Urlop wypoczynkowy to jedno z najważniejszych uprawnień przysługujących pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Udzielając jakiegokolwiek wypoczynku, pracodawca zobowiązany jest do prawidłowego udokumentowania takiego zdarzenia poprzez wprowadzenie danych o jego udzieleniu na karcie ewidencji czasu pracy oraz opcjonalnie na karcie urlopowej, która została wprowadzona do użytku 1 stycznia 2019 r. W poniższym artykule wyjaśniamy jak prawidłowo i wygodnie prowadzić ewidencję urlopów zatrudnionych pracowników.
Ewidencja urlopów pracowników zawiera zestawienie wszystkich informacji związanych z urlopami pracowników w firmie. Zbierane tam dane obejmują m.in. daty, rodzaje urlopów, ile i jakiego typu wolne dni przysługują pracownikowi wraz z podsumowanie, ile wykorzystał a ile może jeszcze wybrać.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami i kodeksem pracy, aktualnie pracodawca nie ma prawnego obowiązku aby prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika wykazu wyłącznie urlopów wypoczynkowych. Wynika to z tego, że wszystkie dane związane z absencjami powinny zostać zawarte w prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy. W praktyce, często pracodawcy decydują się na prowadzenie dokumentacji urlopowej, ponieważ pozwala to lepiej kontrolować liczbę udzielonych dni wolnych tj.: karta urlopowa, która co do zasady powinna pokryć się ze złożonymi przez pracownika wnioskami urlopowymi.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, aktualnie nie ma obowiązku prawnego prowadzenia osobnego dokumentu ewidencjonującego wyłącznie urlopy wypoczynkowe pracowników. Wynika to z tego, że wszystkie dane związane z absencjami powinny zostać zawarte w prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy. W praktyce, często pracodawcy decydują się na prowadzenie osobnego dokumentu pozwalającego lepiej kontrolować liczbę udzielonych urlopów tj.: karta urlopowa, która co do zasady powinna pokryć się ze złożonymi przez pracownika wnioskami urlopowymi.
Karta urlopowa zawiera zestawienie zestawienie informacji o wszystkich dniach wolnych danego pracownika. Zazwyczaj nie jest osobnym dokumentem, tylko elementem ewidencji czasu pracy zatrudnionych osób. W przypadku elektronicznych rozwiązań istnieje możliwość wygenerowania takiej karty w prosty sposób, co pozwala na łatwe przygotowanie rocznej ewidencji urlopów dla każdego pracownika osobno.
Warto mieć na uwadze, że to pojęcie bywa czasem używane zamiennie z wnioskiem urlopowym.
Aby ewidencja urlopów pracowników została prawidłowo przeprowadzona, wszelkie absencje muszą znaleźć się na karcie ewidencji czasu pracy. Jej szablon jest już z góry określony, jednak w przypadku wprowadzania informacji o absencjach pracownika, to pracodawca wykazuje typy urlopów oraz ich oznaczenia na karcie ewidencji czasu pracy. Oznaczenie możesz zatem wprowadzić za pomocą symboli np.: UŻ (urlop na żądanie), których pełne rozwinięcie uwzględnisz w legendzie, aby w razie ewentualnej kontroli nie było problemów z rozszyfrowaniem zapisu.
Na dokumencie powinny znaleźć się informacje wykazujące ilość dni wolnych od pracy zgodnie z harmonogramem, ale także dane o nieobecnościach usprawiedliwionych, nieusprawiedliwionych, oraz zwolnieniach lekarskich.
Karta ewidencji czasu pracy pracownika zawierająca szczegółowe informacje na temat absencji urlopowych.
Prawo reguluje, jak długo przechowywać wnioski urlopowego - w przypadku każdego pracownika dokumentację tego typu archiwizuje się do 10 lat od końca roku, w którym został zakończony stosunek pracy.
Z uwagi na zapisy w Kodeksie Pracy, na koniec każdego roku kalendarzowego tworzy się podsumowanie związane z urlopami wykorzystanymi przez zatrudnione osoby. Tworzy się je na bazie rocznej ewidencji urlopów. Każdy pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o możliwości odebrania niewykorzystanego urlopu w następny roku oraz musi podać jego wymiar.
Dzięki wykorzystaniu elektronicznych wniosków urlopowych uprościsz tworzenie podsumowania dla każdego pracownika zatrudnionego w swojej firmie. To z kolei przekłada się na szybsze rozliczanie czasu pracy i wyliczanie świadczeń związanych z pracą.
