Urlop z powodu siły wyższej – co trzeba wiedzieć?

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej (lub też urlop z powodu siły wyższej, jak potocznie mówią pracownicy) przysługuje w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Wymiar to 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym, płatne w wysokości 50% wynagrodzenia (art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy). W tym artykule wyjaśniam, na jakich zasadach jest udzielane, jak obliczyć wynagrodzenie, jak je zaewidencjonować oraz jak je stosować w równoważnym systemie czasu pracy.

W skrócie

• Przepisy o zwolnieniu z powodu siły wyższej obowiązują od 26 kwietnia 2023 r.; zwolnienie przysługuje w nagłych sprawach rodzinnych i jest płatne w 50% wynagrodzenia (art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy).

• Limit wynosi 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym, a wybraną jednostkę (dni/godziny) przesądza pierwszy wniosek złożony w danym roku (art. 148¹ § 2 Kodeksu pracy).

• Jest odrębną pulą od urlopu wypoczynkowego i urlopu na żądanie, a pracodawca musi go udzielić niezależnie od sytuacji kadrowej.

• Wniosek – w dowolnej formie, także elektronicznej – należy zgłosić najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia, a pracodawca nie może go odrzucić (art. 148¹ § 3 Kodeksu pracy).

• Pracodawca nie ma prawa żądać dokumentów potwierdzających zdarzenie losowe.

• Mimo braku obowiązku dokumentowania, udowodnione nadużycie (np. praca u innego pracodawcy) może skutkować karą porządkową lub zwolnieniem dyscyplinarnym.

• Wynagrodzenie liczy się jak za urlop, ale składniki ustalane w wysokości przeciętnej bierze się z miesiąca wystąpienia zwolnienia, a nie z trzech miesięcy poprzedzających (§ 5 ust. 1 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

• Przy niepełnym etacie proporcjonalnie obniża się wyłącznie limit godzinowy (niepełne godziny zaokrągla się w górę) – 2 dni przysługują niezależnie od wymiaru etatu (art. 148¹ § 4 Kodeksu pracy).

• W równoważnym systemie czasu pracy korzystniej dla pracownika jest brać wolne w dniach, bo usprawiedliwia to całą długą zmianę – nawet 12-godzinną.

• Nieobecność trafia do ewidencji czasu pracy jako „rodzaj i wymiar zwolnień od pracy”, a wniosek przechowuje się w dokumentacji czasu pracy przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu.

• Wykorzystanie zwolnienia trzeba wykazać w świadectwie pracy – to obowiązek wprowadzony 23 maja 2023 r.

• Niewykorzystany limit przepada 31 grudnia bez prawa do ekwiwalentu, a za bezzasadną odmowę grozi grzywna od 2 000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy, w brzmieniu obowiązującym od 8 lipca 2026 r.).

Czym jest urlop z powodu siły wyższej?

Zwolnienie z powodu siły wyższej jest udzielane w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika, a za czas tej nieobecności przysługuje 50% wynagrodzenia (art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy). Uprawnienie zostało wprowadzone 26 kwietnia 2023 roku nowelizacją wdrażającą unijną dyrektywę work-life balance.

Kluczowa jest przesłanka natychmiastowości. Nie wystarczy, że w rodzinie dzieje się coś trudnego – zdarzenie musi być nagłe, nieprzewidziane i wymagać obecności pracownika od razu. Typowe przykłady to wypadek dziecka w szkole, nagłe pogorszenie stanu zdrowia rodzica wymagające przewiezienia do szpitala albo kolizja drogowa z udziałem członka rodziny. Zaplanowana wizyta u specjalisty albo przewlekła opieka nad chorym rodzicem to już inne instytucje – odpowiednio urlop wypoczynkowy i urlop opiekuńczy z art. 173¹ Kodeksu pracy.

Czym się różni urlop z powodu siły wyższej od urlopu na żądanie?

Główna różnica między zwolnieniem z powodu siły wyższej a urlopem na żądanie dotyczy kwestii finansowych oraz puli dni do wykorzystania. Zwolnienie z powodu siły wyższej to dodatkowe, niezależne uprawnienie, za które pracownikowi przysługuje 50% wynagrodzenia. Z kolei urlop na żądanie zmniejsza pulę corocznego urlopu wypoczynkowego maksymalnie o 4 dni, ale jest w pełni płatny.

