Zatrudnienie nowego pracownika zawsze niesie ze sobą pytania i ryzyko – czy kandydat sprawdzi się w praktyce, czy jego kompetencje i zaangażowanie odpowiadają oczekiwaniom firmy? Umowa o pracę na okres próbny to narzędzie, które pozwala przetestować pracownika w realnych warunkach, zanim podejmie się decyzję o dłuższym zatrudnieniu. Dzięki niej możesz ocenić nie tylko umiejętności zawodowe, ale też motywację, dopasowanie do zespołu i kulturę organizacyjną firmy. W tym przewodniku krok po kroku wyjaśniamy, jak wygląda umowa próbna po nowelizacji Kodeksu pracy, jakie ma ograniczenia i jakie prawa przysługują zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi.

Najważniejsze informacje

• Umowa o pracę na okres próbny służy do weryfikacji umiejętności pracownika i sprawdzenia, czy pasuje on do zespołu przed stałym zatrudnieniem.

• Przepisy z 2023 roku uzależniły maksymalną długość okresu próbnego od planowanego czasu trwania kolejnej umowy o pracę.

• Okres próbny nie może przekraczać 1 miesiąca, jeśli kolejna umowa ma trwać krócej niż pół roku, lub 2 miesięcy przy planowanej umowie do 12 miesięcy.

• Umowę można zawrzeć na 3 miesiące tylko pod warunkiem, że kolejna oferta pracy będzie dotyczyła okresu co najmniej jednego roku.

• Strony mogą zapisać w umowie możliwość jej wydłużenia o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika.

• Ponowne zatrudnienie tej samej osoby na okres próbny jest dozwolone wyłącznie wtedy, gdy pracownik ma objąć inne stanowisko lub wykonywać nowe obowiązki.

• Umowa próbna jest pełnoprawną umową o pracę, co gwarantuje pracownikowi minimalne wynagrodzenie oraz prawo do urlopu wypoczynkowego.

• Okres wypowiedzenia umowy zależy od jej długości i wynosi od 3 dni roboczych do 2 tygodni w przypadku trzymiesięcznego okresu próbnego.

• Umowa może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem, na mocy porozumienia stron lub w trybie natychmiastowym w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków.

• Do sprawnego zarządzania umowami i czasem pracy warto wykorzystywać nowoczesne narzędzia cyfrowe, które pomagają uniknąć błędów formalnych.

Czym jest umowa o pracę na okres próbny?

Umowa o pracę na okres próbny to cenne narzędzie, które umożliwia Ci wstępną weryfikację kwalifikacji, umiejętności czy predyspozycji kandydata do pracy na określonym stanowisku w firmie. Właściwe rozeznanie pozwala nie tylko ocenić zdolności praktyczne, ale i zbadać motywację osoby do pracy czy też dopasować ją do konkretnego zespołu. Po okresie próbnym możesz zaproponować pracownikowi umowę o pracę na czas określony lub na czas nieokreślony.

Jak wyglądała umowa na okres próbny przed nowelizacją?

Przed nowelizacją Kodeksu Pracy w 2023 roku umowa o pracę na okres próbny miała nieco inne ramy. Po pierwsze, mogła ona trwać 3 miesiące lub zostać skrócona w razie potrzeby. Po drugie, można ją było zawierać ponownie po upływie 3 lat, nawet jeśli obowiązki czy stanowisko pracownika miałoby pozostać takie same. Z perspektywy pracodawców regulacje, jakie weszły w życie od 26 kwietnia 2023 r., wprowadziły dla bardziej restrykcyjne zasady w zakresie omawianej umowy.

Ile może trwać umowa o pracę na okres próbny?

Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 kwietnia 2023 roku uzależniła czas trwania umowy o pracę na okres próbny od planowanej długości umowy o pracę. Obecnie, jeśli planujesz zawrzeć z pracownikiem umowę o pracę na czas określony:

1. krótszy niż 6 miesięcy, to okres próbny nie może przekroczyć 1 miesiąca;
2. dłuższy niż 6 miesięcy, ale krótszy niż 12 miesięcy, okres próbny może wynosić 2 miesiące.

Od reguły istnieją wyjątki wynikające z art. 25 Kodeksu Pracy. Pierwszy stanowi zapis, że strony umowy mogą jednorazowo wydłużyć okres próbny o 1 miesiąc, o ile jest to uzasadnione rodzajem wykonywanej pracy. Drugi zapis mówi o możliwości wydłużenia tej umowy o czas urlopu (bezpłatnego, rodzicielskiego, urlopu okolicznościowego, urlopu wypoczynkowego itd.) lub innej usprawiedliwionej nieobecności, np. sprawowania opieki nad chorym dzieckiem.  W takim przypadku konieczne jest sporządzenie aneksu do umowy. Zapisy można zawrzeć zarówno w trakcie podpisywania dokumenty przez obie strony, jak i podczas trwania umowy - poprzez porozumienie lub wypowiedzenie zmieniające.