Prawo nie narzuca, w jaki sposób należy mieć zestawienie dotyczące urlopów. W związku z tym ewidencja urlopów może być prowadzona zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. W tym drugim przypadku jest to bardziej optymalne rozwiązanie. W systemie, oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację urlopową można eksportować do raportów, co ułatwia zarządzenie pracownikami niezależnie od tego, czy pracuje w zadaniowym czasie pracy czy jest zatrudniony w oparciu o umowę zlecenie.
Jeżeli zdecydujesz się na elektroniczną ewidencję urlopów unikniesz zbędnej papierologii, usprawnisz zarządzanie pracownikami. Wykorzystując system, gdzie istnieją wnioski online, upraszczasz cały proces związany z ubieganiem się i korzystaniem z wolnych dni. Przebieg wygląda następująco: pracownik składa wniosek do akceptacji przełożonego w systemie, wniosek jest odrzucany lub akceptowany. Każdy zatwierdzony wniosek urlopowy możesz zweryfikować, sprawdzając datę jego przesłania, datę akceptacji oraz akceptanta.
Prawo urlopowe nie wskazuje jednego, właściwego sposobu wnioskowania o urlop przez pracownika, ani także potwierdzenia jego udzielenia przez pracodawcę. Jest to bowiem sprawa, która powinna zostać uregulowana dokumencie wewnętrznym takim jak regulamin pracy. W orzeczeniu Sądu Najwyższego wskazane zostało, że pracownik nie może skorzystać z przysługującego mu urlopu bez wcześniejszej zgody pracodawcy. Zatem brak wyraźnej zgody oznacza nieudzielenie urlopu.
Potwierdzeniem udzielenia dnia wolnego może być karta urlopowa, o której wcześniej wspomniałam, lub podpisany przez przełożonego wniosek urlopowy pracownika. Może nastąpić także ustne wyrażenie zgody lub zgoda przesłana na e-mail. Ewidencjonując zatem absencje, pamiętaj o tym, aby przechowywać wszelką dokumentację pracowniczą niezależnie od formy, by w razie potrzeby móc się do niej odnieść. Najlepszym rozwiązaniem jest przechowywanie jej w aktach osobowych.
Warto podkreślić, że jedyną formą potwierdzającą wykorzystanie przysługujących dni wolnych jest okazanie podpisanego przez obie strony wniosku urlopowego lub karty urlopów. Możesz go przygotować w tradycyjnej papierowej formie, ale także w nowoczesny, elektroniczny sposób — obie formy będą akceptowalne. Potwierdzenie daty akceptacji urlopu w systemie, podobnie jak podpis na wniosku urlopowym, może zostać wykorzystane jako dowód w razie gdyby pojawiły się jakiekolwiek wątpliwości związane z wykorzystaniem wypoczynku przez pracownika. Dzięki dedykowanemu rozwiązaniu można w łatwy sposób wprowadzić obowiązujący wzór wniosku urlopowego bez konieczności jego cyklicznego drukowania i prowadzenia osobno dla każdego pracownika.
Unikniesz zbędnej papierologii dzięki wnioskom urlopowym online — pracownik składa wniosek do akceptacji przełożonego w systemie. Każdy zaakceptowany wniosek możesz zweryfikować, sprawdzając datę jego przesłania, datę akceptacji oraz akceptanta.
Prawidłowe prowadzenie ewidencji urlopów odbywa się poprzez złożenie wniosku urlopowego przez pracownika, zaakceptowanie go przez przełożonego, a następnie naniesienie absencji na kartę ewidencji czasu pracy. Opcjonalnie w przypadku ewidencjonowania urlopów w tradycyjny sposób możesz wykorzystać karty urlopowe dla pracowników, które pomału odchodzą do lamusa i wykorzystywana jest w bardzo małych przedsiębiorstwach.
Jeśli zależy Ci na sprawnym i w pełni zautomatyzowanym prowadzeniu ewidencji urlopów, wypróbuj Grafik Optymalny. System umożliwia obsługę elektronicznych wniosków urlopowych, e-obieg dokumentów, a wszystkie absencje automatycznie są wprowadzane na kartę ewidencji czasu pracy. Oszczędzasz zatem czas który możesz wykorzystać na rozwój firmy i generowanie zysków. Na koniec miesiąca, możesz pobrać zbiorczy raport ewidencji wszystkich swoich pracowników i mieć pełną kontrolę nad dokumentacją.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak działa ta i wiele innych funkcjonalności w Grafiku Optymalnym, zapisz się na bezpłatny 30-dniowy okres próbny.