Organizacja czasu pracy w przedsiębiorstwie to złożony proces, na który składają się m.in. zarządzanie godzinami pracy zespołu, planowanie zadań oraz analiza i monitorowanie postępów prac. W niniejszym artykule omówimy pierwsze z przywołanych zagadnień.

Jak zarządzać czasem pracy pracowników w przedsiębiorstwie?

Efektywne zarządzanie godzinami pracy zatrudnionych powinno uwzględniać indywidualne zapotrzebowanie przedsiębiorstwa, przepisy Kodeksu Pracy oraz osobiste potrzeby osób zatrudnionych.

Warto brać pod uwagę takie aspekty jak:

• Zapotrzebowanie na pracowników w poszczególnych dniach, godzinach z uwzględnieniem specjalizacji i posiadanych uprawnień.
• System czasu pracy w firmie (np. podstawowy, równoważny, zadaniowy itp.).
• Wymiar czasu pracy, dopuszczony prawem i wynikający z umowy (pełen etat, pół etatu itd.).
• Prawo zatrudnionych do odpoczynku (dobowego, tygodniowego).
• Planowane absencje (np. urlopy wypoczynkowe, wychowawcze, odbiór wolnego).
• Prawo pracownika do urlopu (np. wypoczynkowego, za pracę w święta, okolicznościowego itd.).
• Dyspozycyjność osób zatrudnionych do pracy w poszczególnych miesiącach czy porach dnia.
• Ergonomia pracy.

Przykładowo osoba zatrudniona na pełen etat może pracować 40 godzin w każdym tygodniu, co daje od 152 do 184 godzin miesięcznie w zależności od układu kalendarza.

Przysługuje jej prawo do min. 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby pracowniczej (tj. kolejnych 24 godzin od rozpoczęcia pracy) oraz 35 godzin w każdym tygodniu. Można wydłużyć dzienny wymiar godzinowy do najczęściej 12 godzin, jednak łączny wymiar tygodniowy nie może przekroczyć średnio 40 godzin w okresie rozliczeniowym. W systemie równoważnym należy bilansować wydłużony wymiar godzin krótszą pracą w innym dniu (gdy np. pracy jest mniej) lub dniami wolnymi od pracy.

Oczywiście na zarządzanie godzinami pracy mogą też wpływać sytuacje losowe: choroby, urlopy na żądanie, zdarzenia drogowe, problemy prywatne itp. Aby efektywnie zarządzać czasem pracy w przedsiębiorstwie, warto organizować obsadę stanowisk tak, by w razie trudności mieć do dyspozycji zastępstwo.

Z perspektywy biznesowej konieczne jest określenie, ile osób jest potrzebnych do wykonania pracy. Ilość może być stała lub zmienna w czasie. Odpowiednie alokowanie pracowników we właściwym czasie, czyli tworzenie grafików pracy opartych o zapotrzebowanie jest istotne dla sprawnego działania firmy – niedobór pracowników powoduje przestoje, dłuższy czas oczekiwania na realizację zamówienia a niekiedy uniemożliwia realizację zadań czy procesów produkcyjnych. Z kolei zbyt duża liczba personelu oznacza wysoki koszt pracy.

System do zarządzania czasem pracy pracowników

Skuteczne zarządzanie godzinami pracy zespołu wiąże się w dużej mierze z tworzeniem harmonogramów pracy. Sporządzanie grafików powinno uwzględniać wszelkie wymienione wyżej aspekty organizowania czasu pracy i aktualne normy prawne.

Nieocenioną pomocą w zarządzaniu czasem pracy w przedsiębiorstwie okazuje się dedykowane oprogramowanie, takie jak np. Grafik Optymalny. Funkcjonuje ono zdecydowanie szybciej i sprawniej, niż tradycyjne, manualne metody i narzędzia. Grafik Optymalny jest intuicyjny i prosty w obsłudze. Umożliwia automatyczne tworzenie harmonogramów zgodnych z Kodeksem Pracy i odpowiadających potrzebom firmy. Pozwala na wygodne raportowanie czasu pracy poszczególnych osób.

Z Grafikiem Optymalnym można zapoznać się bezpłatnie w ramach 30-dniowego okresu próbnego. Już teraz przekonaj się, jak Grafik Optymalny może wesprzeć organizację pracy w Twojej firmie.