Praca zdalna – zmiany w Kodeksie Pracy 2023

Od 7 kwietnia 2023 obowiązują nowe przepisy związane z pracą zdalną. Zgodnie na pracodawców nałożono dodatkowe obowiązki. Jakie? W tym artykule omawiam najważniejsze kwestie.

Zmiany w Kodeksie Pracy – praca zdalna w 2023 roku

Zmiany w Kodeksie Pracy w roku 2023 dotyczą m.in. pracy zdalnej, czyli na wykonywaniu zajęć przez pracownika całkowicie albo częściowo, w miejscu przez niego wskazanym oraz uzgodnionym z pracodawcą (również pod adresem zamieszkania pracownika). Oznacza to, że pracownik pełniący obowiązki zdalnie, w godzinach swojej pracy, musi być dostępny we wskazanym miejscu. Niezgodna z prawem jest jego praca np. z kawiarni czy z ogródka działkowego.

Uzgodnienie formy pracy zdalnej pomiędzy Tobą a pracownikiem może się odbyć podczas zawierania umowy o pracę lub w okresie zatrudnienia (w formie zmiany warunków umowy o pracę, przy czym nie jest wymagana pisemna forma takiego uzgodnienia). Kodeks Pracy przewiduje też możliwość zaprzestania wykonywania obowiązków zdalnie i powrót do pracy na wcześniejszych warunkach.

Możesz też polecić pracownikowi (bez uzgadniania) wykonywanie pracy zdalnej w szczególnych okolicznościach. Mogą być nimi np. wprowadzenie stanu nadzwyczajnego, stanu pandemii albo zagrożenia epidemicznego, również w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Innym powodem może być działanie tzw. siły wyższej, np. brak dostępu do biura w wyniku pożaru, zalania itp.

Polecenie to możesz cofnąć w każdym czasie, jednak z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem. Musisz to zrobić również, jeśli pracownik zgłosi, że jego warunki lokalowe i techniczne uniemożliwiają zdalne wykonywanie obowiązków służbowych.

Zasady wykonywania pracy zdalnej ustalane są poprzez:

• porozumienie między Tobą i zakładową organizacją związkową – jeśli takowa w Twojej firmie funkcjonuje,
• regulamin pracy (gdy nie dojdzie do porozumienia ze związkami lub też w waszej firmie nie działa żadna organizacja związkowa).
• określenie zasad w poleceniu wykonywania pracy zdalnej wydanym przez Ciebie lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem, który złożył stosowny wniosek.

Komu nie możesz odmówić pracy zdalnej?

• kobiecie w ciąży;
• osobie wychowującą dziecko do 4. roku życia;
• pracownikowi opiekującemu się innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo znacznym jej stopniu;
• pracownikowi będącemu rodzicem: 1) dziecka z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka albo w trakcie porodu, 2) dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności (również w stopniu umiarkowanym lub znacznym), 3) dziecka z opinią o tym, że wymaga ono wspomagania rozwoju, specjalnego kształcenia lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Możesz odmówić pracy zdalnej w przypadku tych osób tylko wtedy, gdy nie jest możliwa wyłącznie ze względu na jej rodzaj albo organizację (np. kierowcy, pracownicy sklepów, pracownicy fizyczni w zakładach produkcyjnych itd.). Swoją decyzję odmowy musisz uzasadnić i wysłać w formie elektronicznej lub papierowej, w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Ryczałt za pracę zdalną

Od 7 kwietnia jako pracodawca musisz pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (opłata za telefon, internet itp.) wykorzystywanych przez pracownika pracującego zdalnie. Można to zrobić na 3 sposoby:

• poprzez zwrot kosztów,
• wypłatę ekwiwalentu,
• ryczałt.

Najczęściej wybieraną formą jest ryczałt, który upraszcza rozliczenie się z pracownikami. Może być rozliczany na dzień albo na godziny. Ta pierwsza opcja jest łatwiejsza do rozliczenia, a ta druga jest korzystniejsza finansowo dla firmy, jeśli część pracowników w jednym dniu pracuje i stacjonarnie, i zdalnie.

Zgodnie z art. 67²⁴ § 4 kodeksu pracy wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom pracy zdalnej, uwzględniającym m.in. normy zużycia materiałów, cenę rynkową narzędzi pracy i urządzeń technicznych oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Praca zdalna okazjonalna

Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na wniosek pracownika. Wymiar takiej pracy to 24 dni w roku kalendarzowym.

Dla pracy okazjonalnej nie masz obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, nie wypłaca się też ryczałtu za zużycie mediów.

Kontrola pracy zdalnej

Nowe przepisy upoważniają Cię do weryfikowania, czy pracownik wykonuje pracę zdalną we wskazanym miejscu, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji. Zgodnie z art. 67²⁸, w przypadku kontroli pracy zdalnej stosuje się 3 zasady:

• przeprowadzasz ją w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach jego pracy i w miejscu wykonywania pracy zdalnej;
• sposób przeprowadzania kontroli musi być dostosowany do rodzaju i miejsca pracy zdalnej;
• kontrola nie może naruszać prywatności pracownika, jego domowników oraz utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jeśli w trakcie kontroli stwierdzisz uchybienia, możesz zlecić ich usunięcie lub cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.  Ponadto, na mocy przepisów z 21 lutego 2023, możesz także kontrolować trzeźwość pracowników wykonujących pracę zdalną.

Czytaj także: Jak ewidencjonować pracę zdalną?

Efektywniejsza praca zdalna z Grafikiem Optymalnym

Praca zdalna staje się coraz popularniejsza w wielu przedsiębiorstwach. Jej efektywna organizacja może się okazać sporym wyzwaniem, dlatego warto ją wspomóc, wykorzystując zaawansowane narzędzia. Grafik Optymalny pomoże Ci ewidencjonować i rozliczać czas pracy zdalnej, pracy hybrydowej i stacjonarnej – skutecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy!