Jak obniżyć koszty pracy? Sprawdź, ile tracisz na złym grafiku pracy!

Jako właściciel firmy czy manager na pewno niejednokrotnie zastanawiałeś się jak obniżyć koszty pracy. Same pensje pracowników to niestety nie koniec wydatków. Trzeba także opłacić składki ZUS, a do tego dochodzą jeszcze pozapłacowe koszty pracy takie jak koszty rekrutacji pracowników i szkoleń nowozatrudnionych.

Jak obniżyć koszty pracy?

Czy istnieje jakiś sposób, aby koszty pracy były niższe? Pomyślmy. Może zredukowanie liczby pracowników? Zły pomysł. Mniejsza ilość personelu przy takiej samej wydajności oznacza tylko tyle, że wykonanie określonych prac zajmie dłużej. A dobry pomysł? Dobry grafik pracy! 

W tym artykule dowiesz się, ile tracisz na złym grafiku czasu pracy oraz jak obniżyć koszty pracy!

 Co tracisz na złym grafiku pracy?

  • Po pierwsze miej świadomość, że ile godzin zaplanujesz pracownikom w grafiku, za tyle musisz zapłacić. Tyczy się to pracowników zatrudnionych zarówno na podstawie umów o pracę, jak i na podstawie umów cywilnoprawnych. Zatem podstawą planowania czasu pracy jest dostosowanie ilości pracowników na grafiku w danym czasie do ilości pracy. Jeżeli pracowników w danym czasie (dniu, godzinie)  jest zbyt dużo, to oznacza to zbędne koszty. Najczęściej popełnianym błędem przy planowaniu pracy jest nakładanie się zmian i tzw. kominy. W czasie kiedy zmiany się zazębiają, liczba pracowników jest podwojona, najczęściej zupełnie niepotrzebnie.
  • W przypadku branży handlowej, gastronomii czy usług złe dostosowanie obsady działa również w drugą stronę. Jeśli pracowników jest w danym czasie za mało w stosunku do potrzeb związanych z obsługą, to najczęściej wpływa to negatywnie na obroty, tj. część klientów odejdzie, bo nie chce czekać na obsługę. Zatem koszty pracy będą niższe, bo wydałeś mniej godzin, ale co z tego skoro obroty też spadną. Dodatkowo długi czas oczekiwania na obsługę(w przypadku restauracji na kelnera) – lub kolejki w sklepach wpływają negatywnie na wizerunek i powodują, że zrażony klient nigdy nie wróci. Zatem zły grafik wpływa negatywnie na przychody firmy również długofalowo.
  • Kiedy pracownik zatrudniony na umowie o pracę zostaje w pracy po godzinach lub przychodzi do pracy w dzień wolny, to oznacza nadgodziny. Badania pokazują, że aż 75% Polaków pracuje w godzinach nadliczbowych. Przedsiębiorcy odczuwają to w postaci zwiększonych kosztów pracy, bowiem godziny nadliczbowe muszą być płatne z ekstra dodatkiem 50% lub 100% za każdą przepracowaną godzinę w zależności od typu.
  • Sam proces tworzenia grafiku czasu pracy przez osobę do tego wyznaczoną jest kosztem samym w sobie. Szacuje się, że stworzenie grafiku dla 20 osób w systemie równoważnym, jego modyfikacje w trakcie miesiąca wynikające z np. urlopów na żądanie czy zwolnień lekarskich i informowanie pracowników o zmianach trwa ok. 20 godzin roboczych. Zatem ok. 20% wynagrodzenia osoby tworzącej grafiki wydajesz na planowanie czasu pracy.

    Co jeszcze tracisz?

  • Na samym tworzeniu grafiku czynności związane z czasem pracy nie kończą się. Trzeba bowiem jeszcze wykonać podsumowanie czasu pracy (tj. zliczyć wszystkie godziny przepracowane, nocne, urlopy i zwolnienia wszelkich typów, nadgodziny wszelkich typów itd. porównując grafik planowany z wykonaniem) do celów ewidencji i naliczenia pensji. Przy 20 osobach w systemie równoważnym trwa to ok. 8 godzin. A więc kolejne koszty…
  • Szacuje się, że ok. 2% nominału czasu pracy nie zostaje przepracowane. Pracownicy wychodzą przed czasem lub spóźniają się i nie odnotowują tego na listach obecności. Zatem 2% kosztów pracy to wydane kwoty, które tak naprawdę pracownikom się nie należą.
  • Czy grafik wpływa na pozapłacowe koszty pracy? Tak. Kiedy zatrudniasz osoby o ograniczonej dyspozycyjności np. studentów, musisz mieć świadomość, że jeśli nie dostosujesz grafiku pod ich potrzeby, wówczas będziesz miał wysoką rotację personelu. W obecnych czasach łatwiej zrezygnować z pracy, bo jest jej dużo, niż ze studiów. A jak wiadomo, rotacja to koszty, bo w miejsce pracownika, który się zwolnił, musisz zatrudnić kolejnego. – Wydajesz zatem na rekrutację, szkolenia i adaptację nowego pracownika.
  • Najbardziej nieprzyjemną konsekwencją finansową złego grafiku pracy są kary nałożone przez PIP. W roku 2016 skontrolowanych zostało 80000 przedsiębiorstw, a 20% zostało ukaranych grzywną. Maksymalna grzywna to 30000. W Kodeksie Pracy jest prawie 100 punktów związanych z planowaniem czasu pracy, więc stworzenie grafiku zgodnego z przepisami nie jest proste.
  • Jeśli tworzysz grafiki niezgodne z przepisami, dodatkowo narażasz się na stawianie się w Sądach Pracy. Znów pojawiają się koszty, tym razem związane z obsługą prawną. Musisz też wiedzieć, że jeśli tworzysz grafiki niezgodne z przepisami, to narażasz firmę na utratę wizerunku w oczach pracowników (a dalej klientów). Jeśli nieprawidłowości zostaną gdzieś opisane (np. przez niezadowolonych pracowników na GoWork.pl) możesz mieć problem ze znalezieniem osób do pracy w przyszłości. Zły grafik pracy może spowodować wiele strat – to z pewnością pesymistyczna perspektywa. Jednak z drugiej strony, dobry grafik pracy to przepis na znaczą redukcję kosztów związanych z prowadzeniem działalności!


tooltip grafik pracy kalendarz czas pracy koszty pracy


Utwórz taki grafik dla swojej firmy

 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *