Pracodawca jest zobowiązany do weryfikowania czasu pracy swoich pracowników. Czy lista obecności jest obowiązkowa? Na te i inne pytania odpowiadam w poniższym artykule. Wyjaśniam m.in. czym jest lista obecności pracowników, a czym ewidencja czasu pracy, a także, jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe.

Czym jest lista obecności w pracy?

Lista obecności pracownika jest dokumentem kadrowym służącym do weryfikacji pory rozpoczęcia i zakończenia wykonywania obowiązków służbowych. Jej podstawową funkcją jest potwierdzenie obecności pracownika w miejscu zatrudnienia. Lista obecności w pracy powinna zawierać dane personalne konkretnej osoby, datę oraz godzinę przybycia do miejsca pracy i jego opuszczenia, a także podpis.

Czy lista obecności jest obowiązkowa?

Lista obecności pracowników nie jest dokumentem obowiązkowym. Służy ona jedynie do potwierdzania godziny przybycia i obecności w pracy, zatem na liście obecności powinna być odnotowana jedynie pora rozpoczęcia i zakończenia wykonywania obowiązków zawodowych oraz podpis pracownika. To jednak nie oznacza, że lista obecności pracownika w jakiejkolwiek formie jest wymogiem.

Obowiązek potwierdzania przez pracownika przybycia do pracy i obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy to dwa odrębne zagadnienia, które często są mylone przez pracodawców.

Pamiętaj! Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika jest obowiązkiem pracodawcy. Natomiast lista obecności – w wersji papierowej lub elektronicznej – nie jest wymagana.

Podsumowując, listy obecności pracowników nie są obowiązkowe, dlatego nie ma przymusu ich prowadzenia. Sposób potwierdzania obecności w pracy zależy wyłącznie od zasad ustalonych w firmie.

Z art. 104 [1] pkt 9 Kodeksu Pracy oraz Art. 29. Kodeksu Pracy wynika, że pracodawca w regulaminie pracy musi określić, w jaki sposób będzie potwierdzane przybycie pracownika do miejsca pracy. Na bazie tych przepisów tworzenie listy obecności jest uzasadnione, jednak nie jest wymagane. Pracodawca może ustalić regulamin, zgodnie z którym pracownicy nie muszą podpisywać się na liście, ale np. przykładają kartę do elektronicznego czytnika.

Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe?

Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez 10 lat lub 50 lat od zakończenia zatrudnienia. Warto jednak wiedzieć, że lista obecności nie jest dokumentacją pracowniczą w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca nie wymienia jej w spisie dokumentów, które wchodzą  w skład dokumentacji pracowniczej.

Przepisy prawa pracy nie regulują okresu przechowywania listy obecności. Jednak przyjmuje się więc, że okres ten wynosi 3 lata. Jest tak, ponieważ roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Natomiast wnioski urlopowe uznawane są za dokumentację pracowniczą i pracodawca ma obowiązek przechowywać je do 10 lat od końca roku, w którym została zakończona współpraca.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy a lista obecności to dwa odrębne dokumenty. Prowadzenie pierwszego z nich nakłada na pracodawcę art. 149 Kodeksu pracy, natomiast drugi jest opcjonalny.

W porównaniu z listą obecności ewidencja jest bardziej szczegółowa i zawiera więcej informacji dotyczących m.in.:

• liczby godzin nadliczbowych,
• liczby godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczby godzin dyżuru,
• usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych absencji ze wskazaniem ich wymiaru i rodzaju.

Brak listy obecności w pracy nie wiąże się z karami finansowymi. Natomiast niewywiązanie się z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy to poważne naruszenie. Jeśli pracodawca się go dopuści, może otrzymać grzywnę w wysokości do 2 000 zł, a po skierowaniu sprawy do sądu – nawet 30 000 zł.

Zadaniowy czas pracy a lista obecności

Dla pracownika pracującego zadaniowo nie trzeba wypełniać listy obecności w pracy, choć można to robić.

Nienormowany czas pracy a lista obecności – ta kwestia wygląda podobnie. W jej przypadku także nie ma obowiązku zaznaczania pory rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Lista obecności a RODO – to warto wiedzieć

Lista obecności musi być prowadzona zgodnie z przepisami RODO. To oznacza, że powinna spełniać zasadę minimalizacji danych wg RODO. Niedopuszczalne jest m.in. umieszczanie w niej informacji o przyczynie nieobecności pracownika.

Lista obecności prowadzona dla kilku pracowników jednocześnie jest akceptowalna, jeśli ogranicza się wyłącznie do takich danych, jak m.in.:

• imiona i nazwiska,
• nazwy stanowisk,
• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Należy ją przechowywać w miejscu, w którym nie będą do niej miały dostępu niepowołane osoby.

Elektroniczna lista obecności – jak działa?

Elektroniczna lista obecności pracowników to rozwiązanie, z którego korzysta wielu przedsiębiorców. Lista obecności online umożliwia szybkie i dokładne obliczenie godzin pracy zatrudnionych, pozwala na generowanie szczegółowych raportów wraz z uwzględnieniem nadgodzin, godzin nocnych, urlopowych itp.

Zalety elektronicznej listy obecności to m.in.:

• wygoda prowadzenia,
• zgodność z wymogami Kodeksu pracy i RODO,
• minimalizacja ryzyka pomyłek,
• uniemożliwienie fałszowania listy obecności przez pracownika.

Grafik Optymalny ułatwi prowadzenie ewidencji pracowników w firmie. Warto poznać pełen zakres możliwości, które oferuje to nowoczesne narzędzie.