Popularność pracy zdalnej w ostatnich latach znacząco wzrosła, a w polskim ustawodawstwie przybywa zmian, które mają zaspokoić potrzeby zarówno pracowników, jak i pracodawców związane z tą formą wykonywania służbowych obowiązków. W tym artykule przybliżymy najważniejsze informacje dotyczące pracy zdalnej oraz jej skutecznego ewidencjonowania. Dowiesz się, jak praca zdalna jest definiowana w Kodeksie Pracy, jakie są zasady i warunki jej wprowadzenia, jakie obowiązki nakłada na pracodawcę oraz z jakich narzędzi warto korzystać, by skutecznie i zgodnie z przepisami rozliczać czas pracy osób pracujących zdalnie.

Najważniejsze informacje

• Wprowadzona do Kodeksu pracy 7 kwietnia 2023 roku definicja pracy zdalnej określa ją jako wykonywanie obowiązków całkowicie lub częściowo w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, zastępując tym samym dawną telepracę i nieformalny home office.

• Przepisy przewidują cztery tryby świadczenia pracy zdalnej, która może odbywać się na podstawie porozumienia stron, polecenia pracodawcy, wniosku pracownika uprzywilejowanego lub w formie okazjonalnej do 24 dni w roku.

• Pracownik może świadczyć pracę zdalną wyłącznie po wskazaniu miejsca zaakceptowanego przez pracodawcę oraz po złożeniu oświadczenia, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne oraz zna zasady BHP.

• Zgodnie z ustawą regulacje dotyczące pracy zdalnej nie obejmują pracowników mobilnych ani osób przebywających w podróży służbowej, gdyż ich miejsce pracy z założenia jest zmienne.

• Państwowa Inspekcja Pracy posiada uprawnienia do kontrolowania pracy zdalnej, weryfikując m.in. poprawność oświadczeń, kwestie BHP, zapewnienie niezbędnych narzędzi oraz rzetelność ewidencji czasu pracy.

• Pracodawca jest ustawowo zobowiązany do prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy zdalnej, która musi zawierać informacje o godzinach rozpoczęcia i zakończenia zadań, nadgodzinach oraz dniach wolnych.

• Choć weryfikacja pracy zdalnej nie powinna polegać na inwigilacji, pracodawca ma prawo monitorować postępy i czas pracy za pomocą przejrzystych systemów zgodnych z prawem.

• Tradycyjne metody rozliczania, takie jak papierowe listy obecności czy sztywne założenia godzinowe, są w przypadku pracy zdalnej nieefektywne i obarczone dużym ryzykiem błędu.

• Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie elektronicznej ewidencji czasu pracy, która umożliwia automatyczną rejestrację online, synchronizację z grafikami oraz wykrywanie nieprawidłowości w czasie rzeczywistym.

• Autorzy tekstu rekomendują korzystanie z dedykowanych narzędzi, takich jak Grafik Optymalny, które automatyzują procesy kadrowe, obsługują wnioski o pracę zdalną i zapewniają pełne bezpieczeństwo prawne firmy.

Jak Kodeks Pracy definiuje pracę zdalną?

Praca zdalna po raz pierwszy uregulowana została po wybuchu pandemii COVID-19 w związku z wymuszoną potrzebą świadczenia obowiązków zawodowych na odległość. Nastąpiło to w marcu 2020 roku w ramach tarczy antykryzysowej 4.0 zawierającej tymczasowe regulacje dotyczące tego pojęcia (z późniejszymi zmianami). Wcześniej termin „praca zdalna” nie funkcjonował w Kodeksie Pracy. Obowiązujące przepisy przewidywały jedynie możliwość świadczenia usług przez pracownika w ramach telepracy określanej jako praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

7 kwietnia 2023 roku w życie weszła ustawa regulująca zasady pracy zdalnej w Kodeksie Pracy. W art 6718 k.p. pojawiła się definicja, zgodnie z którą:

Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

Ustawa spowodowała również, że praca zdalna jako nowa instytucja stała się fuzją trzech uprzednio świadczonych form pracy „na odległość”:

• telepracy – regulowanej przez uchylone obecnie art. 675 – 6717 k.p.
• home office (home working) – instytucji nieuregulowanej, jednak od wielu lat powszechnie praktykowanej jako forma benefitu pracowniczego; polegającej na okazjonalnym świadczeniu pracy z domu
• pracy zdalnej – obowiązującej nadal na podstawie u.s.r.z.z.*.

