Od 27 stycznia 2026 r. znaczna część wniosków kadrowych nie wymaga już papieru z własnoręcznym podpisem. Sprawdź pełną listę czynności, wymogi formalne i checklistę wdrożenia.
Ostatnia aktualizacja: sierpień 2026. Stan prawny: 27 stycznia 2026 r.
|
Odpowiedź w skrócie Od 27 stycznia 2026 r. Kodeks pracy dopuszcza postać papierową lub elektroniczną w 12 grupach czynności z zakresu prawa pracy wskazanych przez Państwową Inspekcję Pracy (w tabeli poniżej rozpisanych na 15 podstaw prawnych) — m.in. we wniosku o urlop bezpłatny, indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy, czas wolny za nadgodziny i odpracowanie wyjścia prywatnego. Zmianę wprowadziła ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25). Postać elektroniczna nie wymaga podpisu kwalifikowanego — wystarczy e-mail lub zgłoszenie w systemie, o ile pozwala ustalić tożsamość osoby składającej wniosek. Papier pozostaje dopuszczalny; nowelizacja daje wybór, a nie nakłada obowiązek cyfryzacji. |
Poniżej: pełna lista czynności wraz z podstawami prawnymi, wyjaśnienie, co ustawodawca rozumie przez postać elektroniczną, czego nowelizacja nie objęła, oraz checklista wdrożenia dla działu kadr.
Ustawa z 4 grudnia 2025 r. została ogłoszona w Dzienniku Ustaw z 2026 r. pod pozycją 25 i weszła w życie po 14 dniach od ogłoszenia, czyli 27 stycznia 2026 r.
Mechanizm zmiany jest prosty i konsekwentny: w kilkunastu przepisach Kodeksu pracy dotychczasowe sformułowania „forma pisemna”, „na piśmie” i „pisemny wniosek” zostały zastąpione zwrotem „postać papierowa lub elektroniczna”. Ustawodawca nie stworzył nowych uprawnień ani nie zmienił zasad merytorycznych — ujednolicił wyłącznie dopuszczalną formę czynności.
Projekt (nr UDER52 w wykazie prac, druk sejmowy nr 1601) ma charakter deregulacyjny i powstał w Rządowym Zespole ds. Deregulacji. Wskazane cele to zmniejszenie obciążeń pracodawców, uspójnienie nazewnictwa w Kodeksie oraz ujednolicenie sposobu reprezentacji pracowników przed pracodawcą; przy okazji nowelizacja usprawnia obieg informacji między pracodawcą, pracownikami i związkami zawodowymi.
Praktyczny efekt: w większości czynności z listy tam, gdzie do stycznia 2026 r. wymagany był papier z własnoręcznym podpisem, dziś wystarczy kanał elektroniczny. Wyjątkiem jest art. 129 § 3 k.p., który już wcześniej dopuszczał postać elektroniczną rozkładu czasu pracy — tu nowelizacja usunęła jedynie wątpliwość, czy „forma elektroniczna” oznaczała formę kwalifikowaną z art. 781 k.c.
Wykaz Państwowej Inspekcji Pracy obejmuje 12 pozycji; poniżej rozbito je na poszczególne przepisy, co daje 15 wierszy (stan na 27 stycznia 2026 r.):
| Lp. | Czynność | Przepis | Kto dokonuje |
| 1 | Przekazanie informacji o monitoringu | art. 222 § 8 k.p. | Pracodawca |
| 2 | Przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę | art. 231 § 3 k.p. | Pracodawca |
| 3 | Konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową | art. 38 § 1–2 k.p. | Pracodawca / związek |
| 4 | Sporządzenie rozkładu czasu pracy pracownika | art. 129 § 3 k.p. | Pracodawca |
| 5 | Wniosek pracownika o stosowanie rozkładów z art. 1401 k.p. albo o indywidualny rozkład czasu pracy — zwalniający pracodawcę z obowiązku sporządzenia rozkładu | art. 129 § 4 pkt 3 i 4 k.p. | Pracownik |
| 6 | Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy | art. 142 k.p. | Pracownik |
| 7 | Wniosek o system skróconego tygodnia pracy | art. 143 k.p. | Pracownik |
| 8 | Wniosek o system pracy weekendowej | art. 144 k.p. | Pracownik |
| 9 | Wniosek o ruchomy czas pracy | art. 150 § 5 k.p. | Pracownik |
| 10 | Wniosek o odpracowanie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (wyjście prywatne) | art. 151 § 21 k.p. | Pracownik |
| 11 | Wniosek o czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych | art. 1512 § 1 k.p. | Pracownik |
| 12 | Wniosek pracownika pracującego w nocy o poinformowanie okręgowego inspektora pracy o jego zatrudnianiu w porze nocnej | art. 1517 § 6 k.p. | Pracownik |
| 13 | Wniosek o urlop bezpłatny | art. 174 § 1 k.p. | Pracownik |
| 14 | Zgoda na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy | art. 1741 § 1 k.p. | Pracownik |
| 15 | Potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami BHP | art. 2374 § 3 k.p. | Pracownik |
Pozycje 6–13 zwyczajowo trafiają do działu kadr w postaci papierowej — w tych właśnie czynnościach wdrożenie kanału elektronicznego daje najszybszy efekt.
