Plan urlopów jest obowiązkowym dokumentem dla wszystkich przedsiębiorstw, w których działa zakładowa organizacja związkowa. Z obowiązku tworzenia planu urlopów są więc zwolnione firmy, w których ona nie działa. W tym artykule podpowiem jak stworzyć plan urlopów krok po kroku oraz na co zwrócić szczególną uwagę. Udanej lektury!

Planowanie urlopów - dlaczego jest takie ważne?

Mimo, że z obowiązku tworzenia planu urlopowego zwolniona jest większość przedsiębiorstw, to firmy i tak planują urlopy z wyprzedzeniem. Bez odpowiedniego zaplanowania urlopów ciężko udzielić je w taki sposób, aby mieć pewność, że firma cały czas będzie funkcjonować normalnie. Planowanie daje też pracownikom możliwość wcześniejszego zorganizowania wyjazdów podczas urlopów. Pamiętaj, że zadowolenie pracowników wpływa na obniżenie poziomu rotacji personelu, a tym samym kosztów!

Ustalanie planów urlopowych pozwala też uniknąć sytuacji, w której wszyscy pracownicy chcą wziąć urlop w najbardziej popularnych terminach - długie weekendy, Wigilia, Sylwester, co mogłoby wywołać chaos w firmie.

Na co zwrócić uwagę przygotowując plan urlopowy?

Zasady rządzące urlopami szczegółowo opisuje Kodeks Pracy, który określa prawo do urlopów w zależności od wielu czynników, w tym od stosunku pracy jak i stażu pracy. Planujemy ilość dni odpowiadająca wymiarowi wynikającemu ze stażu pracy i edukacji pomniejszoną o 4 dni urlopu na żądanie, który pracownik może wziąć zgodnie ze swoimi potrzebami. Raz w roku pracownikowi przysługuje 14-dniowy nieprzerwany wypoczynek, zgodnie z prawem pracy. Urlop wypoczynkowy udzielany jest na wniosek pracownika, jednak pracodawca akceptując wnioski musi uwzględnić konieczność zapewnienie normalnego toku pracy.

Plan urlopowy musi być sensownie przemyślany - urlopy wypoczynkowe pracowników nie mogą nakładać się na siebie. Wówczas mogłoby zabraknąć rąk do pracy. Firmy weryfikują oczekiwania urlopowe pracowników i starają się je udzielać kaskadowo, a nie wszystkie w tym samym terminie. Oczywiście musi istnieć jakaś sprawiedliwość - nie można dopuścić do sytuacji, w której jeden pracownik ma urlop w Wigilię kilka lat z rzędu.

Kiedy kierownik i jego zastępca wybierają się na urlop jeden po drugim, musi zostać zapewniony czas na przekazanie obowiązków. Każdy bowiem bezpośrednio po urlopie potrzebuje kilku dni na zorientowanie się w bieżącej sytuacji oraz zorientowanie się w tym, co się działo podczas nieobecności w firmie.

Firmy, w których praca cechuje się pewną sezonowością (np. handel czy hotelarstwo) nigdy nie planują urlopów w sezonie. Wtedy chcą mieć wszystkie ręce na pokładzie. Oczywiście, urlop na żądanie pracownicy mogą wziąć wtedy, kiedy potrzebują - tutaj nie ma ograniczeń.

Przedsiębiorstwa, które podchodzą poważnie do zarządzania, stosują do tego narzędzia. Przy dużej ilości pracowników planowanie na kartce papieru jest trudne i czasochłonne. Co więcej, zaplanowane godziny trzeba odnosić do ilości dni i godzin przysługującego urlopu, więc wymaga to liczenia. Dobrą praktyką jest stosowanie narzędzi, które usprawnią proces i pozwolą na bieżącą kontrolę. Takim narzędziem jest system Grafik Optymalny, w którym w łatwy sposób zaplanujesz urlopy. Zaplanowane urlopy przenoszone są do karty urlopów pracownika i do grafiku pracy, a e-obieg wniosków urlopowych wyeliminuje zbędną papierologię.

Przeczytaj także: Urlop na umowie zlecenie – poradnik

Jak stworzyć dobry plan urlopów?

Zacznij od ustalenia liczby godzin przysługującego urlopu. Wymiar urlopu jaką należy zaplanować wynika ze stażu pracy i wynosi 20 dni dla pracowników ze stażem mniejszym niż 10 lat i 26 dni urlopu dla pracowników z co najmniej 10-letnim stażem pracy.

Do stażu pracy wlicza się edukacja:

• szkoła zasadnicza zawodowa zgodnie z czasem trwania nauki do 3 lat,
• średnia szkoła ogólnokształcąca 4 lata,
• zawodowa zgodnie z czasem trwania nauki do 5 lat,
• szkoła policealna 6 lat,
• szkoła wyższa 8 lat. Okresy nauki nie sumują się.

Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego na żądanie i wynoszącego 4 dni. Urlop ten pracownik może wykorzystać w wybranym przez siebie terminie.

Raz w roku trzeba pracownikowi udzielić nieprzerwanego, 14-dniowego wypoczynku. Chodzi o dni w kalendarzu obejmujące również soboty, niedziele i święta. Najczęściej urlopu tego udziela się: od poniedziałku do piątku jako dni urlopowe, sobota i niedziela jako dni wolne w obu tygodniach.