Potrzeba wprowadzenia zmian została podyktowana koniecznością wyjścia naprzeciw uzasadnionym potrzebom pracowników oraz pracodawców. Narzucane w dokumencie rozwiązania zakładają wdrożenie pracy zdalnej jako rozwiązania permanentnego. Ponadto w kontekście nowych przepisów należy wyróżnić jeszcze kilka istotnych modyfikacji:

• Szerszy zakres rodzajowy pracy zdalnej: na mocy nowej ustawy praca zdalna obejmuje już nie tylko pracę wykonywaną za pomocą środków bezpośredniego komunikowania się na odległość (telefon, internet), ale i pracę polegającą na wykonywaniu części wytwórczych lub usług materiałowych.
• Brak wymogu regularności: praca zdalna, w przeciwieństwie do obowiązującej wcześniej telepracy, może być wykonywana w sposób nieregularny; w całości lub częściowo na odległość, bez konieczności stałej częstotliwości (np. zadaniowy system czasu pracy).
• Hybrydowe modele pracy: nowe przepisy umożliwiły stosowanie modeli naprzemiennych, łączących pracę zdalną i pracę stacjonarną w biurze.

Jakie są formy pracy zdalnej?

W myśl nowych przepisów praca zdalna może odbywać się w czterech trybach:

1. W ramach obopólnej zgody między pracodawcą a pracownikiem (art. 6719 § 1-2 k.p.).
2. Na polecenie pracodawcy, który może jednostronnie zlecić pracownikowi taką formę pracy w określonych sytuacjach (art. 6719 § 3-5 k.p.).
3. Na wniosek konkretnych pracowników (np. rodziców małych dzieci, osób niepełnosprawnych itp.), którzy mogą złożyć wniosek o pracę zdalną, a pracodawca powinien taki wniosek rozważyć (art. 6719 § 6-7 k.p.).
4. Okazjonalnego home office, o który pracownik może się ubiegać w maksymalnym wymiarze 24 dni w ciągu roku (art. 6733 § k.p.).

Aby dostosować się do współczesnych realiów, w nowych przepisach uwzględniono możliwość składania wniosków nie tylko w formie pisemnej, ale i elektronicznej.

Gdzie pracownik może wykonywać pracę zdalną?

Jako pracodawca możesz zlecić pracownikowi pracę zdalną wyłącznie, gdy dysponuje on odpowiednimi umiejętnościami oraz technicznymi możliwościami do wykonywania obowiązków w takiej formie. Nie może zatem świadczyć pracy zdalnie, gdy np. istnieje konieczność stacjonarnego użytkowania skomplikowanej infrastruktury technicznej, np. maszyn przemysłowych. Aby Twój pracownik został dopuszczony do pracy zdalnej, powinno zostać spełnione kilka warunków:

• miejsce wykonywania takiej pracy powinno zostać w pierwszej kolejności wskazane przez pracownika, a następnie zaakceptowane przez pracodawcę - takie podejście rozwiewa wątpliwości co do sposobu wyboru miejsca świadczenia pracy w formie zdalnej, gdyż pracownik nie może pracować gdzie chce a pracodawca nie może bez konsultacji narzucić miejsca pracy,
• osoba zatrudniona musi się zgodzić na taką formę wykonywania obowiązków,
• pracownik musi potwierdzić w oświadczeniu (tradycyjnym lub elektronicznym), że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego związaną z pracą zdalną oraz dotyczącymi tej formy zasadami BHP i zobowiązuje się do ich przestrzegania,
• pracownik musi potwierdzić, iż posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Należy dodać, że za osoby wykonujące pracę zdalną nie są uważani:

• pracownicy mobilni, których miejsce pracy jest z założenia ruchome (np. kierowcy, przedstawiciele handlowi, dziennikarze pracujący w terenie itp.),
• pracownicy odbywający podróż służbową.

Jak kontrolować pracę zdalną pracowników?

Praca zdalna jest co do zasady realizowana na podstawie stosunku pracy. W związku z tym w kontekście kontroli podlega ona takim samym regulacjom jak praca świadczona w formie tradycyjnej. Oznacza to, że podstawowym organem jej kontroli i nadzoru jest Państwowa Inspekcja Pracy.