Różny jest również cel obu uprawnień. Siłę wyższą można zgłosić wyłącznie w przypadku nagłych, nieprzewidzianych zdarzeń losowych, takich jak wypadek czy nagła choroba członka rodziny. Urlop na żądanie nie wymaga żadnego uzasadnienia. Co ważne – o ile wniosek o siłę wyższą pracodawca musi zaakceptować bezwzględnie, o tyle urlopu na żądanie w wyjątkowych, skrajnych sytuacjach (np. realne zagrożenie ciągłości pracy firmy) można odmówić.

Dla działu kadr z tego zestawienia wynikają trzy praktyczne konsekwencje. Po pierwsze, to dwa odrębne tytuły nieobecności – nie wolno prowadzić ich na jednym saldzie ani stosować zamiennie w ewidencji czasu pracy. Po drugie, siła wyższa nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego, więc nie pojawia się w kartotece urlopowej; wykazuje się ją wyłącznie w pozycji „rodzaj i wymiar zwolnień od pracy”, a urlop na żądanie – odwrotnie – odejmuje się od 20 lub 26 dni. Po trzecie, różnica w płatności (50% wobec 100%) sprawia, że błędna kwalifikacja wniosku od razu przekłada się na kwotę na liście płac i wymaga korekty.

Kto i kiedy może złożyć wniosek o urlop z powodu siły wyższej?

Wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy może złożyć każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, niezależnie od jej typu i wymiaru czasu pracy. Uprawnienie przysługuje także pracownikom tymczasowym – ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nie zawiera w tym zakresie przepisu odrębnego, więc stosuje się ogólne przepisy prawa pracy. Pracownik musi złożyć wniosek najpóźniej w dniu, w którym zamierza skorzystać ze zwolnienia (nawet po godzinie rozpoczęcia pracy), a pracodawca nie ma możliwości odrzucenia takiego wniosku (art. 148¹ § 3 Kodeksu pracy).

Przepis nie narzuca formy wniosku. Wystarczy telefon, SMS, wiadomość e-mail albo zgłoszenie w systemie kadrowym – pracodawca nie może uzależnić udzielenia zwolnienia od dostarczenia papierowego druku. Siła wyższa papieru nigdy nie wymagała, ale warto wiedzieć, że od 27 stycznia 2026 r. postać elektroniczna jest wprost dopuszczona także w kilkunastu innych przepisach Kodeksu pracy – pełną listę czynności i warunki, jakie musi spełniać takie zgłoszenie, opisuję w artykule o elektronicznych wnioskach pracowniczych. W praktyce warto mieć ślad pisemny, bo wniosek stanowi część dokumentacji czasu pracy i musi być przechowywany. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest przyjęcie w firmie jednego wzoru, który pracownik może wypełnić także po fakcie, gdy sytuacja kryzysowa już się uspokoi.

Korzystając ze zwolnienia z powodu siły wyższej, pracownik pozostaje w stosunku pracy i zachowuje swoje prawa pracownicze. Nieobecność jest usprawiedliwiona i płatna, a art. 155² Kodeksu pracy nie wymienia jej wśród okresów uzasadniających proporcjonalne obniżenie urlopu wypoczynkowego. Po zakończeniu zwolnienia pracodawca ma obowiązek dopuścić pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeśli to niemożliwe – na stanowisku równorzędnym i na warunkach nie mniej korzystnych (art. 148¹ § 6 w związku z art. 186⁴ Kodeksu pracy).

Wzór wniosku o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

Poniższy wzór zawiera wyłącznie te elementy, które są potrzebne do udzielenia i zaewidencjonowania zwolnienia – nie ma w nim pola na opis zdarzenia ani na załączniki, bo pracodawca nie ma prawa ich wymagać. Wystarczy skopiować treść, uzupełnić dane i podpisać. Pracownik wskazuje tylko jedną jednostkę rozliczeniową: dni albo godziny – ta, którą wybierze w pierwszym wniosku w roku, obowiązuje do 31 grudnia.

Trzy rzeczy, o których warto pamiętać przy korzystaniu z tego wzoru:

• Wzór nie jest warunkiem udzielenia wolnego. Jeśli pracownik zgłosił nieobecność telefonicznie lub SMS-em, zwolnienie i tak jest skuteczne – druk uzupełnia się po fakcie, żeby domknąć dokumentację czasu pracy. Ten sam wzór można wysłać e-mailem albo złożyć w systemie kadrowym; kluczowa jest możliwość ustalenia tożsamości wnioskodawcy, a nie podpis odręczny.

