Najczęściej zadawane pytania

Grafik Optymalny to kompleksowy system do planowania i rozliczania czasu pracy z wykorzystaniem dodatkowych narzędzi, jak plan urlopów z e-obiegiem wniosków, rejestracji czasu pracy, ewidencji i wielu innych, w tym zaawansowanych raportów klasy Business Intelligence. Poza tym, wesprze Cię w innych procesach - takich jak: ścieżki szkoleń, okresowe oceny pracy, badanie satysfakcji z pracy i wywiad wyjściowy.

Grafik Optymalny ma prosty model rozliczeń. Dostępne są 3 warianty płatności abonamentowej, w zależności od długości umowy. Jest to jedyny koszt jaki ponosisz - wszystkie aktualizacje, wsparcie i szkolenia są w cenie.
- Umowa na 12 miesięcy - 15 zł netto za pracownika/ miesiąc - Umowa na 6 miesięcy - 18 zł netto za pracownika/ miesiąc - Umowa na czas nieokreślony - 20 zł netto za pracownika/ miesiąc Przykładowo: jeśli zatrudniasz 10 pracowników i zdecydujesz się na umowę roczną to Twój miesięczny abonament wyniesie 150 zł netto.

Regularne aktualizacje są w cenie abonamentu, więc nie będziesz ponosił dodatkowych kosztów. System aktualizowany jest pod kątem nowych funkcjonalności, a także zmian w prawie.

System nie wymaga instalacji, ponieważ dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej. Potrzebujesz jedynie urządzenia (laptop, tablet, telefon) z dostępem do internetu. Logowanie do systemu odbywa się przez naszą stronę - www.grafikoptymalny.pl.

Darmowy okres testowy trwa 30 dni od momentu założenia konta. Po zakończeniu testu masz dwie możliwości: -Przedłużyć konto i kontynuować swoją pracę w Grafiku Optymalnym, zachowując przy tym wprowadzone wcześniej dane, wówczas najlepiej będzie jak skontaktujesz się z nami mailowo - biuro@grafikoptymalny.pl lub telefonicznie - 603 722 987. Ustalimy szczegóły umowy, a dodatkowo podpiszemy umowę powierzenia danych osobowych zgodnie z RODO. -Zrezygnować, czyli nie robić nic. Konto automatycznie wygaśnie, a wszystkie dane zostaną usunięte.

Zapłaty możesz dokonać poprzez opłacenie faktury, którą będziesz dostawał regularnie na początku każdego miesiąca. Pamiętaj, że płacisz tylko za aktywnych pracowników.

Hasło możesz ustawić samodzielnie. W panelu logowania kliknij Zapomniałem hasła, a następnie uzupełnij pola i kliknij Wyślij, wówczas na Twoją skrzynkę e-mail wyślemy wiadomość z linkiem, dzięki któremu po raz pierwszy ustawisz, bądź zmienisz swoje hasło.

Przy dużej ilości pracowników nie musisz tego robić. Mamy przygotowany szablon do importu, wystarczy, że go uzupełnisz i prześlesz do nas, a dane Twoich pracowników automatycznie pojawią się w systemie. Możliwe są również integracje programami kadrowo-płacowymi w tym zakresie.

Grafik Optymalny umożliwia integrację z zewnętrznymi programami m.in są to systemy kadrowo-płacowe, a także sprzedażowe. Skontaktuj się z nami, jeśli jesteś zainteresowany integracją.

Szkolimy osoby które zaczynają pracę z systemem, a także wspieramy użytkowników przez cały okres trwania umowy. Szkolenie może odbyć się w formie online lub stacjonarnie. Dodatkowo masz do dyspozycji tutoriale wideo - kliknij tutaj.

Możesz kontaktować się z nami telefonicznie, pod numerami: 887 033 346, 887 033 345 lub mailowo: wsparcie@grafikoptymalny.pl, a także poprzez czat dostępny na stronie. Jesteśmy do Twojej dyspozycji w godzinach 9-17. Jeżeli zadasz pytanie w godzinach późniejszych, odpowiemy najszybciej jak to możliwe w kolejnym dniu.

