Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop? Obowiązki pracodawcy do 30 września 2026

Zaległy urlop wypoczynkowy trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego – urlop niewykorzystany w 2025 roku pracownik musi wykorzystać do 30 września 2026. To obowiązek wynikający wprost z Kodeksu pracy, choć w praktyce budzi wiele wątpliwości: ostatni kwartał roku to dla wielu firm okres wzmożonej pracy, więc niewielu pracodawców decyduje się wtedy na wysyłanie zespołu na urlop. W efekcie na 31 grudnia zostaje pula niewykorzystanych dni, która od 1 stycznia staje się urlopem zaległym – z twardym terminem i sankcją po stronie pracodawcy.

Jeśli w Twojej firmie zostały jeszcze niewykorzystane urlopy z 2025 roku, to jest ostatni moment, żeby je rozdysponować.

Do kiedy dokładnie trzeba udzielić zaległego urlopu?

Zasadą jest, że pracodawca udziela pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 KP). Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów (lub po porozumieniu z pracownikiem) należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Urlop za 2025 rok stał się urlopem zaległym 1 stycznia 2026 roku i powinien zostać udzielony do 30 września 2026 roku. Zaległości rzadko biorą się ze złej woli. Kodeks pracy wymienia zamknięty katalog okoliczności, które usprawiedliwiają wykorzystanie urlopu w roku późniejszym niż rok nabycia prawa: przesunięcie terminu na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 164 KP), przesunięcie, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 165 KP), niemożność wykorzystania urlopu z przyczyn wskazanych w art. 166 KP – choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, ćwiczeń wojskowych czy urlopu macierzyńskiego – oraz odwołanie pracownika z urlopu (art. 167 KP). Urlop w takiej sytuacji nie przepada, tylko przechodzi na kolejny rok jako zaległy. Poza tymi przypadkami nieudzielenie urlopu w roku nabycia prawa jest już naruszeniem art. 161 KP.

Dwie rzeczy, które warto wiedzieć o tym terminie:

• Nie trzeba wykorzystać całego zaległego urlopu do 30 września – wystarczy, że pracownik rozpocznie jego wykorzystywanie najpóźniej tego dnia. Jeśli 30 września jest dla pracownika dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, urlop musi rozpocząć się odpowiednio wcześniej.

• Termin z art. 168 KP nie obejmuje urlopu na żądanie – wynika to wprost z art. 168 zdanie drugie KP, który wyłącza część urlopu udzielaną zgodnie z art. 167² KP. Niewykorzystane dni z puli czterech dni na żądanie nie zwiększają tej puli w kolejnym roku: od 1 stycznia stają się częścią urlopu zaległego, ale akurat tej części pracodawca nie musi udzielić do 30 września. Jeśli więc z 10 dni zaległych za 2025 rok dwa pochodzą z niewykorzystanego urlopu na żądanie, rygorem 30 września objętych jest osiem dni. Te dwa dni nie są jednak bezterminowe – zgodnie z interpretacją Głównego Inspektoratu Pracy należy ich udzielić do 31 grudnia roku następnego. Tak samo czyta ten przepis Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, choć sama PIP niejednokrotnie postulowała usunięcie tego wyjątku jako źródła rozbieżności interpretacyjnych.

Termin z art. 168 KP obejmuje też urlopy dodatkowe przyznane przepisami szczególnymi – na przykład dodatkowe dni dla pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności. Niewykorzystane do 31 grudnia, od 1 stycznia stają się urlopem zaległym na tych samych zasadach i wchodzą do puli, którą trzeba rozdysponować do 30 września.

Zaległy urlop powinien być też udzielany w pierwszej kolejności – przed urlopem bieżącym. Prawdopodobnie właśnie wymuszenie tej kolejności było celem wprowadzenia daty granicznej. To prosta zasada porządkowa, ale w praktyce rzadko pilnowana, a jest podstawowym narzędziem zapobiegania kumulacji dni wolnych.
Nie każde wolne przechodzi jednak na kolejny rok. Poniżej zestawienie uprawnień, które w praktyce trafiają do jednej rubryki „urlopy”, choć rządzą się zupełnie innymi zasadami na koniec roku:

Jakie kary grożą za brak udzielenia zaległego urlopu?

Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Odpowiada za nie pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu – w praktyce często kierownik lokalizacji albo dyrektor personalny.

Od 8 lipca 2026 roku, wraz z wejściem w życie reformy Państwowej Inspekcji Pracy, sankcje są wyraźnie wyższe niż jeszcze rok temu:

• grzywna orzekana przez sąd: od 2000 zł do 60 000 zł (wcześniej od 1000 zł do 30 000 zł),

• mandat nakładany bezpośrednio przez inspektora pracy: do 5000 zł, a przy ponownym naruszeniu do 10 000 zł (wcześniej maksymalnie 2000 zł).

Kontrola przestrzegania przepisów urlopowych należy do PIP. Zaległe urlopy to jeden z najłatwiejszych do wykrycia obszarów – wystarczy zestawienie sald urlopowych z ewidencji, żeby inspektor zobaczył, u ilu osób nie ruszono dni z poprzedniego roku. Warto pamiętać, że po reformie część czynności kontrolnych inspektor może prowadzić zdalnie, bez wizyty w zakładzie.

Ważne: przekroczenie 30 września nie powoduje, że urlop przepada. Pracownik nadal zachowuje prawo do dni wolnych – roszczenie o urlop przedawnia się dopiero po trzech latach (art. 291 § 1 KP). Zmienia się natomiast to, kto ponosi konsekwencje: po tej dacie pracodawca jest już w stanie naruszenia przepisów, a urlopu i tak musi udzielić.

Czy można wypłacić ekwiwalent zamiast zaległego urlopu?

Wśród pracowników wciąż funkcjonuje błędne przekonanie, że za urlop można otrzymać wynagrodzenie od pracodawcy w postaci ekwiwalentu. Taka praktyka jest niezgodna z Kodeksem pracy. Urlop bezwzględnie należy wykorzystać, ponieważ jego głównym założeniem jest zapewnienie pracownikowi odpoczynku, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 KP).

Ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie wtedy, gdy pracownik nie wykorzystał urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 KP). Nawet w tej sytuacji pracodawca ma pierwszeństwo, żeby udzielić urlopu w okresie wypowiedzenia – ekwiwalent pojawia się dopiero wtedy, gdy nie było to możliwe. Wypłata ekwiwalentu osobie, która nadal pracuje, nie tylko nie zwalnia z obowiązku udzielenia urlopu, ale może zostać zakwestionowana przez PIP.

Czym jest rezerwa urlopowa i dlaczego to koszt dla firmy?

Niewykorzystany urlop nie jest wyłącznie problemem kadrowym – to realne zobowiązanie finansowe firmy. Prawo do dni wolnych pracownik wypracowuje w danym roku, ale jeśli ich nie wybierze do 31 grudnia, wynagrodzenie urlopowe firma wypłaci mu dopiero w kolejnym roku. Powstaje więc zobowiązanie za pracę już wykonaną, które zostanie opłacone później – a zgodnie z zasadą współmierności kosztów i przychodów trzeba je ująć w tym roku, którego dotyczy, a nie w tym, w którym pracownik faktycznie pójdzie na wolne.

W księgach robi się to poprzez bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (potocznie: rezerwę urlopową), tworzone na podstawie ustawy o rachunkowości i Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6. Rezerwę wylicza się z sald niewykorzystanych dni urlopu na dzień bilansowy i przypadającego na nie wynagrodzenia wraz ze składkami po stronie pracodawcy.

W praktyce oznacza to trzy rzeczy:

• im większe salda urlopowe na 31 grudnia, tym wyższa rezerwa i tym gorszy wynik roku obrotowego,

• rezerwa rośnie razem z wynagrodzeniami – urlop „przechowany” trzy lata jest wyceniany według stawek aktualnych, a nie tych z roku, w którym pracownik nabył do niego prawo,

• nagła kumulacja urlopów w jednym kwartale to nie tylko koszt w księgach, ale też realna luka w obsadzie, którą trzeba uzupełnić najczęściej godzinami nadliczbowymi.