• Nie rozbudowuj go o opis zdarzenia. Pole „przyczyna” z miejscem na szczegóły choroby członka rodziny to dane szczególnej kategorii z art. 9 RODO – ich zbieranie jest zbędne i ryzykowne.

• Sprawdź stan limitu przed udzieleniem wolnego. To najczęstszy błąd kadrowy: udzielenie zwolnienia ponad przysługujące 2 dni albo 16 godzin. Pamiętaj, że pracownik mógł wykorzystać część limitu u poprzedniego pracodawcy w tym samym roku – informacja o tym powinna znaleźć się w jego świadectwie pracy.

Czy pracodawca może żądać dowodu na wystąpienie siły wyższej?

Nie, pracodawca nie może żądać dowodu wystąpienia siły wyższej – art. 148¹ Kodeksu pracy nie przewiduje takiego obowiązku. Przepis ten nie określa nawet zakresu informacji, jakie pracownik ma podać we wniosku. Tym samym pracodawca nie ma żadnych narzędzi do weryfikacji, czy wypadek lub nagła sprawa rodzinna faktycznie miały miejsce. Pracownik składa wniosek, a pracodawca opiera się na jego oświadczeniu. Może oczekiwać wskazania, że chodzi o pilną sprawę rodzinną spowodowaną chorobą lub wypadkiem – bez tego nie da się zakwalifikować ani zaewidencjonować nieobecności – ale nie ma prawa żądać dowodów: zaświadczeń lekarskich, notatek policyjnych z kolizji czy dokumentacji medycznej bliskich. Wynika to z zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych – RODO) w zestawieniu z art. 9 RODO, zgodnie z którym dane o stanie zdrowia należą do szczególnej kategorii danych, których przetwarzanie jest dopuszczalne jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Próba egzekwowania takich dokumentów naraziłaby firmę na niepotrzebne ryzyko prawne.

Jeśli pracownik zgłosił siłę wyższą, a pracodawca będzie miał bezsporne dowody, że w tym samym czasie świadczył on jednak pracę w innym miejscu lub pojechał na zaplanowaną wycieczkę, ma wówczas pełne prawo wyciągnąć konsekwencje służbowe. W takich przypadkach w grę wchodzi nałożenie kary porządkowej (art. 108 Kodeksu pracy), a nawet rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy), czyli tzw. zwolnienie dyscyplinarne.

Jaki wymiar urlopu z powodu siły wyższej przysługuje pracownikom?

Wymiar zwolnienia z powodu siły wyższej wynosi 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym (art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy). O tym, czy będzie wykorzystywany w wymiarze dziennym, czy w godzinowym, decyduje pierwszy wniosek pracownika złożony w danym roku (art. 148¹ § 2 Kodeksu pracy). Jeśli pierwszy wniosek dotyczy 1 dnia wolnego, pozostałej części limitu nie będzie już można wykorzystać w godzinach – i odwrotnie. Zasady te są więc podobne do tych, które obowiązują przy zwolnieniu od pracy na opiekę nad dzieckiem z art. 188 Kodeksu pracy (nie należy go mylić z urlopem opiekuńczym z art. 173¹ Kodeksu pracy, który jest bezpłatny i wynosi 5 dni).

Pracownikowi zatrudnionemu na niepełnym etacie limit godzinowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy określonego w umowie (czyli przy zatrudnieniu na ½ etatu wyniesie on 8 godzin, a przy zatrudnieniu na ¾ etatu – 12 godzin). Jeśli z obliczeń wyjdą niepełne godziny, należy je zaokrąglić w górę do pełnej godziny. Proporcjonalnemu obniżeniu podlega wyłącznie wymiar godzinowy – 2 dni zwolnienia przysługują niezależnie od wymiaru etatu (art. 148¹ § 4 Kodeksu pracy).

Jeżeli dobowa norma czasu pracy pracownika jest niższa niż 8 godzin, limit godzinowy zwolnienia jest odpowiednio niższy niż 16 godzin. Art. 148¹ § 5 Kodeksu pracy nakazuje stosować przepis o wymiarze godzinowym „odpowiednio”, a to oznacza przeliczenie limitu proporcjonalnie do normy dobowej – nie zaś samą możliwość brania wolnego w godzinach. Przy normie 7-godzinnej (np. przy orzeczeniu o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności) limit wynosi 14 godzin, a przy normie 6-godzinnej (pracownik młodociany, który nie ukończył 16 lat) – 12 godzin. Takie stanowisko zajmuje Państwowa Inspekcja Pracy. Limit dniowy pozostaje w każdym przypadku ten sam: 2 dni.