W myśl obowiązujących przepisów prawa pracy kontrolerzy PIP mogą weryfikować m.in.:

• dopuszczanie pracowników do pracy zdalnej pod kątem odpowiednich oświadczeń,
  przestrzeganie zasad wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem,
• techniczne i lokalowe warunki pracy zdalnej, np. czy pracodawca zapewnia pracownikowi odpowiedni sprzęt, jego aktualizację lub konserwację, dostęp do systemów i oprogramowania, a także inne niezbędne narzędzia pracy,
• sposoby rozliczania kosztów pracy określone w przepisach lub umowach (np. ryczałt),
• obowiązek i poprawność prowadzenia ewidencji czasu pracy zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy.

Jak pracodawca może weryfikować pracę zdalną pracowników?

Weryfikacja pracy zdalnej nie polega na inwigilacji ani nadmiernym kontrolowaniu – chodzi o przejrzyste i zgodne z prawem monitorowanie czasu pracy. Systemy takie jak Grafik Optymalny pozwalają rejestrować rozpoczęcie i zakończenie pracy, zalogowania do systemu, liczbę godzin przepracowanych w ciągu dnia lub tygodnia, synchronizując je z zaplanowanym grafikiem i ewidencją czasu pracy.

Funkcjonalności wspierające kontrolę pracy zdalnej:

• Rejestracja czasu pracy online – pracownicy potwierdzają rozpoczęcie i zakończenie zmiany przez aplikację lub przeglądarkę, np. skanując dedykowany kod QR.

• Synchronizacja z grafikami – dane z rejestracji są natychmiast porównywane z planem, co pozwala wykrywać spóźnienia, wcześniejsze wyjścia, nadgodziny czy absencje.

• Weryfikacja i eliminacja nadużyć – system sygnalizuje nieprawidłowości managerowi w czasie rzeczywistym, chroniąc firmę przed błędami i potencjalnymi problemami prawnymi.

• Lista obecności w czasie rzeczywistym – elektroniczna ewidencja umożliwia bieżący podgląd obecności pracowników zdalnych.

• Integracja z systemami HR – dane automatycznie trafiają do systemu kadrowo-płacowego, np. Comarch Optima, co ułatwia rozliczenia i minimalizuje ręczne wprowadzanie danych.

• Raportowanie i analizy – moduł pozwala generować raporty spóźnień, nadgodzin i absencji, co wspiera strategiczne decyzje HR.

Korzyści dla pracodawców i pracowników

• przejrzystość procesów i uczciwe rozliczanie czasu pracy,

• szybka reakcja na zmiany w grafiku, zastępstwa czy urlopy,

• redukcja ryzyka błędów i potencjalnych roszczeń pracowniczych,

• możliwość skupienia się na realnych zadaniach, zamiast ręcznego sprawdzania list obecności,

• zwiększenie zaufania w zespole dzięki transparentnym zasadom.

Dzięki takiemu podejściu praca zdalna staje się w pełni kontrolowana i bezpieczna zarówno dla firmy, jak i pracowników – bez poczucia nadzoru „zza pleców”, za to z pełną zgodnością z przepisami prawa pracy.

W praktyce oznacza to, że nawet w firmach z setkami pracowników rozproszonych po wielu lokalizacjach, menedżerowie mogą mieć pewność, że grafiki są realizowane zgodnie z planem, a rozliczenia godzin są dokładne i transparentne. To nie tylko usprawnia procesy HR, ale też zwiększa zaufanie w zespole i chroni firmę przed błędami czy nadużyciami.

Jak rozliczać pracę zdalną?

W przypadku pracy zdalnej nie jest możliwe, by Twoi pracownicy potwierdzali godziny wejścia i wyjścia, wpisując się na listę lub za pomocą czytników, czyli tzw. rejestratorów czasu pracy umieszczonych przy wejściu do firmy albo na konkretne stanowisko. Jako pracodawca jesteś jednak zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy takich osób (art. 149 k.p.). W tym celu w Twojej firmie musi być regularnie prowadzona dokumentacja, w której skład wchodzą informacje o:

• porze rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej,
• liczbie przepracowanych godzin (standardowych, nadliczbowych, w weekendy i święta lub w porze nocnej),
• dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych absencji (np. urlop wypoczynkowy, rodzicielski, z powodu siły wyższej czy czas wolny od pracy udzielony w celu załatwienia spraw prywatnych).