Nie, podpis kwalifikowany nie jest wymagany. Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy postać elektroniczna obejmuje zarówno formę elektroniczną z kwalifikowanym podpisem, jak i znacznie mniej sformalizowane kanały — na przykład wiadomość e-mail zakończoną imieniem i nazwiskiem nadawcy lub innymi danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość.
Jedyny realny warunek to identyfikowalność osoby składającej oświadczenie. W praktyce spełniają go:
Warunku nie spełni natomiast anonimowa wiadomość na czacie grupowym, ustne zgłoszenie u przełożonego ani wpis dokonany przez inną osobę „w imieniu” pracownika.
Kryterium jest tu zbliżone do formy dokumentowej z art. 772 Kodeksu cywilnego — istotą jest możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie, a nie sposób jego podpisania. Ustawodawca nie odsyła jednak wprost do Kodeksu cywilnego i posługuje się pojęciem postaci, a nie formy czynności prawnej.
To równie ważne jak sama lista. Poza zakresem zmiany pozostały m.in.:
|
Uwaga: wybór, nie obowiązek Nowelizacja daje wybór postaci, nie nakłada obowiązku wdrożenia systemu. Pracownik nie może żądać uruchomienia konkretnego narzędzia (portalu czy aplikacji), ale wybór między postacią papierową a elektroniczną należy do składającego — wniosek wysłany ze służbowej skrzynki pracownika jest skuteczny także wtedy, gdy pracodawca nie prowadzi elektronicznego obiegu. |
Nowelizacja nie ograniczyła się do formy dokumentów. Warto znać dwie dodatkowe zmiany, bo dotyczą działów kadr i płac na co dzień.
Pracodawca wypłaca go w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 k.p. (art. 171 § 4 k.p.). Jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent wypłaca się w ciągu 10 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Gdy tak ustalony termin wypada w dniu wolnym od pracy, wypłata następuje w dniu poprzedzającym (art. 171 § 5 k.p.).
Tam, gdzie u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgodnienia dotyczące wysokości odpisu, nietworzenia Funduszu oraz regulaminu ZFŚS prowadzi się z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Przepis posługuje się liczbą mnogą, co — zgodnie z uzasadnieniem projektu i stanowiskiem PIP — oznacza co najmniej dwóch przedstawicieli zamiast dotychczasowego jednego (art. 4 ust. 3 i art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Art. 4 ust. 3 dotyczy przy tym pracodawcy, o którym mowa w art. 4 ust. 2 — nietworzącego Funduszu lub obniżającego odpis.
| Błąd | Dlaczego to problem |
| Przyjmowanie wniosków przez prywatny komunikator | Brak identyfikacji nadawcy i brak archiwizacji — brak wartości dowodowej w razie kontroli. |
| Traktowanie wniosku jako zgody pracodawcy | Wniosek uruchamia procedurę; skutek prawny powstaje dopiero po akceptacji, jeśli przepis jej wymaga. |
| Wypowiedzenie umowy o pracę zwykłym e-mailem | Art. 30 § 3 k.p. nie został zmieniony — wymóg formy pisemnej pozostaje. Bez kwalifikowanego podpisu oświadczenie jest wadliwe (choć skuteczne). |
| Brak zapisu w regulaminie pracy | Nie jest to warunek ważności wniosku, ale bez procedury kanały zgłoszeń przestają być spójne i rośnie ryzyko sporu. |
| Wniosek w systemie, rozliczenie w Excelu | Niespójność między dokumentacją a ewidencją czasu pracy to typowe ustalenie pokontrolne PIP. |
Do stycznia 2026 r. wiele firm prowadziło obieg wniosków hybrydowo: zgłoszenie w systemie plus wydruk z podpisem „dla bezpieczeństwa”. Po nowelizacji ten duplikat stracił uzasadnienie prawne przy czynnościach z listy powyżej.
Grafik Optymalny to system do planowania grafików i ewidencji czasu pracy, w którym wnioski pracownicze są powiązane bezpośrednio z rozliczeniem godzin. Pracownik składa wniosek w aplikacji, przełożony akceptuje go w tym samym miejscu, a system automatycznie odzwierciedla skutek w ewidencji — bez ręcznego przenoszenia danych i bez ryzyka, że papierowy wniosek nie trafi do rozliczenia. Ślad akceptacji, autor i data wysłania, akceptacji pozostają w systemie na potrzeby ewentualnej kontroli.
Zobacz, jak wygląda obieg wniosków w praktyce
Wniosek składany w aplikacji, akceptacja przełożonego i skutek w ewidencji czasu pracy — w jednym miejscu, bez przepisywania danych między dokumentem a rozliczeniem.
Od 27 stycznia 2026 r. Wtedy weszła w życie ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25).
Tak, jeżeli pozwala ustalić tożsamość osoby składającej wniosek — na przykład został wysłany ze służbowej skrzynki lub zakończony jest imieniem i nazwiskiem nadawcy. Podpis kwalifikowany nie jest wymagany.
Nie. Nowelizacja daje wybór między postacią papierową a elektroniczną. Postać papierowa pozostaje w pełni dopuszczalna.
Przepis dopuszcza obie postacie, więc pracodawca może wskazać kanał elektroniczny jako podstawowy i opisać go w procedurze, ale — w ocenie autorów — nie powinien odmawiać przyjęcia wniosku złożonego na papierze. Odmowa naraża na zarzut utrudniania korzystania z uprawnienia, zwłaszcza wobec pracowników bez dostępu do systemu kadrowego.
Zwykłym e-mailem — nie. Art. 30 § 3 Kodeksu pracy nie został objęty nowelizacją i nadal wymaga formy pisemnej. Wyjątkiem jest oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, które zgodnie z art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego jest równoważne formie pisemnej. Uwaga: wypowiedzenie złożone z naruszeniem formy i tak rozwiązuje stosunek pracy — jest skuteczne, ale wadliwe, a pracownikowi biegnie termin na odwołanie do sądu (wyrok SN z 11 kwietnia 2024 r., II PSKP 86/22).
Kodeks pracy nigdy nie wymagał formy pisemnej dla wniosku o urlop wypoczynkowy, więc mógł on być składany elektronicznie także wcześniej. Nowelizacja dotyczy urlopu bezpłatnego (art. 174 § 1 k.p.) i innych czynności z listy.
Przepisy tego nie wymagają, ale jest to zalecane. Regulamin porządkuje dopuszczalne kanały i sposób identyfikacji wnioskodawcy, co ogranicza ryzyko sporu i ułatwia wykazanie zgodności podczas kontroli.
Na tych samych zasadach co dokumentację papierową — okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej nie zostały zmienione tą nowelizacją. Kluczowe jest zapewnienie czytelności i możliwości odtworzenia dokumentu przez cały ten okres.
Nowelizacja z 27 stycznia 2026 r. to zmiana porządkująca, ale o dużym efekcie praktycznym: w 12 grupach czynności kadrowych (15 podstaw prawnych) dopuszczalna jest dziś postać papierowa albo elektroniczna, a wymogi formalne są minimalne, bo nie jest potrzebny podpis kwalifikowany. Największą wartość dają te pozycje, które generują największy wolumen dokumentów — wnioski o czas wolny za nadgodziny, odpracowanie wyjść prywatnych i indywidualne rozkłady czasu pracy.
Warto przy tym pamiętać o granicach zmiany: wypowiedzenie umowy i sama umowa o pracę nadal wymagają formy pisemnej, a elektroniczny wniosek nie zastępuje zgody pracodawcy.
Więcej o praktyce planowania czasu pracy: jak stworzyć grafik pracy w dużym sklepie, ewidencja czasu pracy, urlopy i wnioski.
Podstawa prawna: ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25); art. 222 § 8, 231 § 3, 38 § 1–2, 129 § 3 i § 4 pkt 3–4, 142, 143, 144, 150 § 5, 151 § 21, 1512 § 1, 1517 § 6, 171 § 4–5, 174 § 1, 1741 § 1, 2374 § 3 Kodeksu pracy; art. 4 ust. 3 i art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; komunikat Państwowej Inspekcji Pracy z 27 stycznia 2026 r.; wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2024 r., II PSKP 86/22.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych rekomendujemy konsultację z radcą prawnym lub okręgowym inspektoratem pracy.