Ile wynosi wynagrodzenie za zwolnienie z powodu siły wyższej i jak je obliczyć?

Za czas zwolnienia z powodu siły wyższej pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia. Oblicza się je według zasad obowiązujących przy wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy, z jedną istotną różnicą: składniki zmienne bierze się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie, a nie z trzech miesięcy poprzedzających (§ 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy). To właśnie ten szczegół najczęściej powoduje błędy w listach płac.

Wynagrodzenie stałe miesięczne

Przy stałej stawce miesięcznej stawkę godzinową ustala się, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez nominalną liczbę godzin pracy w danym miesiącu. Następnie mnoży się ją przez liczbę godzin nieobecności i bierze połowę wyniku. W przykładach poniżej stawkę godzinową zaokrąglam do pełnych groszy – przy innej kolejności zaokrągleń wyniki mogą różnić się o kilka groszy.

Przykład. Pracownik z wynagrodzeniem 6 000 zł brutto, w miesiącu o nominale 168 godzin, wykorzystuje pełne 16 godzin zwolnienia:

• 6 000 zł ÷ 168 godz. = 35,71 zł za godzinę,
• 35,71 zł × 16 godz. = 571,36 zł – tyle wynagrodzenia przypada na czas zwolnienia,
• 571,36 zł × 50% = 285,68 zł – tyle pracownik otrzymuje za ten czas.

Druga połowa, czyli również 285,68 zł, zostaje potrącona – na liście płac wynagrodzenie zmniejsza się o 285,68 zł, a nie o pełne 571,36 zł.

Składniki zmienne

Jeśli pracownik otrzymuje premie, prowizje czy dodatki zmienne, liczy się je osobno: sumę takich składników wypłaconych w miesiącu wystąpienia zwolnienia dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu, mnoży przez godziny nieobecności i bierze połowę.

Przykład. Ten sam pracownik otrzymał w danym miesiącu 800 zł premii zmiennej i przepracował faktycznie 152 godziny:

• 800 zł ÷ 152 godz. = 5,26 zł za godzinę,
• 5,26 zł × 16 godz. = 84,16 zł,
• 84,16 zł × 50% = 42,08 zł – tyle pracownik otrzymuje ze składników zmiennych.

Łącznie za 16 godzin zwolnienia pracownik otrzymuje 285,68 zł + 42,08 zł = 327,76 zł. Uwaga na kolejność: przy stałej stawce kwotę wylicza się przez potrącenie połowy z pełnego wynagrodzenia, a składniki zmienne – liczone z godzin faktycznie przepracowanych – trzeba do listy płac doliczyć osobno, bo nie pokrywają one godzin nieobecności.

Przy rozliczaniu w dniach mechanizm jest ten sam – tylko liczba godzin nieobecności odpowiada zaplanowanej długości zmiany. W równoważnym systemie czasu pracy oznacza to, że jeden dzień zwolnienia może być wart 12 godzin, a nie 8, co pokazuję w kolejnej sekcji.

Urlop z powodu siły wyższej w równoważnym systemie czasu pracy

Równoważny system czasu pracy pozwala na elastyczne zarządzanie grafikami pracowników, ponieważ dobowy wymiar czasu pracy można w nim przedłużyć ponad 8-godzinną normę z art. 129 § 1 Kodeksu pracy, równoważąc to krótszym czasem pracy w innych dniach albo dniami wolnymi. Norma dobowa sama w sobie nie zostaje uchylona. Granica przedłużenia zależy od rodzaju pracy: do 12 godzin w systemie ogólnym (art. 135 Kodeksu pracy), do 16 godzin przy pracy polegającej na dozorze urządzeń lub częściowym pozostawaniu w pogotowiu do pracy (art. 136), a do 24 godzin przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób oraz w zakładowych strażach pożarnych i służbach ratowniczych (art. 137). W dwóch ostatnich przypadkach okres rozliczeniowy nie może przekroczyć miesiąca. Zachowane muszą przy tym zostać podstawowe zasady czasu pracy, takie jak przeciętna tygodniowa norma 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w ramach okresu rozliczeniowego oraz prawo pracownika do nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego.

Załóżmy teraz, że osoba zatrudniona na pełny etat, pracująca 4 dni w tygodniu po 10 godzin, zgłasza potrzebę skorzystania ze zwolnienia z powodu siły wyższej. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy może ona złożyć wniosek o udzielenie wolnego w:

• dniach,
• godzinach.

