Wiele branż boryka się z kłopotliwym, a przede wszystkim kosztownym problemem godzin nadliczbowych czyli nadgodzin. Nadgodziny bowiem są płatne z dodatkiem 50% lub 100% - w zależności z jakiego tytułu powstają, nie są więc mile widziane w firmach. PiP szacuje, że prawie 1/4 polskich przedsiębiorstw nie wypłaca należnego pracownikom dodatku z tytułu pracy w nadgodzinach. Nikomu takiej praktyki nie zalecamy, a w tym artykule znajdziesz wskazówki jak uniknąć godzin nadliczbowych.

Dobre planowanie to podstawa

Przed zaplanowaniem czasu pracy najlepiej jest dobrze przeanalizować zapotrzebowanie na pracę w każdym dniu miesiąca, a nawet okresu rozliczeniowego. Dotyczy do przede wszystkich tych branż, gdzie zapotrzebowanie wiąże się z pewną sezonowością jak handel, gastronomia i hotelarstwo. W branżach tych w walce z nadgodzinami pomagają dłuższe niż miesięczne (np. kwartalne, półroczne, a nawet roczne) okresy rozliczeniowe i równoważny system czasu pracy.

W miesiącach okresu, w których zapotrzebowanie na pracę jest wyższe można zaplanować większą liczbę godzin i adekwatnie zmniejszyć w miesiącach słabszych. Unikniemy wówczas nadgodzin średniotygodniowych. Dodatkowo, jeśli firma funkcjonuje w równoważnym systemie czasu pracy, mamy możliwość zaplanowania zmian dłuższych niż 8-godzinne (najczęściej 12-godzinne) w te dni, kiedy zapotrzebowanie na pracę jest wyższe, a następnie równoważenia w dni, kiedy potrzeba nam mniej pracowników. Unikniemy wówczas nadgodzin dobowych.

Właściwy poziom zatrudnienia.

Nadgodziny powstają zazwyczaj w sytuacji kiedy jest zbyt dużo pracy do wykonania w stosunku do posiadanych zasobów personalnych, które mogłyby tę pracę wykonać. A więc jeśli brakuje nam pracowników np. do terminowego wywiązania się z zamówień wówczas wydłużamy czas pracy tym, których mamy. Przed takimi sytuacjami ochronią Cię procesy z zakresu tzw. miękkiego HR wpływające na utrzymanie zespołu (odpowiednie motywowanie, bonusy stażowe itd.). Ważne jest też śledzenie poziomu rotacji pracowników i wyciąganie wniosków z obserwacji w postaci planów poprawy oraz odpowiednio prowadzone procesy rekrutacyjne dające pewność, że pracowników nie będzie brakować.

Urlopy

W tzw. sezonie urlopowym wiele firm ma spory problem z godzinami nadliczbowymi. Pracowników bowiem nie ma, a pracę trzeba wykonać. Aby temu zapobiec dobrze jest planować urlopy z wyprzedzeniem i uzgadniać z pracownikami terminy tak, aby nie nakładały się na siebie, chyba, że jest to okres kiedy zapotrzebowanie na pracę w Twojej firmie jest mniejsze.

Spory problem stanowią też urlopy “na żądanie”. Nie da się ich niestety zabronić bo to uprawnienie nadaje pracownikom Kodeks Pracy, ale można zminimalizować skalę. Pomocne są rozmowy z pracownikami i uświadomienie im, że w sytuacji wzięcia UŻ ktoś inny z tego powodu najprawdopodobniej będzie musiał zostać w pracy dłużej lub przyjść do pracy w dzień wolny, czego nikt nie lubi. W firmach gdzie praca świadczona jest 7 dni w tygodniu w szerokim zakresie godzin lub nawet 24 godziny na dobę dobrze jest zapytać pracowników przed ułożeniem grafiku jakie dni muszą mieć wolne. Każdy człowiek musi czasem pójść do lekarza lub załatwić inne ważne sprawy. Bardzo często urlop “na żądanie” pojawia się wtedy kiedy nie da się tego pogodzić z grafikiem w pracy.

Choroby

Podobnie jak w sezonie urlopowym tak i w sezonie tzw. chorobowym firmy mają problem z właściwym poziomem obsady, a w konsekwencji powstają nadgodziny. Każdy człowiek czasem choruje i tego nie da się uniknąć. Jeżeli jednak  Twoi pracownicy są wybitnie chorowici należy się sytuacji przyjrzeć bliżej. Być może uciekają na zwolnienie lekarskie bo są zestresowani przez despotycznego kierownika? Warto rozmawiać z zespołem, aby wiedzieć co w trawie piszczy, a w efekcie mieć zasoby do wykonania pracy.

Zamiana dni wolnych z pracującymi

Jeśli z jakiegoś powodu zamieniamy w trakcie wykonywania grafiku zaplanowany dzień pracujący z dniem wolnym, to trzeba to robić ostrożnie. Jeśli pracownik przychodzi do pracy w dzień wolny udzielony za pracę w niedziele lub święto wówczas należy mu się dodatek 100% za te godziny.

Zamiany pracowników

Z powyższego powodu musisz też uważać na zamiany pracowników. Jeśli już pracownik chce się zamienić z innym (bo inaczej weźmie urlop “na żądanie”, to najlepiej abyś zaakceptował taką zamianę sprawdzając, czy w konsekwencji nie powstaną nadgodziny.

Zamiast wypłacać - rozlicz w postaci czasu wolnego

Godziny nadliczbowe mogą zostać rozliczone z pracownikiem w postaci czasu wolnego. Nie trzeba wtedy wypłacać dodatku. Rozliczamy w stosunku 1:1 w sytuacji, kiedy wnioskuje o to pracownik, lub 1:1,5 w sytuacji, kiedy wnioskuje pracodawca. Ta druga opcja jest oczywiście mniej korzystna, ale może się sprawdzić w przypadku dużych skoków w zapotrzebowaniu na pracę np. połowa miesiąca z dużym zapotrzebowaniem, ale w drugiej już potrzebujemy mało pracowników, więc już spokojnie może możemy oddać pracownikom czas wolny, w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. Warto powiedzieć pracownikom, że mogą wnioskować o odbiór czasu wolnego za pracę w nadgodzinach, docenią to z pewnością osoby, które nie chcą pracować więcej niż trzeba. Wówczas rozliczenie jest korzystne dla pracodawcy bo 1:1 tj. jedna godzina wolna w zamian za 1 nadgodzinę.

Przeczytaj także: Odbiór nadgodzin – kiedy należy się czas wolny za nadgodziny?

Wiedza lub odpowiednie narzędzia

Aby planować czas pracy tak, by nie powstały nadgodziny trzeba przede wszystkim mieć wiedzę, w jakiej sytuacji i z jakich przyczyn one powstają. Jeżeli nie dysponujesz wiedzą użyj dedykowanych narzędzi, które pomogą Ci tworzyć grafiki pracy bez nadgodzin. Jednym z takich narzędzi jest Grafik Optymalny.