21 zasad, o których powinien pamiętać przedsiębiorca układając grafik pracy .

2016-12-01

21 zasad, o których powinien pamiętać młody przedsiębiorca układając grafik pracy w swojej małej, wielkiej firmie, aby uniknąć kosztownych pomyłek

Tworzenie grafików pracy jest dla wielu przedsiębiorców bardzo problematycznym zagadnieniem. Kodeks Pracy, które reguluje te zagadnienia, jest zupełnie niezrozumiały dla osób bez przygotowania prawniczego. Dodatkowo, prawo pracy podlega ciągłym zmianom. Widmo niepomyślnej kontroli, czy znacznych kar nakładanych za niedostosowanie firmy do wymogów Kodeksu Pracy jest na tyle duże, że wielu przedsiębiorców sięga po pomoc wyspecjalizowanych firm doradczych. Niestety małe przedsiębiorstwa nie mogą sobie pozwolić na tak drogą “polisę ubezpieczeniową”. Z myślą o Was - drodzy przedsiębiorcy - załoga firmy GrafikOptymalny.pl przygotowała krótki poradnik, dzięki któremu znacznie zmniejszycie ryzyko popełnienia błędów przy tworzeniu grafików pracy.

1. Twórz miesięczne grafiki pracownicze. Są one obowiązkowe we wszystkich firmach, w których rozkład czasu pracy nie jest stały. Jeśli więc Twoi pracownicy pracują na różne zmiany lub w różnych godzinach, musisz tworzyć grafiki.

2. Podawaj grafiki pracy do wiadomości pracowników z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem.

3. Przemyśl kwestię ilości pracowników w czasie. Zastanów się jaką ilość pracy należy wykonać w różnych godzinach i porach dnia. Na tej podstawie określ ilu pracowników będziesz potrzebował do wykonania konkretnych zadań w określonym czasie.

4. Jeżeli ilość pracy do wykonania zależy od czynników zewnętrznych, dostosuj do tego grafik pracowniczy. Najefektywniej planować w taki sposób, aby liczba pracowników w danym czasie była zgodna z zapotrzebowaniem np. ilością klientów, których mają obsłużyć – w przypadku sklepów, urzędów, call center itd. Nie mamy wówczas kolejek lub odwrotnie – pracowników siedzących bezczynnie. Oba warianty powodują stratę dla firmy – odpływ zniecierpliwionych klientów lub zmarnowane pieniądze wydane na nieefektywnie spędzone roboczogodziny. Ilość potrzebnych pracowników możemy wyliczyć za pomocą specjalnego KPI – produktywność (in. wydajność).

5. Jeśli planujesz pracę zmianową, zwróć uwagę na zazębiające się zmiany. Zastanów się czy jest to konieczne (bo pracownicy muszą przekazać sobie zmianę). W momencie zazębienia będziesz miał pracowników z obu zmian i trzeba wówczas zwrócić szczególną uwagę, by każdy z nich miał przydzielone zadania i nie spadła wydajność.

6. Nie oczekuj, że Twoi pracownicy będą dyspozycyjni 7 dni w tygodniu 24 godziny na dobę. Każdy ma życie prywatne, a czasem i inne zobowiązania jak np. studia. Przed układaniem grafika poproś pracowników o wskazanie rozsądnej ilości dni lub godzin, kiedy nie mogą przyjść do pracy. Uwzględniając je unikniesz ryzyka, że Twoi pracownicy będą się zwalniać z powodu złego grafika pracy.

7. Przed ułożeniem grafika przemyśl kwestię urlopów wypoczynkowych. Jeżeli w Twojej firmie są tworzone plany urlopowe, przenieś planowane urlopy do grafika. Jeśli nie, zastanów się komu i w jakiej ilości możesz dać urlop w przyszłym miesiącu. Pamiętaj, że przysługujący urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany do końca roku (w szczególnych okolicznościach do końca września roku następnego) i że raz w roku pracownik ma prawo do nieprzerwanego 14-dniowego odpoczynku. Za nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego grozi kara nawet do 30 000zł.

