące do 50% oszczędności.

Generuj jednym kliknięciem!

Przejrzysty i intuicyjny harmonogram pracowniczy.

Grafiki zgodne
z Kodeksem Pracy

Brak kosztownych
nadgodzin

Rejestracja czasu pracy bez specjalnych kart i czytników

Dostęp do grafiku
z dowolnego miejsca na świecie

Dla różnych typów umów i wymiarów etatu, niepełnosprawnych i opiekujących się dzieckiem

Idealny w systemie równoważnym, przy pracy zmianowej i brygadowej

Wygodny
przy ograniczonej dyspozycyjności pracowników

Ewidencje czasu pracy, raport kosztów i inne raporty

Zarządzanie planami urlopowymi i e-obieg wniosków urlopowych

Dostosowanie obsady do ilości pracy

Obsługa okresów rozliczeniowych o różnej długości i początku

Idealny dla firm z wieloma działami lub oddziałami

Już 1720 firm skorzystało z GrafikOptymalny.pl

Nasi klienci:

"Mam pewność, że grafiki pracy w 28 sklepach są zgodne z Kodeksem Pracy. Bardzo ważne jest też dla nas wsparcie dedykowanego nam opiekuna."

Gabriela Semeniuk, kierownik Działu People, Flying Tiger Copenhagen

"Bardzo dobry program. Zdecydowanie ułatwia pracę - tworzenie grafików dopasowanych do potrzeb i rozliczanie godzin. Intuicyjny. Łatwy kontakt z opiekunem z firmy, który szybko i sprawnie wyjaśnia wszystkie wątpliwości. Firma otwarta na sugestie. Sam program cały czas się rozwija i powstają kolejne przydatne moduły."

Lidia Łukasiak, New Business Manager, North Food Polska S.A.

Niższe koszty i wyższe zyski
Stworzysz grafik pracy bez nadgodzin i zgodnie z przepisami, dzięki czemu unikniesz kosztownych kar od PIP.
Obsadę dostosujesz do potrzeb firmy
Unikniesz nadmiernego obsadzania grafiku kiedy nie jest to konieczne lub niedoboru pracowników kiedy pracy jest dużo.
Usprawnimy pracę działu Kadr i Płac
Automatyczna ewidencja czasu pracy zawierająca wszystkie informacje o czasie pracy, absencjach, godzinach nocnych czy nadgodzinach, co jest potrzebne do naliczenia pensji.
Specjalny profil dla Działu Kadr z wglądem tylko do potrzebnych raportów.
Możliwe integracje z programami płacowymi.
Zadowoleni pracownicy
Możesz stworzyć grafik pracy w oparciu o dyspozycyjność pracowników (prośby grafikowe), co jest bardzo ważne kiedy zatrudniasz np. studentów.
Pracownicy na pewno docenią dostęp do aktualnego grafiku z dowolnego miejsca z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu - telefon, tablet, komputer.
Dane osobowe Twoich pracowników są chronione zgodnie z wszystkimi wytycznymi RODO.
Zaoszczędzimy Twój czas
Grafik pracy stworzysz jednym kliknięciem, zatem zaoszczędzisz 99,9% czasu jaki zwykle poświęcasz na tę czynność.
Grafik Optymalny wspomoże Cię w tych wszystkich czynnościach związanymi z czasem pracy: grafikiem pracy, urlopami, dyspozycyjnością pracowników, rejestracją i ewidencją czasu pracy. Dzięki temu możesz skupić się na swoim biznesie.
Łatwy start
Konto założysz w minutę, a my wspomożemy Cię w poznaniu programu poprzez nasze filmy instruktażowe bądź indywidualne szkolenie on-line z konsultantem. Zawsze masz do dyspozycji nasze wsparcie poprzez chat, e-mail czy telefon.
Program jest bardzo intuicyjny i prosty nawet dla osób nie obytych z komputerem.
Dla małych i dużych
W ramach jednego konta zaplanujesz pracę jednego zespołu lub wielu działów czy oddziałów.
Możesz zarządzać pracownikami dzielącymi czas pracy między kilka działów / oddziałów.
Określ poziom uprawnień dla poszczególnych pracowników.

Dlaczego warto wdrożyć Grafik Optymalny — system do tworzenia grafików pracy online?

