Raport ewakuacji

Raport ewakuacji to lista osób, które w danej chwili przebywają w miejscu pracy. Jego głównym zadaniem jest wsparcie ewakuacji — w razie alarmu pozwala szybko sprawdzić, kto powinien znajdować się na terenie obiektu i czy wszyscy zostali odnalezieni.

Raport tworzony jest dla bieżącej chwili — uwzględnia datę i godzinę jego wygenerowania. To zestawienie „na teraz”, a nie za wybrany okres. Wynik zapisywany jest w pliku Excel o nazwie „Raport ewakuacji - [data].xlsx”.

Dla kogo i kiedy

Raport jest przeznaczony dla osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo w obiekcie — kierowników, koordynatorów ewakuacji oraz działu wsparcia. Najważniejsze sytuacje użycia to:

alarm i ewakuacja — bieżąca lista obecnych do odhaczenia w punkcie zbiórki,
ćwiczenia i próbne ewakuacje,
bieżąca kontrola, ile osób przebywa aktualnie w danym oddziale.

Warunki dostępu:

Aby skorzystać z raportu, muszą być spełnione następujące warunki:

Uprawnienia — raport jest dostępny dla użytkowników z poziomem wsparcia (Support) i wyższym.
Włączona funkcja — raport ewakuacji musi być aktywowany w ustawieniach firmy. Jeśli go nie widać, skontaktuj się z administratorem lub zespołem wsparcia.
Wybrany oddział — wskazanie lokalizacji (oddziału) jest wymagane; raport zawsze dotyczy konkretnego miejsca pracy.

Raport uruchamia się z widoku Pracownicy. Filtr stanowisk jest dla tego raportu wyłączony — obejmuje on wszystkie stanowiska w wybranym oddziale.

Jak włączyć funkcję raportu ewakuacji?

Aby włączyć funkcję raportu ewakuacji, należy najpierw aktywować ją z poziomu administratora.

W tym celu przejdź do ustawienia subskrypcji:

W sekcji „Ruchomy czas pracy” należy zaznaczyć checkbox przy opcji „Włącz raport ewakuacji”:

Jak wygenerować raport — krok po kroku

Przejdź do widoku Pracownicy.
Otwórz listę raportów i wybierz „Raport ewakuacji”.
Wskaż oddział (lokalizację), którego ma dotyczyć raport.
Zleć wygenerowanie raportu. Zostanie on przygotowany dla bieżącej daty i godziny.
Pobierz plik Excel „Raport ewakuacji - [data].xlsx” i wykorzystaj go w punkcie zbiórki do sprawdzenia obecności.

Ponieważ raport pokazuje stan „na teraz”, w razie realnej ewakuacji generuj go możliwie najszybciej — lista odzwierciedla moment jego utworzenia.

Zawartość raportu

W górnej części arkusza znajdują się: data i godzina wygenerowania raportu oraz „Ilość osób do ewakuacji” — łączna liczba osób ujętych na listach.

Raport zawiera dwie listy:

Pracownicy — osoby uznane za obecne w miejscu pracy w chwili generowania raportu.
Pozostali pracownicy, którzy mogą nadal przebywać w miejscu pracy — lista pomocnicza: osoby, których obecności nie da się jednoznacznie potwierdzić, ale które mogą jeszcze znajdować się w obiekcie. Warto sprawdzić je dodatkowo.

Obie listy mają takie same kolumny:

Kolumna	Opis
LP.	Liczba porządkowa na liście
Nazwisko i imię	Dane pracownika
Oddział	Lokalizacja, do której pracownik jest przypisany
RCP — Wejście / Wyjście	Godziny odbić z rejestracji czasu pracy (RCP); kolumny pojawiają się tylko, gdy firma korzysta z RCP i są odbicia
Przerwa	Godziny przerw; kolumna pojawia się tylko, gdy zarejestrowano przerwy
Grafik wykonany — Od / Do	Zaplanowane godziny pracy lub dyżuru; „OFF” gdy brak grafiku w danym czasie

Jeśli firma używa starszego trybu rejestracji bez rozdzielania wejść i wyjść, zamiast dwóch kolumn pojawia się jedna kolumna „Odbicie”. Wartość „OFF” w kolumnach grafiku oznacza, że pracownik nie ma w danym momencie zaplanowanej pracy (figuruje np. dzięki odbiciu RCP).