Pracownika z systemu można usunąć trwale, bo dane o czasie pracy muszą być przechowywane w celu naliczenia wynagrodzeń itd., Osobie nie pracującej musisz odznaczyć status (checkbox) Pracuje na karcie w zakładce Dane. Pracownik od tego momentu nie będzie pojawiał się w polu tworzenia grafiku, a także nie będzie mógł zalogować się do systemu.

Sytuacja ma miejsce, gdy prośby grafikowe pracownika nie zostaną zaakceptowane przez przełożonego. Dopiero po zmianie statusu i zaakceptowaniu dostępności, zostaną one przeniesione do grafiku pracy oraz widoczne w kalendarzu dostępności.

Jest to prawidłowe działanie systemu. Kompensaty wprowadzane są w dniu kiedy oddajemy pracownikowi czas wolny za powstałe nadgodziny, a nie w dniu kiedy te nadgodziny powstały. Rozliczenie nadgodzin w postaci czasu wolnego, nie oznacza, że te godziny nadliczbowe przestały istnieć, dlatego w raportach mamy informację ile nadgodzin powstało w danym okresie, a ile zostało rozliczonych w postaci czasu wolnego.

Plan obsady możesz uzupełnić na kilka sposobów m.in poprzez wpisanie faktycznych danych - jeśli takie posiadasz, lub poprzez określenie potrzebnej liczby pracowników w danym interwale czasowym. Plan obsady pomoże Ci określić, jaką liczbę pracowników potrzebujesz do pracy w danym czasie. Podstawą może być produktywność czyli ilość wytworzonego dobra przez jednego pracownika. Może się ona odnosić np. do wysokości sprzedaży w handlu detalicznym, ilości obsłużonych połączeń w call center lub ogólnej liczby obsłużonych klientów. Plan obsady umożliwi Ci automatyczne generowanie grafiku pracy, a wprowadzone dane będą ramą dla algorytmu planującego pracę.

System obsługuje wszystkie długości okresów rozliczeniowych m.in miesięczny, 2- miesięczny, kwartalny, 4-miesięczny, półroczny i roczny. Okres rozliczeniowy może być liczony od 1 stycznia lub dowolnej daty.

W systemie możesz planować pracę zarówno w równoważnym 12-godzinnym, jak i w podstawowym systemie.

Chorobowe należy wprowadzić w grafiku pracy. Należy kliknąć w konkretny czas pracy, a następnie zmienić status na Chorobowe.

Jeśli korzystasz z obiegu wniosków urlopowych to w pierwszej kolejności Twój pracownik powinien wysłać wniosek o anulację urlopu, a następnie akceptując wniosek urlop będzie usunięty. Natomiast jeśli nie korzystasz z tego obiegu możesz to zrobić z dwóch poziomów w systemie.W plenerze urlopowym należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w polu wprowadzonego urlopu, a następnie Usuń, lub w kartotece urlopowej wybrać konkretny dzień i kliknąć wstawiony urlop, wówczas powyżej kalendarza należy kliknąć Usuń.

Pracownik powinien pozostawić puste pole w dniu w którym nie może być w pracy.

System wysyła automatyczne powiadomienie do pracowników, gdy grafik publikowany jest po raz pierwszy. Jeśli będziesz nanosił zmiany to kolejne wiadomości nie będą wysyłane. Możesz powiadomić pracowników z poziomu wysyłki wiadomości. Przy dokonaniu jakichkolwiek zmian w grafiku są one od razu widoczne dla ujętych w nim pracowników.

Każdy pracownik dodany do systemu ma możliwość logowania, ze swojego poziomu ma dostępność do tzw. panelu> pracownika, czyli m.in do grafików, planu urlopów, może wysłać prośby grafikowe, a także wnioski urlopowe. Może pobierać udostępnione mu pliki czy dokumenty. Jeżeli korzystasz z modułów do szkoleń czy ocen okresowych, wówczas pracownik może śledzić swój proces szkoleniowy czy okresowe oceny pracy.

System stale jest rozwijany i dodawane są nowe funkcjonalności. W tym momencie znajdziesz dodatkowo m.in.: ścieżki szkoleń, okresowe oceny pracy, badanie satysfakcji z pracy i wywiad wyjściowy. Dodatkowym modułem jest też Microsoft Power BI - narzędzie do raportów klasy business intelligence, ułatwiające analizę biznesową w zakresie czasu pracy i kosztów pracy.