8. Jeśli to możliwe unikaj pracy w godzinach nocnych. Te godziny są dodatkowo płatne - 20% stawki godzinowej minimalnego wynagrodzenia. W zależności od miesiąca do każdej godziny nocnej musisz dopłacić od 2,10zł do 2,43zł.

9. Unikaj kosztownych nadgodzin – nic tak nie podnosi kosztów pracy jak one. Wszystkie nadgodziny są dodatkowo płatne 50% lub 100% w zależności od typu. Staraj się więc tak tworzyć grafik pracowniczy tak, by nie dochodziło do ich pojawiania się. Tak więc:

10. Jeżeli wydłużysz zmianę ponad 8 godzin, a w systemie równoważnym 12 powstaną nadgodziny dobowe, płatne z dodatkiem 50% lub 100% w zależności od tego kiedy wypadają. Jeżeli wypadają w godzinach nocnych, niedzielę lub święto dodatek wynosi 100%, w pozostałych przypadkach 50%.

11. Gdy pracownik będzie musiał przyjść do pracy w dzień wolny udzielony za niedzielę lub święto (gdy niedziele i święta sę dniami pracy w Twojej firmie) powstaną wówczas nadgodziny płatne z dodatkiem 100%.

12. Jeżeli wydłużysz liczbę godzin jaka jest do wypracowania w miesiącu powstaną nadgodziny średniotygodniowe, płatne z dodatkiem 100%. Jeżeli okres rozliczeniowy jest dłuższy niż miesiąc, masz szansę na zbilansowanie tych godzin później, jeśli nie, trzeba dodatkowo zapłacić.

13. Dodatkowo, praca w nadgodzinach nie powinna być planowana, czyli przewidziana jeszcze przed rozpoczęciem miesiąca. Są uzasadnione tylko w przypadku ochrony mienia, prowadzenia akcji ratowniczej lub szczególnych, nagłych potrzeb pracodawcy.

14. Kiedy wystąpiły nadgodziny, wiedz, że możesz je skompensować czyli zwrócić je pracownikowi w postaci czasu wolnego. Najlepiej na pisemny wniosek pracownika – wówczas musisz zwrócić 1 godzinę wolną za każdą nadgodzinę. Gdy kompensujesz z własnej inicjatywy, wówczas należy się 1,5 godziny za każdą nadgodzinę.

15. Gdy zatrudniasz pracowników w niepełnym wymiarze etatu, kiedy sytuacja tego wymaga, możesz przekroczyć miesięczną liczbę godzin do wypracowania. Różnica między liczbą godzin do wypracowania dla pełnego etatu, a liczbą godzin do wypracowania dla niepełnego etatu to tzw. dopełnienie do etatu (lub godziny ponadwymiarowe). Nie są one dodatkowo płatne. Pamiętaj tylko, by praca w tych godzinach nie występowała w każdym miesiącu, bo wówczas należałoby odpowiednio podnieść pracownikowi wymiar etatu.

16. Nie łam wytycznych Kodeksu Pracy w zakresie czasu pracy. Grozi za to kara od 1 000zł do 30 000zł. Tak więc:

17. Pamiętaj, że rozpoczynanie pracy dwa razy w tej samej dobie pracowniczej jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy wyrażą na to zgodę związki zawodowe lub przedstawiciel pracowników. Zatem gdy w jednym dniu pracownik rozpoczyna pracę o 9:00, to w następnym nie może zacząć wcześniej niż o 9:00.

18. Pamiętaj, że pracownikowi w każdej dobie pracowniczej należy się co najmniej 11 godzin odpoczynku.

19. Raz w tygodniu musisz udzielić pracownikowi nieprzerwanego 35-godzinnego odpoczynku.

20. Jeżeli w Twojej firmie praca odbywa się również w niedzielę to pamiętaj, aby co czwarta była dla pracownika wolna.

21. Pamiętaj, by planowana liczba dni pracujących była zgodna z liczbą dni roboczych w miesiącu (lub okresie rozliczeniowym, gdy jest dłuższy niż miesiąc). Czyli udziel dnia wolnego za każdą pracującą sobotę, niedzielę i święto, a gdy święto przypada w sobotę udziel 2 dni.