Podaj do wiadomości pracowników informacje, że najpierw muszą wykorzystać urlop jaki pozostał im z poprzedniego roku kalendarzowego, ponieważ zgodnie z prawem zaległy urlop wypoczynkowy ulega przedawnieniu po 3 latach od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Przed stworzeniem planu urlopowego warto poprosić pracowników o przedstawienie propozycji pasujących im terminów. Uprzedź ich jednak, że nie wszystkie propozycje zostaną zatwierdzone. Udzielisz urlopu tylko wówczas, kiedy nie zaburzy to normalnego toku pracy w firmie.

Miej świadomość, że niektóre dni są szczególnie popularne w kwestii urlopów – Wigilia Bożego Narodzenia, Sylwester, majowy, sierpniowy i listopadowy "długi weekend". Uświadom pracownikom, że nie uda Ci się dać wszystkim urlopu w tych dniach.

Zwróć uwagę na nakładanie się terminów urlopów pracowników zwłaszcza w tzw. sezonie urlopowym, czyli w miesiącach letnich. Poinformuj pracowników kiedy mogą skorzystać z urlopu i udziel tylko takiej ilości urlopów, by pozostała Ci wystarczająca ilość rąk do pracy. Jak określić zapotrzebowanie na pracę? Zacznij od dobrych harmonogramów pracy. Na naszym blogu znajdziesz sporo artykułów na ten temat.

Jeśli tworzysz plany urlopowe dla osób na stanowiskach managerskich lub przy zarządzaniu projektami, urlopy kolejnych osób planuj w taki sposób, by był między nimi chociaż 1 dzień przerwy. Chodzi o to, by pracownicy mieli szansę przekazać sobie ważne sprawy.

Jeżeli w trakcie zaplanowanego urlopu pracownik będzie miał zwolnienie lekarskie lub przejdzie na urlop macierzyński, zaplanuj dla niego urlop w innym terminie.

Unikaj poniższych błędów:

1. Brak planu urlopowego. Funkcjonowanie planu urlopów jest wymagane dla wszystkich zakładów pracy, w których działa organizacja związkowa. Jeśli jednak nie jest Ci wszystko jedno, kiedy Twoi pracownicy pójdą na urlop, nie zaplanowanie wcześniej terminów byłoby błędem. Możesz się wówczas spotkać z sytuacją, kiedy wszyscy pracownicy chcą iść na urlop w tym samym czasie albo wykorzystać przysługujący urlop niezgodnie z przepisami. Utworzenie planu urlopów nie jest trudne, można to zrobić w czterech prostych krokach.
2. Niewłaściwa liczba zaplanowanych dni urlopu. Aby zaplanować właściwie urlopy należy wiedzieć ile dni urlopu przysługuje pracownikowi. Może to być 20 lub 26 dni. W planowaniu urlopów błędne byłoby również zaplanowanie wszystkich dni, nie pozostawiając czterech do wykorzystania w dowolnym terminie w ramach urlopu “na żądanie”. Pamiętaj, wszystkie urlopy powinny być udzielane zgodnie z prawem.
3. Brak konsultacji z pracownikami. Termin urlopu powinien być uzgodniony z pracownikiem. Wyznaczanie dat urlopu bez porozumienia z pracownikiem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym. Powoduje on też niezadowolenie z pracy, zwiększa prawdopodobieństwo rotacji, “lewych” zwolnień lekarskich i urlopów “na żądanie”.
4. Urlopy w wysokim w sezonie. Planując urlopy sprawdź, czy ich udzielenie jest możliwe tj. czy przypadkiem nie udzielasz ich w wysokim sezonie tj. okresie, w którym zapotrzebowanie na usługi Twojej firmy, a tym samym na pracę jest najwyższe. Dotyczy to zwłaszcza branży turystycznej (sprawdź artykuł o grafikach pracy w hotelach), rolnictwa, gastronomii, gdzie nieobecność pracownika ma duże znaczenie.
5. Nakładanie się urlopów. Aby podczas urlopów firma funkcjonowała normalnie sprawdź, czy planujesz je w taki sposób, aby urlopy pracowników danej komórki organizacyjnej nie wypadały w tym samym czasie. Mogłoby Ci wówczas zabraknąć rąk do pracy. Wiąże się to również z planowaniem sprzedaży.
6. Brak czasu na przekazanie spraw. Planując urlop pracowników na stanowiskach zarządczych w ramach tego samego działu nie planuj urlopów następujących po sobie. Pozbawisz wówczas te osoby możliwości przekazania sobie ważnych spraw i zadań.

Do kiedy trzeba przygotować plan urlopowy?

Plan urlopowy na dany rok powinien być stworzony do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego. Najlepiej jednak zrobić to znacznie wcześniej, aby zakomunikować urlopy przypadające na styczeń z odpowiednim wyprzedzeniem.

Czy plan urlopów jest wiążący dla pracownika?

Plan urlopów jest wiążący dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Pracownik może Cię poprosić o przesunięcie terminu urlopu tylko z ważnych przyczyn, a Ty możesz zmienić termin urlopu pracownika tylko wówczas, gdy spowodowałoby to poważne zakłócenie toku pracy w firmie.

Planowanie urlopu bez dedykowanych narzędzi do grafików pracy np. na kartce papieru może skutkować pomyłkami i błędami. Lepiej zatem ułatwić sobie życie i stosować narzędzia wspomagające planowanie urlopów. Urlopy możesz łatwo planować w Grafiku Optymalnym – intuicyjnym systemie do tego stworzonym.