5. Jak ustalana jest obecność

System decyduje o przypisaniu pracownika do właściwej listy na podstawie rejestracji czasu pracy (RCP) oraz grafiku.

Lista „Pracownicy” (obecni)

Pracownik trafia na główną listę, gdy:

jego ostatnie odbicie RCP to „wejście” (jest w środku), lub
jego ostatnie odbicie to „wyjście”, ale nastąpiło w ciągu ostatnich około 30 minut, lub
gdy nie ma danych RCP — ma zaplanowaną pracę lub dyżur w oknie około ±30 minut wokół bieżącej godziny.

Lista pomocnicza (mogą przebywać)

Na liście pomocniczej znajdują się osoby, których nie potwierdzono jako obecne, ale które mogą jeszcze być w obiekcie — np. mają grafik w szerszym oknie (około ±4 godziny) lub ich odbicia RCP mieszczą się w szerszym przedziale czasu. Lista ta pojawia się tylko wtedy, gdy są takie osoby.

Kiedy pojawiają się kolumny RCP

Kolumny z odbiciami RCP są dołączane tylko wtedy, gdy w ostatnich kilkunastu godzinach zarejestrowano odbicia czasu pracy. Jeśli firma nie korzysta z RCP, raport opiera się wyłącznie na grafiku.

Najczęściej zadawane pytania

Za jaki okres tworzony jest raport?

Raport dotyczy bieżącej chwili — daty i godziny jego wygenerowania. Nie wybiera się zakresu dat.

Dlaczego ktoś jest na liście pomocniczej, a nie na głównej?

Ponieważ jego obecności nie udało się jednoznacznie potwierdzić odbiciem RCP ani grafikiem w wąskim oknie czasu, ale dane wskazują, że może jeszcze przebywać w obiekcie. Takie osoby należy sprawdzić dodatkowo.

Co oznacza „OFF” w kolumnach grafiku?

Że pracownik nie ma w danym momencie zaplanowanej pracy. Znalazł się na liście z innego powodu, najczęściej dzięki odbiciu RCP.

Nie widzę raportu na liście — dlaczego?

Najprawdopodobniej funkcja nie jest włączona dla firmy lub nie masz wystarczających uprawnień. Skontaktuj się z administratorem lub zespołem wsparcia.

Rozwiązywanie problemów

Lista jest pusta — sprawdź, czy wybrano właściwy oddział i czy w danym momencie ktokolwiek ma grafik lub odbicia RCP w tym miejscu.
Brakuje kolumn RCP — pojawiają się tylko, gdy firma korzysta z rejestracji czasu pracy i odnotowano odbicia w ostatnich godzinach.
Liczba osób wydaje się zbyt duża — pamiętaj, że lista pomocnicza zawiera również osoby, które tylko mogą przebywać w obiekcie; potwierdź ich obecność w punkcie zbiórki.
Raport nie odzwierciedla bieżącej sytuacji — wygeneruj go ponownie; pokazuje stan z chwili utworzenia.

Wsparcie i kontakt

W razie pytań lub problemów z raportem skontaktuj się z administratorem systemu lub z zespołem wsparcia Grafiku Optymalnego pod adresem biuro@grafikoptymalny.pl.

Podsumowanie

Raport ewakuacji to narzędzie bezpieczeństwa: na bieżąco pokazuje, kto przebywa w wybranym oddziale, dzieląc osoby na potwierdzone (lista „Pracownicy”) i wymagające sprawdzenia (lista pomocnicza). Obecność ustalana jest na podstawie odbić RCP i grafiku. Aby lista była aktualna, raport należy generować w momencie, w którym jest potrzebny.