Oszczędność czasu.

  • Tworzenie harmonogramu czasu pracy na kartce papieru czy programie kalkulacyjnym to bardzo czasochłonne zadanie. Wdrożenie Grafiku Optymalnego pozwoli Ci na generowanie grafików pracy automatycznie, dzięki czemu będziesz mieć więcej czasu na inne zadania, które rozwiną Twój biznes.

Optymalizowanie kosztów pracy.

  • Z Grafikiem Optymalnym efektywnie zaplanujesz rozkład czasu pracy, unikając kosztownych nadgodzin czy lokowania godzin tam, gdzie nie jest to konieczne. Grafik pracy będzie zoptymalizowany względem zapotrzebowania na roboczogodziny.
  • Nasz program umożliwia dostęp do raportów związanych z czasem pracy, wydajnością, kosztami dla poszczególnych komórek organizacyjnych. Tym samym znajdziesz łatwo wszystkie nieprawidłowości już na etapie planowania czy wykonywania harmonogramu czasu pracy.
  • Grafik Optymalny w czasie rzeczywistym rozlicza czas pracy na bazie ustalonego rozkładu czasu pracy oraz jego wykonania i zaalarmuje Cię przez przekroczeniami względem budżetu.

Większe przychody.

  • Odpowiednie dysponowanie wymiarem czasu pracy pozwoli na uniknięcie przestojów w firmie i braku personelu do obsługi procesów i klientów, które mogłyby wpłynąć negatywnie na przychody.

Brak pomyłek przy planowaniu czasu pracy dla okresów rozliczeniowych dłuższych niż miesięczny.

  • W Grafiku Optymalnym zaplanujesz harmonogram czasu pracy zgodnie z obowiązującym wymiarem czasu pracy i odpowiednio zbilansujesz roboczogodziny w całym okresie rozliczeniowym. Liczne oznaczenia poinformują Cię, kiedy zaplanowałeś więcej godzin lub dni pracy, niż określa norma średniotygodniowa zgodnie z wymiarem czasu pracy , dzięki czemu będziesz mieć większą kontrolę nad planowaniem grafiku pracy w okresie rozliczeniowym dwumiesięcznym, kwartalnym, czteromiesięcznym, półrocznym lub rocznym.

Uwzględnienie sezonowości w planowaniu czasu pracy.

  • Generując rozkład czasu pracy, masz możliwość ustalenia planu obsady, czyli zapotrzebowania na pracowników w danym dniu i godzinie na bazie danych wejściowych lub Twojego uznania.. Nasz program automatycznie stworzy grafik pracy uwzględniając wprowadzone do planu obsady dane.
  • Grafik pracy może być tworzony dla systemu równoważnego i okresów rozliczeniowych różnej długości. Będzie zatem idealny dla firm tworzących harmonogramy czasu pracy ze zmiennym zapotrzebowaniem na roboczogodziny w poszczególnych dniach i miesiącach.

Poprawa komunikacji.

  • Wdrażając Grafik Optymalny, zapewnisz wszystkim swoim pracownikom dostęp do aktualnej wersji grafiku pracy online, dostępnego na dowolnym urządzeniu podłączonym do Internetu.
  • Rozkład czasu pracy może zostać wyeksportowany do kalendarza Google lub Microsoft
  • System wyśle automatyczną notyfikację w razie zmian w harmonogramie czasu pracy, otrzymania wniosku urlopowego, zmiany jego statusu i wiele innych.
  • Możesz wysłać własne wiadomości zbiorczo do wszystkich lub wybranych pracowników poprzez SMS, e-mail czy umieścić kluczowe informacje w centrum powiadomień.

Sprawne działanie firmy w sezonie urlopowym.

  • System umożliwia spojrzenie na planowane urlopy pracowników pod kątem pokrywania się ich terminów, a ponadto daje możliwość zablokowania okresów wzmożonej pracochłonności przed możliwością planowania i wnioskowania o urlop wypoczynkowy. Urlopy zaplanowane czy już udzielone przeniosą się automatycznie do rozkładu czasu pracy.

Kontrola nad stanem urlopu.