Najkorzystniejszym dla pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym byłoby pierwsze rozwiązanie. Zwolnienie będzie wtedy traktowane jako 1 dzień nieobecności, czyli 10 godzin, a pracownikowi pozostanie jeszcze 1 pełny dzień do wykorzystania (kolejne 10 godzin). Przy dwóch dniach zwolnienia usprawiedliwi więc łącznie 20 godzin – o 4 godziny więcej niż wynosi limit godzinowy.

Sprawa byłaby trudniejsza w przypadku wymiaru godzinowego, gdzie limit wynosi 16 godzin na cały rok. Wyobraźmy sobie, że pracownik, który wykorzystał wcześniej 10-godzinne zwolnienie, chce nim pokryć całą kolejną zmianę. Z 16 godzin pozostało mu tylko 6, a zmiana trwa 10 godzin. Musiałby wtedy przepracować 4 godziny, a potem dopiero skorzystać z prawa do zwolnienia z powodu siły wyższej na 6 godzin. O ile pozwala na to polityka Twojej firmy i charakter pracy, możesz zdecydować się np. na udzielenie wyjścia prywatnego i umożliwienie pracownikowi odpracowania pozostałych 4 godzin w innym dniu – to zupełnie inny mechanizm niż odbiór wolnego za nadgodziny, bo odpracowanie wyjścia prywatnego nie tworzy pracy w godzinach nadliczbowych. Ewidencjonując taką sytuację, musisz jasno zaznaczyć, które godziny są pokrywane przez siłę wyższą, a które są wyjściem prywatnym.

Wniosek praktyczny dla pracodawcy: przy zmianach dłuższych niż 8 godzin rozliczanie w dniach jest dla pracownika wyraźnie korzystniejsze, a dla działu kadr prostsze, bo nie wymaga dzielenia jednej zmiany na dwa tytuły nieobecności. Warto o tym poinformować pracowników, zanim złożą pierwszy wniosek w roku – bo ta decyzja jest nieodwracalna do końca roku kalendarzowego.

Jak oznaczyć zwolnienie z powodu siły wyższej w ewidencji czasu pracy?

Zwolnienie z powodu siły wyższej wykazuje się w ewidencji czasu pracy w pozycji „rodzaj i wymiar zwolnień od pracy”, wraz z podstawą prawną (art. 148¹ Kodeksu pracy) i wskazaniem, czy zostało udzielone w dniach, czy w godzinach (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). Przepisy nie narzucają konkretnego symbolu, dlatego firmy stosują własne oznaczenia – ważne tylko, by były jednoznaczne i opisane w wewnętrznej instrukcji albo regulaminie pracy.

W praktyce warto pamiętać o trzech rzeczach:

• Oddzielne oznaczenie od urlopu i L4. Siła wyższa nie może być wykazywana jako urlop wypoczynkowy ani jako nieobecność chorobowa – to odrębny tytuł, płatny w 50%, więc błędne oznaczenie przekłada się bezpośrednio na wysokość wypłaty.

• Rozliczenie godzinowe wymaga precyzji. Przy wymiarze godzinowym trzeba wskazać dokładną liczbę godzin, a jeśli reszta zmiany została pokryta innym tytułem (wyjście prywatne, praca), rozbić zapis na poszczególne pozycje w obrębie jednego dnia.

• Bieżące pilnowanie limitu. Ewidencja powinna pozwalać na natychmiastową odpowiedź, ile z 2 dni albo 16 godzin pracownik już wykorzystał i w jakiej jednostce – bo od pierwszego wniosku ta jednostka jest wiążąca na cały rok.

Przechowywanie wniosków i wpis do świadectwa pracy

Wnioski o udzielenie zwolnienia – w formie papierowej lub elektronicznej – stanowią część dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy; § 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej wymienia je wprost, wskazując wnioski dotyczące ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Przechowuje się je razem z całą dokumentacją pracowniczą przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się zakończył. Dotyczy to stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r.; dla wcześniejszych okres przechowywania wynosi 50 lat. Warto podkreślić, że dopuszczenie postaci elektronicznej nie skróciło ani nie zmieniło tych okresów – wniosek z e-maila trzeba archiwizować dokładnie tak samo jak papierowy.

