W systemie istnieją 2 sposoby uzupełnienia stanów urlopów:
1. Wprowadzenie stanów urlopowych ręcznie
2. Import stanów urlopowych z pliku
Poniżej znajdziesz opis i poszczególne kroki, jakie należy wykonać dla każdej opcji.
Poniższy przykład przedstawia uzupełnienie stanu urlopowego na rok 2026.
1. Wprowadzenie stanów urlopowych ręcznie
Limit możesz wprowadzić dla wszystkich lub wybranych pracowników.
1. Rozwiń boczne MENU po prawej stronie (3 kropki) i wybierz sekcję STAN URLOPU:
2. Za pomocą strzałki ustaw właściwy rok tj. ten, na który chcesz dodać limit urlopu
(w poniższym przykładzie jest to rok 2026):
3. Pojawi się lista z nazwiskami pracowników oraz kolumnami dedykowanymi do wprowadzenia stanu urlopu zaległego, jak i na obecny rok.
Aby wprowadzić stany urlopów z poprzedniego roku (tj. w tym przykładzie z roku 2025), należy kliknąć przycisk: PRZELICZ KOLUMNĘ ILOŚĆ GODZIN Z POPRZEDNIEGO ROKU:
4. Limit stanu urlopowego automatycznie się uzupełni. Następnie należy kliknąć ZAPISZ. 
6. WAŻNE ! Aby wprowadzić w ten sposób stany dla wszystkich pracowników należy postąpić zgodnie z w/w krokami na każdej stronie z listą pracowników.
Dlatego najlepiej ustawić wyświetlanie na najwyższą możliwą wartość tj. zmienić z 10 na 50 (jeżeli pracowników jest więcej niż 10)
Wtedy, zamiast 5 stron do weryfikacji i edycji, mamy tylko jedną:):
6. Następnie możesz wprowadzić limit stanu urlopowego dla każdego pracownika na rok bieżący tj. 2026. Wartość w polu "Ilość godzin na obecny rok" należy uzupełnić ręcznie.
System automatycznie zsumuje liczbę godzin urlopu zaległego i nowego i wskaże łączną liczbę godzin urlopu przysługującego pracownikowi na rok 2026.
Następnie kliknij ZAPISZ.
7. Wprowadzony w taki sposób wymiar urlopu przeniesie się na karty pracowników do zakładek STAN URLOPU:
2. Import stanów urlopowych z pliku
1. Po zalogowaniu się do aplikacji z pozycji administratora należy w pasek adresu strony internetowej wkleić link: https://www.grafikoptymalny.pl/v2/#/import
2. Następnie należy wybrać rodzaj "Stanu Urlopów":
3. Pobierz wzór pliku importu:
System wyeksportuje szablon w formacie Excel z danymi za rok 2025.
Plik proszę zapisać oraz stworzyć jego kopię.
4. W skopiowanym pliku należy zmienić rok na 2026 oraz uzupełnić stany i zapisać plik.
5. Następnie należy zaimportować zapisany na komputerze plik klikając przycisk: "Upuść plik tutaj lub kilknij by wybrać z dysku". Po dodaniu pliku, kliknij "ZAIMPORTUJ":
UWAGA !!!
- Najważniejszą kolumną tego pliku jest Login/Email za pomocą którego system rozpoznaje/mapuje pracownika w Grafiku Optymalnym i przypisze mu prawidłowy wymiar urlopu. Nie wolno edytować danych żadnych danych w tej kolumnie !
- Importer nie importuje ilości godzin urlopów z minutami. Tylko pełne godziny.
- Importer nadpisuje obecnie wprowadzone dane dotyczące urlopów w GO. Trzeba zachować szczególną ostrożność i pamiętać o zmianie roku na 2026.
- Importer pozwala na zbiorcze wprowadzenie stanów urlopów na obecny i za poprzedni rok: urlopu wypoczynkowego, urlopu dla osób niepełnosprawnych, urlopu opiekuńczego, siłę wyższą, pracę zdalną okazjonalną i KP188 w dniach lub godzinach.
- Importer pobiera zawsze dane pracowników z istniejącej bazy, wystarczy tylko uzupełnić pełne godziny przysługujących urlopów oraz rok, na który te urlopy obowiązują.