  • System umożliwia stworzenie planu urlopowego, który przenosi się na projekt grafiku pracy w formie podpowiedzi i przypomina, w jaki sposób zaplanować harmonogram czasu pracy, aby był on zgodny z przygotowanym planem urlopowym.
  • Wykorzystując nasz program do tworzenia grafiku pracy, wszystko na temat urlopów będziesz mieć w jednym miejscu. Szybko sprawdzisz stan urlopowy swoich pracowników czy procent udzielenia urlopu względem wymiaru czasu pracy.

Integracja z system kadrowo-płacowym.

  • Integracja systemu kadrowo-płacowego z Grafikiem Optymalnym zapobiega przed powstawaniem błędów wynikających z przenoszenia danych (grafik pracy, absencje itd.) z programu kalkulacyjnego lub kartki papieru. Zaoszczędzisz też manualnej pracy związanej z wprowadzaniem harmonogramów czasu pracy i innych danych.

Wsparcie techniczne i pomoc.

  • Jeśli podczas tworzenia harmonogramu czasu pracy lub dowolnej, codziennej pracy w Grafiku Optymalnym będziesz potrzebować pomocy, to nasz zespół pozostaje do Twojej dyspozycji. Możesz napisać do nas wiadomość poprzez live-chat, e-mail czy zadzwonić. Nasi pracownicy mają wiedzę kadrową oraz doświadczenie w tworzeniu harmonogramów czasu pracy.

Tylko Grafik Optymalny zagwarantuje Ci zgodność z Kodeksem Pracy i dostosowanie obsady do potrzeb firmy. Zobacz porównanie.

Grafik pracy na kartce papieru

Grafik pracy w Excel

Grafik pracy w Google Docs

Grafik pracy w GrafikOptymalny.pl

Czytelność i przejrzystość grafików
Powiadamianie pracowników o nowym grafiku lub zmianach
Automatyczne generowanie wymaganych dokumentów dodatkowych
Automatyczne wyliczanie nadgodzin, godzin nocnych, urlopów itd.
Automatyczne uzgadnianie grafiku pracy z przepisami Kodeksu Pracy
Wygodna rejestracja czasu pracy
E-obieg wniosków urlopowych
Możliwość sprawdzenia grafiku pracy z dowolnego miejsca
Dostęp do grafiku z dowolnego miejsca
Zgodność z wytycznymi RODO
Uwzględnienie preferencji pracowników w grafiku
Automatyczne wyliczanie kosztów pracy na podstawie grafiku
Automatyczna minimalizacja nadgodzin
Łatwość dostosowania obsady do zapotrzebowania w czasie
Łatwa integracja z programami kadrowo-płacowymi
Wymagany nakład pracy
Koszt obsługi Bardzo wysoki Wysoki Wysoki Niski
Cena miesięczna 1zł 47zł 35,20zł 35zł za 1 użytkownika

Wypróbuj Grafik Optymalny. Pierwszy miesiąc gratis!

Cena obejmuje wszystkie funkcje

25zł / osoba / miesiąc

Umowa na 12 miesięcy

30zł / osoba / miesiąc

Umowa na 6 miesięcy

35zł / osoba / miesiąc

Umowa na czas nieokreślony

WYPRÓBUJ ZA DARMO

*Podane ceny są cenami netto (należy doliczyć podatek VAT 23%).

Najczęściej zadawane pytania

Grafik Optymalny to kompleksowy program do planowania czasu oraz rozliczania czasu pracy z wykorzystaniem dodatkowych narzędzi. Nasz program do układania grafików zawiera wiele dodatkowych funkcjonalności m.in plan urlopów z e-obiegiem wniosków, rejestrację czasu pracy, ewidencję i wiele innych. Możemy pochwalić się również zaawansowanymi raportami klasy Business Intelligence. Poza tym, wesprze Cię w innych procesach - takich jak: ścieżki szkoleń, okresowe oceny pracy, badanie satysfakcji z pracy i wywiad wyjściowy.

