Umowa zlecenie gwarantuje elastyczność, która bywa nieoceniona w branżach gdzie zapotrzebowanie na pracę jest jednorazowe, sezonowe lub wymaga specjalistycznej wiedzy i umiejętności. W artykule przybliżam podstawę prawną oraz zasady tej formy zatrudnienia istotne z perspektywy pracodawców i Działów Kadr.

Umowa zlecenie – podstawa prawna

Umowa zlecenie to jedna z form prawnych zatrudnienia, która polega na wykonaniu określonego zadania przez zleceniobiorcę dla zleceniodawcy. Jej podstawę prawną stanowi Kodeks cywilny, a dokładniej art. 734-751. W związku z tym umowa zlecenie nie jest regulowana przez Kodeks Pracy, a osoby zatrudnione na jej podstawie nie korzystają z wielu praw przewidzianych dla pracowników etatowych, takich jak prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego, ochrona przed zwolnieniem, wynagrodzenie za przestój czy minimalne wynagrodzenie miesięczne. Ponadto, o ile umowa tego nie zabrania, zleceniobiorca może wyznaczyć inne osoby do powierzonych mu zadań.

Umowa zlecenie – wymiar czasu pracy i stawka godzinowa

W umowie zlecenie wymiaru czasu pracy nie jest w żaden sposób regulowany. Oznacza to, że jako pracodawca możesz elastycznie zarządzać godzinami pracy osób zatrudnionych na tej podstawie, a dzienny czas wykonywania zlecenia zależy wyłącznie od tego, w jaki sposób ustalisz go ze zleceniobiorcą.

Minimalna stawka godzinowa na umowie zleceniu

Choć osoby zatrudnione na umowie zlecenie nie mają prawa do minimalnego wynagrodzenia miesięcznego, to od początku 2017 roku obowiązuje w ich przypadku minimalna wysokość wynagrodzenia za godzinę, która od 1 stycznia 2023 roku wynosi 22,80 zł brutto. Oznacza to, że przynajmniej taką kwotę musisz zapłacić pracownikowi za każdą przepracowaną godzinę, a jeśli w umowie ustaliliście maksymalny limit godzinowy, to zleceniobiorca musi Cię poinformować o tym, że zamierza go przekroczyć.

Umowa zlecenie a grafik czasu pracy

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, jeśli pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju dla pracodawcy i pod jego kierownictwem, a także w miejscu i czasie przez niego wskazanym oraz za wynagrodzeniem, jest przesłanką do zawarcia umowy o pracę. Czy w takiej sytuacji – gdy w ramach umowy zlecenia zleceniobiorca wykonuje pracę w sposób, który spełnia powyższe kryteria – istnieje ryzyko, że taka umowa może być zakwalifikowana jako umowa o pracę? Czy w takiej sytuacji możliwe jest tworzenie grafików pracy dla osób pracujących na umowie zleceniu?

Przypomnijmy: tej formy zatrudnienia nie dotyczą ograniczenia z Kodeksu pracy, ponieważ jej podstawą jest Kodeks cywilny. Oznacza to, że wyznaczenie zleceniobiorcy konkretnych dni i godzin świadczenia usług nie powoduje automatycznie przekształcenia umowy zlecenia w stosunek pracy. Mimo to, aby uniknąć uznania umowy zlecenia za zatrudnienie pracownicze oraz ewentualnych roszczeń z tego tytułu ze strony pracownika, powinieneś zwrócić uwagę na niektóre ryzykowne kwestie.

Po pierwsze: w umowie zleceniu należy unikać sformułowań i cech stosunku pracy, takich jak np. pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, realizacja poleceń służbowych, praca ponadwymiarowa czy ponadliczbowa itd.

Po drugie: aby nie pojawiły się podejrzenia lub zarzuty, że zleceniobiorca wykonuje czynności w ramach stosunku pracy, nie powinien on być „dołączany” do grafiku pracy pracowników, ani też otrzymywać od Ciebie oddzielnego grafiku, w którym wskazujesz mu, kiedy ma pracować. Pamiętaj, że umowa zlecenie jest formą cywilnoprawną, w której obowiązuje równość stron. Jako zleceniodawca możesz umówić się na coś ze zleceniobiorcą, ale nie możesz mu niczego nakazywać albo wymagać (np. by był dostępny w określonych godzinach, stawił w określonym miejscu czy na bieżąco realizował polecenia). Mimo to strony umowy zlecenia mogą ustalić własne zasady dotyczące czasu i sposobu wykonywania pracy, w tym również grafik. Dni i godziny pracy mogą zostać określone już w umowie, lub później. Możesz również poprosić zleceniobiorcę o wcześniejsze wskazanie godzin wykonania zlecenia. Tym samym będzie to swoisty grafik, ale nie narzucony przez pracodawcę.

Planowanie czasu pracy a odpoczynki

W przypadku umowy zlecenia nie obowiązują ani odpoczynek dobowy (minimum 11 godzin), ani tygodniowy (min. 35 godzin). Zleceniobiorca może pracować nawet 24 godziny, co stosowane jest np. w przypadku ochrony mienia. Warunki dotyczące przerw w pracy ustalane są między Tobą a zleceniobiorcą.

Mimo braku regulacji dotyczących przerw, zdecydowanie warto je uwzględniać: po pierwsze (i przede wszystkim), ze względów humanitarnych, po drugie – ponieważ brak odpoczynku wpływa negatywnie na efektywność zleceniobiorcy. Praktyki w tej sferze mogą różnić się w zależności od specyfiki pracy i ustaleń między stronami. Najczęściej odpoczynki określa się na 2 sposoby:

1. liczba godzin odpoczynku w każdej dobie pracowniczej, czyli podobnie jak u pracowników etatowych,
2. stosując okresy wolne po zakończeniu pracy w danym dniu.

Ewidencja czasu pracy na umowie zleceniu

Obowiązek wypłaty przynajmniej minimalnego wynagrodzenia za godzinę na umowie zleceniu powoduje, że jako pracodawca jesteś zobowiązany/a do prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy. Przepisy nie narzucają jednoznacznie jej postaci, jednak dokument musi zawierać:

• oznaczenie roku i miesiąca pracy,
• osobne rubryki na poszczególne dni,
• liczbę godzin przepracowanych w danym dniu,
• podpis zleceniobiorcy.

Zgodnie z przepisami od 2017 roku ewidencja czasu pracy zleceniobiorców może przybierać zarówno formę klasyczną (papierową), jak i elektroniczną. Prowadzenie jej metodami tradycyjnymi – zarówno w przypadku pracowników, jak i zleceniobiorców – bywa skomplikowane i zawodne, co może przekładać się negatywnie na efektywność i organizację pracy w zespołach. Warto korzystać z dedykowanych rozwiązań, które sprawiają, że te i inne procesy związane z zarządzaniem firmą stają się prostsze, szybsze i wygodniejsze. Jednym z nich jest Grafik Optymalny.