Dlatego saldo urlopowe warto monitorować przez cały rok, a nie dopiero przy zamknięciu ksiąg. Comiesięczny przegląd, ile dni zostało do wykorzystania w podziale na lokalizacje i zespoły, kosztuje kilkanaście minut, a pozwala rozłożyć wolne w czasie, zamiast ratować sytuację we wrześniu.

Jak rozłożyć bieżący urlop, żeby uniknąć nowych zaległości?

Zanim przejdę do praktyki, jedno rozgraniczenie: urlop zaległy ma twardy termin – najpóźniej 30 września i nie ma tu miejsca na elastyczność. Poniższe wskazówki dotyczą urlopu bieżącego, czyli tego, który pracownicy nabyli 1 stycznia i którego nie chcesz oglądać w przyszłym roku jako zaległego.

Kilka zasad, które sprawdzają się w firmach wielozmianowych i wielolokalizacyjnych:

• Rozłóż urlop na kwartały. Zamiast pilnować rocznego salda, ustal z zespołem prostą regułę – na przykład, że do końca każdego kwartału pracownik wykorzystuje mniej więcej jedną czwartą przysługującego mu wymiaru.

• Zablokuj szczyty sprzedażowe z wyprzedzeniem. Jeśli w Twojej branży listopad i grudzień to okres wzmożonej pracy, powiedz o tym w styczniu, a nie w październiku. Pracownik, który wie, że w IV kwartale urlop będzie trudny do uzyskania, zaplanuje wolne wcześniej.

• Ustal jasne zasady dla terminów atrakcyjnych. Długie weekendy, ferie i okres świąteczny to każdego roku ten sam konflikt. Regulamin, kolejność zgłoszeń albo rotacja między pracownikami rozwiązują go raz, zamiast co roku od nowa.

• Pilnuj urlopu nieprzerwanego. Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy urlop dzieli się na części na wniosek pracownika, a co najmniej jedna część powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Zasada obowiązuje każdego pracodawcę – niezależnie od tego, czy w firmie funkcjonuje świadczenie urlopowe typu „wczasy pod gruszą”. Rozdrabnianie urlopu na pojedyncze dni to prosta droga do salda, którego nie da się wybrać.

• Reaguj na salda w połowie roku. Czerwiec to dobry moment na przegląd: kto do tej pory nie wykorzystał ani jednego dnia, prawdopodobnie nie wykorzysta go też do grudnia bez wyraźnego impulsu ze strony przełożonego.

Czy plan urlopowy rozwiąże problem zaległych urlopów?

Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a plan musi obejmować cały urlop, jakim dysponuje pracownik – również zaległy, z wyłączeniem urlopu na żądanie. Planu nie trzeba sporządzać, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa albo wyraziła ona na to zgodę; wówczas termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem. W teorii plan urlopowy rozwiązuje problem gromadzących się dni urlopowych, ponieważ pozwala na pełne ich zaplanowanie i rozdysponowanie. Musisz być jednak przygotowany na to, że plan urlopowy nie jest w stanie uchronić w stu procentach przed sytuacją niewykorzystania urlopu przez pracownika. Zdarzają się bowiem okoliczności niezależne od zatrudnionego, które uniemożliwiają mu wykorzystanie dostępnych dni wolnych we wcześniej zaplanowanym terminie – choroba, urlop macierzyński czy przesunięcie urlopu ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy.

Jeśli w Twojej firmie jest zwiększone zapotrzebowanie na pracę w IV kwartale i tym samym udzielasz pracownikowi całego urlopu wcześniej, mierzysz się z ryzykiem, że osoba zwolni się po jego wykorzystaniu. Tym samym dostanie pieniądze za czas nieprzepracowany, tak jakby wykonywała pracę przez cały rok. Czy lepiej zatem zostawić urlop do wykorzystania w roku kolejnym? Moim zdaniem nie – chęć postąpienia w taki sposób dotyczy marginalnej liczby pracowników, tym bardziej że IV kwartał w firmach notujących wtedy większe przychody wiąże się zwykle z możliwością uzyskania premii.