Grafik Optymalny ma prosty model rozliczeń. Dostępne są 3 warianty płatności abonamentowej, w zależności od długości umowy. Jest to jedyny koszt jaki ponosisz za Twój nowy, zoptymalizowany - grafik czasu pracy. Wszystkie aktualizacje, wsparcie i szkolenia są w cenie.
- Umowa na 12 miesięcy - 15 zł netto za pracownika/ miesiąc
- Umowa na 6 miesięcy - 18 zł netto za pracownika/ miesiąc
- Umowa na czas nieokreślony - 20 zł netto za pracownika/ miesiąc
Przykładowo: jeśli zatrudniasz 10 pracowników i zdecydujesz się na umowę roczną to Twój miesięczny abonament wyniesie 150 zł netto.

Regularne aktualizacje są w cenie abonamentu, więc nie będziesz ponosił dodatkowych kosztów. Nasz program do tworzenienia grafików aktualizowany jest pod kątem nowych funkcjonalności, a także zmian w prawie.

System nie wymaga instalacji, ponieważ dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej. Potrzebujesz jedynie urządzenia (laptop, tablet, telefon) z dostępem do internetu. Logowanie do systemu odbywa się przez naszą stronę - www.grafikoptymalny.pl.

Darmowy okres testowy trwa 30 dni od momentu założenia konta. W tym czasie możesz testować nasz program do robienia grafików bez ograniczeń. Po zakończeniu testu masz dwie możliwości:
-Przedłużyć konto i kontynuować swoją pracę w Grafiku Optymalnym, zachowując przy tym wprowadzone wcześniej dane m.in. grafik czasu pracy. Jeśli, więc zdecydujesz się na nasz program do tworzenia grafików, najlepiej będzie jak skontaktujesz się z nami mailowo - biuro@grafikoptymalny.pl lub telefonicznie - 603 722 987. Ustalimy szczegóły umowy, a dodatkowo podpiszemy umowę powierzenia danych osobowych zgodnie z RODO.
-Możesz również zrezygnować, czyli nie robić nic. Konto automatycznie wygaśnie, a wszystkie dane zostaną usunięte.

Zapłaty możesz dokonać poprzez opłacenie faktury, którą będziesz dostawał regularnie na początku każdego miesiąca. Pamiętaj, że płacisz tylko za aktywnych pracowników.

Hasło możesz ustawić samodzielnie. W panelu logowania kliknij Zapomniałem hasła, a następnie uzupełnij pola i kliknij Wyślij, wówczas na Twoją skrzynkę e-mail wyślemy wiadomość z linkiem, dzięki któremu po raz pierwszy ustawisz, bądź zmienisz swoje hasło.

Przy dużej ilości pracowników nie musisz tego robić. Mamy przygotowany szablon do importu, wystarczy, że go uzupełnisz i prześlesz do nas, a dane Twoich pracowników automatycznie pojawią się w systemie. Możliwe są również integracje programami kadrowo-płacowymi w tym zakresie.

Grafik Optymalny umożliwia integrację z zewnętrznymi programami m.in są to systemy kadrowo-płacowe, a także sprzedażowe. Skontaktuj się z nami, jeśli jesteś zainteresowany integracją.

Szkolimy osoby które zaczynają pracę z systemem, a także wspieramy użytkowników przez cały okres trwania umowy. Szkolenie może odbyć się w formie online lub stacjonarnie. Dodatkowo masz do dyspozycji tutoriale wideo - kliknij tutaj. Jeśli, więc zdecydujesz się na nasz program do planowania czasu pracy, będziesz pod stałą opieką naszej firmy.

Możesz kontaktować się z nami telefonicznie, pod numerami: 887 033 346, 887 033 345 lub mailowo: wsparcie@grafikoptymalny.pl, a także poprzez czat dostępny na stronie. Jesteśmy do Twojej dyspozycji w godzinach 9-17. Jeżeli zadasz pytanie w godzinach późniejszych, odpowiemy najszybciej jak to możliwe w kolejnym dniu.

Pracownika z systemu nie można usunąć trwale, bo dane o czasie pracy muszą być przechowywane w celu naliczenia wynagrodzeń itd., Osobie nie pracującej musisz odznaczyć status (checkbox) Pracuje na karcie w zakładce Dane. Pracownik od tego momentu nie będzie pojawiał się w polu tworzenia grafiku, a także nie będzie mógł zalogować się do systemu.