Umowa o pracę na okres próbny wynoszący 3 miesiące może być również zawarta pod warunkiem, że kolejna umowa o pracę zostanie zawarta albo na czas określony wynoszący minimum rok, albo na czas nieokreślony. Taki zapis dla Ciebie jako pracodawcy wydaje się niepraktyczny, ponieważ trudno już na wstępie przewidzieć, że pracownik sprawdzi się podczas okresu próbnego i można mu zagwarantować dłuższe zatrudnienie.

Warto dodać, że umowy o pracę na okres próbny nie można zawrzeć z pracownikiem młodocianym (poniżej 18. roku życia).

Ponowne zawarcie umowy na okres próbny

Jeśli jako pracodawca chcesz ponownie zawrzeć umowę na okres próbny z tym samym pracownikiem, to masz taką możliwość wyłącznie, jeśli pracownik będzie wykonywał inne obowiązki lub też zmienisz jego stanowisko pracy.

Jaki jest okres wypowiedzenia umowy na okres próbny?

Wypowiedzenie umowy o pracę na okres próbny może zostać złożone przez każdą ze stron umowy. Okres wypowiedzenia liczony w dniach rozpoczyna się następnej doby po złożeniu lub otrzymaniu wypowiedzenia. W przypadku okresu liczonego w tygodniach musi się on zakończyć w sobotę. Zależy on od czasu trwania umowy i wynosi odpowiednio:

• 3 dni robocze, jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni.
• 1 tydzień, jeśli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie.
• 2 tygodnie, jeśli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Wypowiedzenie umowy o pracę na okres próbny może zostać złożone przez każdą ze stron umowy. Okres wypowiedzenia liczony w dniach rozpoczyna się następnej doby po złożeniu lub otrzymaniu wypowiedzenia. W przypadku okresu liczonego w tygodniach musi się on zakończyć w sobotę.

Przykład: Jeśli Twój pracownik złożył wypowiedzenie we środę, 9 sierpnia br., a okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, to skończy ono obowiązywać w sobotę, 26 sierpnia.

Umowa na okres próbny może również zostać rozwiązana natychmiast (bez wypowiedzenia) za porozumieniem stron lub w przypadku naruszenia przepisów przez pracownika (art. 52 Kodeksu Pracy) lub pracodawcę (art. 55 KP)

Jakie wynagrodzenie przysługuje na umowie o pracę na okres próbny?

Wynagrodzenie powinno zostać jasno określone w dokumencie i zgodnie z aktualnymi przepisami Kodeksu Pracy dla osoby zatrudnionej na pełen etat musi wynosić minimum 4806 zł brutto, czyli minimalną krajową. Umowa o pracę na okres próbny powinna ponadto zawierać informacje dotyczące sposobu naliczania pensji oraz przyznawania ewentualnych premii obowiązujących w firmie.

Wybierz sprawne zarządzanie umowami 

Efektywne zarządzanie umowami i czasem pracy nie musi być uciążliwe ani czasochłonne. Współczesne firmy coraz częściej stawiają na cyfryzację procesów kadrowych, a rozwiązania takie jak Grafik Optymalny pozwalają zautomatyzować tworzenie grafików pracy, kontrolować obsadę zmian i zapewnić pełną zgodność z Kodeksem Pracy. Dzięki temu możesz uniknąć nadgodzin, błędów w ewidencji i niepotrzebnego chaosu w paskach płacowych, a jednocześnie poprawić satysfakcję pracowników i efektywność całego zespołu.

Wdrożenie smart programów do obsługi kadrowej staje się wręcz ostatnim dzwonkiem – firmy, które jeszcze działają w trybie manualnym, ryzykują błędy, straty czasu i potencjalne niezgodności z przepisami. Grafik Optymalny nie tylko usprawnia codzienną pracę działu HR, ale pozwala także w pełni wykorzystać dane do wynagrodzeń, ułatwia raportowanie i integruje się z innymi systemami kadrowo-płacowymi.

Dzięki nowoczesnym narzędziom do zarządzania umowami i czasem pracy zyskujesz:

• wyższą efektywność operacyjną dzięki automatyzacji procesów,

• mniejszą liczbę nieobecności i nadgodzin,

• szybsze tworzenie grafików i pełną transparentność dla pracowników,

• bezpieczeństwo prawne i zgodność z Kodeksem Pracy.