Dużo więcej problemów stwarza kumulowanie urlopu. Jeśli dotyczy to dużej liczby pracowników, ciężko jest udzielić tych zaległych urlopów, zatem przechodzą znów na kolejne lata. W konsekwencji mamy często przemęczony zespół, a to sprzyja wypaleniu czy chęci zmiany pracy.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody?

Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, a nie jego obowiązkiem. W związku z tym pracodawca co do zasady powinien udzielić wolnego w porozumieniu z pracownikiem albo zgodnie z planem urlopów. Istnieją jednak odstępstwa, które pozwalają wysłać pracownika na urlop bez jego zgody.

Zaległy urlop po terminie z art. 168 KP

Podstawą jest art. 168 Kodeksu pracy: udzielenie zaległego urlopu do 30 września to obowiązek pracodawcy, a nie uprawnienie, z którego może skorzystać, jeśli pracownik wyrazi zgodę. Skoro pracodawca odpowiada za wykonanie tego obowiązku, ma też prawo jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległych dni. Sąd Najwyższy podkreślał przy tym, że przepisy urlopowe mają charakter bezwzględnie obowiązujący wobec obu stron: pracownik nie może ani zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 KP), ani odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Potwierdza to utrwalone orzecznictwo Sądu Najwyższego – między innymi wyrok z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02), wyrok z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05) oraz wyrok z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07). Teza jednego z tych orzeczeń brzmi wprost: udzielenie urlopu zaległego na podstawie art. 168 KP nie wymaga zgody pracownika. Stanowisko to podziela również Państwowa Inspekcja Pracy oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – w odpowiedzi na interpelację poselską nr 8918 z 6 sierpnia 2020 r. resort potwierdził, że skoro pracodawca odpowiada za dochowanie terminu z art. 168 KP pod rygorem sankcji ze strony PIP, nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania zaległych dni. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien pisemnie poinformować pracownika o wyznaczonym terminie zaległego urlopu z rozsądnym wyprzedzeniem, a jeśli pracownik mimo to stawi się w pracy – nie dopuścić go do jej świadczenia.

Warto jednak znać drugą stronę tego sporu: orzecznictwo Sądu Najwyższego w tej sprawie bywa oceniane jako niejednolite, a część związków zawodowych i przedstawicieli doktryny wskazuje, że przywoływane orzeczenia zapadały w stanach faktycznych dotyczących okresu wypowiedzenia, a jednostronne skierowanie na urlop pracownika pozostającego w normalnym zatrudnieniu bywa kwestionowane. Bezpieczniejsza ścieżka to najpierw polecenie wskazania przez pracownika terminu wykorzystania zaległego urlopu, a dopiero w razie braku reakcji – jednostronne wyznaczenie daty.

Urlop w okresie wypowiedzenia

Drugim wyjątkiem jest art. 167¹ Kodeksu pracy. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. Nie ma tu znaczenia, czy urlop jest zaległy, czy bieżący, ani kto złożył wypowiedzenie. Zgoda pracownika nie jest potrzebna.

Co się dzieje, gdy 30 września minie, a urlop nadal nie został wykorzystany?

Urlop nie przepada – roszczenie o niego przedawnia się po trzech latach (art. 291 § 1 KP). Bieg terminu rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, a jeżeli urlop został przesunięty na rok następny – najpóźniej z upływem 30 września tego roku (wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/2000). Przy zaległościach z kilku lat każdy rocznik przedawnia się w swoim własnym terminie, co w praktyce oznacza konieczność prowadzenia sald w podziale na lata. Pracodawca nadal ma obowiązek udzielić dni wolnych, a jednocześnie odpowiada za wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 2 KP.

Naruszenie terminu przez pracodawcę nie daje jednak pracownikowi prawa do samodzielnego rozpoczęcia urlopu. Sąd Najwyższy przesądził w wyroku z 5 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 121/00), że zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Innymi słowy: obie strony są w tej sytuacji przegrane – pracodawca ryzykuje grzywnę, a pracownik, który weźmie sprawy w swoje ręce, ryzykuje zarzut nieusprawiedliwionej nieobecności.

Jak Grafik Optymalny pomaga zarządzać zaległymi urlopami?