Jak skutecznie rozliczać czas czas pracy zdalnej i ustalić, czy np. nie powstały nadgodziny nadliczbowe lub też czy pracownik w konkretnych godzinach faktycznie wypełniał swoje obowiązki? Jakie narzędzia warto wybrać? W tym zakresie tak naprawdę wszystko zależy od woli i pomysłu pracodawcy. Jeśli nim jesteś, masz do wyboru kilka rozwiązań.

Pierwsze to prowadzenie i podpisywanie przez pracowników papierowej listy obecności i przesyłanie jej po zakończonym miesiącu do firmy w formie skanu lub w formie papierowej. Jest to tradycyjne, ale archaiczne i mało praktyczne rozwiązanie, które może utrudnić, a nawet skomplikować Ci prowadzenie skutecznej ewidencji. Rozliczenie czasu pracy w ten sposób będzie sporym wyzwaniem zwłaszcza w większej firmie.

Drugie rozwiązanie do sposób konwencjonalny, acz niedokładny. Jeśli Twoja firma nie korzysta z nowinek technologicznych (o których za chwilę) i nie istnieje możliwość sprawdzenia faktycznie przepracowanego czasu, to należy przyjąć, że praca była wykonywana zgodnie z jej standardowym rozkładem, czyli np. od 9:00 do 17:00.

Trzecim i najkorzystniejszym dla pracodawcy wyjściem jest prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy. Dzięki niej Twoi pracownicy odnotowują obecność w środowisku cyfrowym, na tzw. elektronicznej liście obecności. Rozwiązanie pozwala Ci nie tylko na pełną kontrolę nad czasem pracy zatrudnionych, ale i na jego automatyczne rozliczanie, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Do pracy w takich warunkach przygotowana jest nasza platforma.

Grafik Optymalny umożliwia m.in. skuteczne ewidencjonowanie pracy zdalnej. Czas pracy zostaje automatycznie rozliczony w systemie i wprowadzany na karty ewidencji. Wykorzystując nasz program, możesz podglądać rekordy w czasie rzeczywistym, pobrać je i wydrukować, a platforma automatycznie synchronizuje dane z programem płacowym, odciążając Dział Kadr.

Grafik Optymalny sprawdzi się świetnie wszędzie tam, gdzie rozliczenie oraz ewidencjonowanie czasu pracy mogą stanowić wyzwanie. Platforma zapewnia 24-godzinny dostęp do harmonogramów z każdego miejsca i z dowolnego urządzenia (desktop, mobile). Umożliwia także prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy, a także sprawny obieg wniosków urlopowych oraz wniosków dotyczących pracy zdalnej oraz pracy zdalnej okazjonalnej. w firmie. System jest intuicyjny i łatwy w obsłudze, oferowane w nim narzędzia skutecznie wspierają komunikację na linii pracownik – pracodawca, a wdrożenie go w swojej firmie pozwoli Ci zredukować papierologię do minimum.

Podsumowanie

Prowadzenie ewidencji pracy zdalnej wymaga odpowiednich narzędzi i systematycznego podejścia. Grafik Optymalny sprawdzi się w monitorowaniu pracy wykonywanej tradycyjnie w biurze, jak i zdalnej, ułatwiając zadanie kadrom zarządzającym. Nasza platforma jest przygotowana na obsługę pracy zdalnej w zakresie rejestracji czasu pracy, ewidencji oraz wniosków o pracę zdalną. Jest także na bieżąco aktualizowana pod kątem obowiązujących przepisów prawa pracy (cały czas trzymamy rękę na pulsie), co zapewnia bezpieczeństwo Twojej firmie, a Ty możesz skupić się na ważniejszych rzeczach, których obecnie nie brakuje.

Chcesz sprawdzić, jak Grafik Optymalny może pomóc Twojej firmie? Do Twojej dyspozycji oddajemy wszystkie funkcje systemu w ramach bezpłatnego okresu testowego. Porozmawiaj z naszym ekspertem i poznaj korzyści płynące ze współpracy.

*ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz związanych z nimi sytuacji kryzysowych.