Przy rozwiązaniu umowy trzeba dodatkowo wykazać w świadectwie pracy liczbę dni lub godzin zwolnienia z powodu siły wyższej wykorzystanych w roku, w którym stosunek pracy ustał. Obowiązek ten wprowadzono 23 maja 2023 r. – obok analogicznych wpisów dotyczących urlopu opiekuńczego i okazjonalnej pracy zdalnej. Informacja ta jest kolejnemu pracodawcy niezbędna, ponieważ limit nie odnawia się po zmianie pracodawcy – 2 dni albo 16 godzin przysługują pracownikowi na dany rok kalendarzowy, a nie u każdego pracodawcy osobno. Nowy pracodawca udziela więc tylko niewykorzystanej części limitu. Limit nie jest przy tym obniżany proporcjonalnie do daty zatrudnienia.

Podsumowanie

Wprowadzenie zwolnienia z powodu siły wyższej dało pracownikom dodatkowe narzędzie do radzenia sobie z nagłymi sytuacjami, a pracodawcy otrzymali jasne zasady postępowania. Choć wymiar zwolnienia jest niewielki (2 dni albo 16 godzin rocznie), to w praktyce może okazać się kluczowy w sytuacjach kryzysowych.

Pracodawca musi pamiętać, że:

• nie może odmówić udzielenia wolnego, niezależnie od sytuacji w firmie,

• nie ma prawa żądać dokumentów potwierdzających zdarzenie,

• pierwszy złożony wniosek determinuje sposób rozliczania zwolnienia (dni/godziny) na cały rok,

• wynagrodzenie wynosi 50%, a składniki zmienne liczy się z miesiąca wystąpienia zwolnienia,

• każde wykorzystanie zwolnienia musi być ujęte w ewidencji czasu pracy, a informacja o nim powinna znaleźć się w świadectwie pracy.

Z perspektywy pracownika kluczowe jest natomiast to, aby świadomie wybrać formę rozliczania zwolnienia – szczególnie w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie wybór „dni” może przynieść realną korzyść w postaci usprawiedliwienia całej długiej zmiany.

Zwolnienie z powodu siły wyższej jest więc narzędziem, które – używane zgodnie z przeznaczeniem – wspiera pracowników w trudnych sytuacjach, a jednocześnie nie obciąża nadmiernie pracodawców. Kluczem jest znajomość przepisów, prawidłowe dokumentowanie oraz świadome zarządzanie pierwszym wnioskiem, który wpływa na sposób rozliczania zwolnienia przez cały rok kalendarzowy.

Grafik Optymalny to polskie narzędzie do planowania i rozliczania czasu pracy w firmach pracujących zmianowo oraz w równoważnym systemie czasu pracy. Pomaga zarządzać nie tylko urlopami i zwolnieniami od pracy, ale i wieloma innymi czynnikami organizującymi pracę w Twojej firmie. Sprawdź, jak działa!

Przeczytaj także:

• Elektroniczne wnioski pracownicze 2026 – pełna lista czynności po nowelizacji Kodeksu pracy – w jakiej postaci pracownik może dziś złożyć wniosek i co musi spełniać zgłoszenie elektroniczne.
• Zmiany w Kodeksie pracy w 2025–2026 w pigułce – zestawienie nowelizacji, w tym podwyżki grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
• Równoważny system czasu pracy – zasady przedłużania doby pracowniczej i planowania okresu rozliczeniowego.
• Jak liczyć 35 godzin odpoczynku tygodniowego – granica, której nie wolno naruszyć przy układaniu długich zmian.
• Odbiór wolnego za nadgodziny – kiedy przysługuje czas wolny i czym różni się od odpracowania wyjścia prywatnego.
• Regulamin pracy a koszty czasu pracy: 7 błędów – co powinno być zapisane w dokumentach wewnętrznych, żeby ewidencja się broniła.

Źródła i stan prawny

Stan prawny: sierpień 2026 r. – uwzględnia nowelizację podwyższającą grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, obowiązującą od 8 lipca 2026 r., oraz dopuszczenie postaci elektronicznej wniosków kadrowych od 27 stycznia 2026 r. Podstawy prawne omówione w artykule:

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (art. 129, art. 135–137, art. 148¹, art. 155², art. 173¹, art. 186⁴, art. 188, art. 52, art. 108, art. 281 § 1 pkt 5 w brzmieniu od 8 lipca 2026 r.)
• Ustawa z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 96 § 1a i § 1b – mandaty inspektora pracy)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (§ 5 ust. 1 i § 12)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego… (§ 7 i § 9 ust. 2 – zasady, do których odsyła § 5 ust. 1)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 1 lit. a i lit. b)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – art. 5 ust. 1 lit. c oraz art. 9

FAQ