Największym problemem z zaległym urlopem nie jest sam przepis, tylko brak widoczności. W firmie z kilkunastoma lokalizacjami saldo urlopowe zwykle „mieszka” w arkuszu kalkulacyjnym, do którego kierownik sklepu czy zmiany nie ma dostępu, a osoba w kadrach zauważa problem dopiero przy zamknięciu roku. Grafik Optymalny zamyka tę lukę.

• Aktualne saldo urlopowe w karcie pracownika. Wymiar urlopu, dni wykorzystane, zaplanowane i pozostałe do wybrania – w tym z podziałem na urlop zaległy i bieżący – widać w jednym miejscu, bez ręcznego przeliczania.

• Widoczność dla kierownika lokalizacji. Osoba, która realnie układa grafik, widzi salda swojego zespołu i może zaplanować wolne tam, gdzie obsada na to pozwala, zamiast dowiadywać się o zaległościach z e-maila z centrali we wrześniu.

• Plan urlopowy na cały rok. W sekcji Plan Urlopowy rozkładasz wolne z wyprzedzeniem, z filtrami po oddziale, stanowisku i funkcji. Przy każdym nazwisku widać nominał urlopu i liczbę już zaplanowanych godzin, a limit zmienia kolor z pomarańczowego na niebieski, gdy cały wymiar zostanie rozplanowany. Zapisany plan trafia na grafik oddziału jako notyfikacja dla kierownika, a w miesiącu planowanej absencji pojawia się ikona sygnalizująca, że mimo planu pracownik nie złożył jeszcze wniosku – to najprostszy sposób, żeby wyłapać dni, które inaczej dotrwałyby do września.

• Elektroniczny obieg wniosków urlopowych. Wniosek urlopowy online trafia do przełożonego w systemie, a po akceptacji automatycznie przenosi się do karty pracownika i do grafiku pracy. Znika papierologia i rozjazd między tym, co uzgodniono, a tym, co widnieje w ewidencji.

• Planowanie urlopu razem z obsadą. Urlop wpisany w grafik od razu pokazuje, jak wpłynie na pokrycie zmian. Dzięki temu łatwiej powiedzieć „tak” w tygodniu, w którym da się to obsłużyć, i zaproponować inny termin tam, gdzie obsada jest napięta.

• Dane do rezerwy urlopowej. Zestawienie niewykorzystanych dni na dowolny dzień jest gotowe do pobrania, co skraca przygotowanie danych do zamknięcia roku.
  Efekt dla pracodawcy jest wymierny: mniejsze ryzyko naruszenia art. 168 KP i wynikającej z niego grzywny, niższa rezerwa urlopowa na koniec roku, brak wrześniowej kumulacji nieobecności oraz wypoczęty zespół, który rzadziej myśli o zmianie pracy.

Co musi zapamiętać pracodawca o zaległym urlopie?

Koniec roku nie musi oznaczać problemów z zaległymi urlopami. Pracownik może je wykorzystać do końca września następnego roku, w terminie dogodniejszym dla firmy – pod warunkiem że ktoś tego pilnuje przez cały rok, a nie dopiero w ostatnim miesiącu. Warto ustalić z pracownikami jasne zasady dotyczące wnioskowania o dni wolne, zwłaszcza w najbardziej pożądanych terminach: w długie weekendy i okresy świąteczne.

Trzy rzeczy, które warto zrobić jeszcze przed 30 września:

• sprawdzić salda urlopu zaległego w podziale na lokalizacje i wskazać osoby z największą liczbą niewybranych dni,

• uzgodnić z tymi osobami terminy, a w razie braku reakcji – wyznaczyć je pisemnie, korzystając z uprawnienia wynikającego z art. 168 KP,

• ustawić proces tak, żeby w przyszłym roku ta lista była krótsza: kwartalne przeglądy sald i planowanie urlopu razem z obsadą.

Aby uniknąć problemów z rozdysponowaniem dni wolnych, warto wprowadzić do firmy narzędzia usprawniające planowanie urlopów – takie jak Grafik Optymalny. Zaplanowane urlopy przeniosą się na grafik pracy, a elektroniczny obieg wniosków urlopowych ułatwi komunikację i zredukuje papierologię.

Najczęstsze pytania o zaległy urlop po 30 września