Sytuacja ma miejsce, gdy prośby grafikowe pracownika nie zostaną zaakceptowane przez przełożonego. Dopiero po zmianie statusu i zaakceptowaniu dostępności, zostaną one przeniesione do grafiku pracy oraz widoczne w kalendarzu dostępności.

Jest to prawidłowe działanie systemu. Kompensaty wprowadzane są w dniu kiedy oddajemy pracownikowi czas wolny za powstałe nadgodziny, a nie w dniu kiedy te nadgodziny powstały. Rozliczenie nadgodzin w postaci czasu wolnego, nie oznacza, że te godziny nadliczbowe przestały istnieć, dlatego w raportach mamy informację ile nadgodzin powstało w danym okresie, a ile zostało rozliczonych w postaci czasu wolnego.

Plan obsady możesz uzupełnić na kilka sposobów m.in poprzez wpisanie faktycznych danych - jeśli takie posiadasz, lub poprzez określenie potrzebnej liczby pracowników w danym interwale czasowym. Plan obsady pomoże Ci określić, jaką liczbę pracowników potrzebujesz do pracy w danym czasie. Podstawą może być produktywność czyli ilość wytworzonego dobra przez jednego pracownika. Może się ona odnosić np. do wysokości sprzedaży w handlu detalicznym, ilości obsłużonych połączeń w call center lub ogólnej liczby obsłużonych klientów. Plan obsady umożliwi Ci automatyczne generowanie grafiku pracy, a wprowadzone dane będą ramą dla algorytmu planującego pracę.

Grafik Optymalny - nasz program do tworzenia grafików, obsługuje wszystkie długości okresów rozliczeniowych m.in miesięczny, 2- miesięczny, kwartalny, 4-miesięczny, półroczny i roczny. Okres rozliczeniowy może być liczony od 1 stycznia lub dowolnej daty.

W systemie możesz planować pracę zarówno w równoważnym 12-godzinnym, jak i w podstawowym systemie.

Chorobowe należy wprowadzić w grafiku pracy. Należy kliknąć w konkretny czas pracy, a następnie zmienić status na Chorobowe.

Jeśli korzystasz z obiegu wniosków urlopowych to w pierwszej kolejności Twój pracownik powinien wysłać wniosek o anulację urlopu, a następnie akceptując wniosek urlop będzie usunięty. Natomiast jeśli nie korzystasz z tego obiegu możesz to zrobić z dwóch poziomów w systemie.W plenerze urlopowym należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w polu wprowadzonego urlopu, a następnie Usuń, lub w kartotece urlopowej wybrać konkretny dzień i kliknąć wstawiony urlop, wówczas powyżej kalendarza należy kliknąć Usuń.

Pracownik powinien pozostawić puste pole w dniu w którym nie może być w pracy.

Nasz program do układania grafiku wysyła automatyczne powiadomienie do pracowników, gdy grafik publikowany jest po raz pierwszy. Jeśli będziesz nanosił zmiany to kolejne wiadomości nie będą wysyłane. Możesz powiadomić pracowników z poziomu wysyłki wiadomości. Przy dokonaniu jakichkolwiek zmian w grafiku są one od razu widoczne dla ujętych w nim pracowników.

Każdy pracownik dodany do systemu ma możliwość logowania, ze swojego poziomu ma dostępność do tzw. panelu> pracownika, czyli m.in do grafików, planu urlopów, może wysłać prośby grafikowe, a także wnioski urlopowe. Może pobierać udostępnione mu pliki czy dokumenty. Jeżeli korzystasz z modułów do szkoleń czy ocen okresowych, wówczas pracownik może śledzić swój proces szkoleniowy czy okresowe oceny pracy.

Nasz program do robienia grafików stale jest rozwijany i dodawane są nowe funkcjonalności. W tym momencie znajdziesz dodatkowo m.in.: ścieżki szkoleń, okresowe oceny pracy, badanie satysfakcji z pracy i wywiad wyjściowy. Dodatkowym modułem jest też Microsoft Power BI - narzędzie do raportów klasy business intelligence, ułatwiające analizę biznesową w zakresie czasu pracy i kosztów pracy.

Grafik Optymalny jest w 100% zgodny z Kodeksem Pracy. Jeśli wprowadzane są nowelizacje przepisów, od razu reagujemy i program do tworzenia grafików jest aktualizowany.