Przejdź do treści
Polski
Przejdź do grafikoptymalny.pl
  • Brak sugerowanych wyników, ponieważ pole wyszukiwania jest puste.

Jak złożyć wniosek o rozliczenie delegacji zagranicznej?

W tym artykule dowiesz się, jak przesłać do swojego przełożonego wniosek o rozliczenie delegacji zagranicznej.


del2

 

Jak złożyć wniosek o rozliczenie delegacji zagranicznej?

  1. Otwórz zakładkę Delegacje.
  2. Kliknij przycisk Nowy wniosek, a następnie wybierz typ delegacja zagraniczna.
  3. Uzupełnij wniosek, który składa się z trzech zakładek, dane pracownika, przebieg delegacji i podsumowanie.

 

 

Jak uzupełnić zakładkę Dane pracownika?

  1. Uzupełnij pole obligatoryjne MPK. Jest to miejsce,  w którym powstają koszty delegacji, domyślnie jest to Twoja lokalizacja, którą możesz wybrać z rozwijanej listy. 
  2. W polu Forma wypłaty środków, wybierz formę płatności, w jakiej ma zostać wypłacona dieta.
  3. Jeśli wybierzesz wypłatę środków na konto bankowe, w kolejnym kroku wprowadź numer konta bankowego, na które mają zostać zwrócone środki.
    Numer konta jest walidowany. Oznacza to, że musi składać się z 26 znaków oraz nie może zawierać spacji. Numer rachunku bankowego może zostać pobrany z karty pracownika po wciśnięciu przycisku .
  4. Wprowadź kwotę zaliczki, jeśli została przyznana przez pracodawcę.
  5. Określ walutę oraz datę, na podstawie której będzie przeliczony kurs walut.
  6. Podaj powód delegacji np. wyjazd na szkolenie.
  7. Wypełnij pole dodatkowe np. numer rejestracyjny pojazdu.

 

 

Jak uzupełnić zakładkę przebieg delegacji?

Sekcja Zakres i czas trwania delegacji

  1. Rozwiń Etap 1 delegacji i wybierz z listy rozwijanej odpowiedni kraj. 
    Według rozporządzenia, po wybraniu kraju, automatycznie waluta diety, transportu zmienia się i jest dostosowana do obowiązującej w danym kraju. 
  2. Określ czas trwania delegacji.
    W polu Od wskaż dzień, w którym rozpoczęła się delegacja, a w polu Do wskaż dzień, w którym delegacja się zakończyła. 
    Na podstawie wprowadzonych dat system obliczy długość trwania delegacji oraz naliczy odpowiednią wysokość diety.
  3. Uzupełnij sekcję Przebieg delegacji. Oznacza to miejsce wyjazdu i przyjazdu wraz z datą i godziną. 
    Daty wprowadzone w czasie trwania delegacji oraz przebiegu delegacji, muszą być takie same. 

Sekcja Dieta

  1. Jeśli masz zapewnione codzienne bezpłatne wyżywienie, nie przysługuje Ci dieta zagraniczna. W tym przypadku pomiń sekcję Dieta.
  2. Jeśli nie masz zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, uzupełnij pola liczba opłaconych śniadań, obiadów i kolacji. Są to posiłki opłacone przez Twojego pracodawcę. 
    Dieta liczy się za czas od rozpoczęcia podróży zagranicznej, czyli od wyjazdu do powrotu, po wykonaniu zadania służbowego. 
    Poniżej znajdziesz aktualne stawki diet zagranicznych. 

Źródło: Załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2023 poz. 2190)

 

Sekcja Transport

Przydatnych informacje

W zależności od tego, czy Twoja podróż służbowa odbędzie się pociągiem, samolotem, autobusem, samochodem, motocyklem, do rozliczenia kosztów będą wymagane nieco innego rodzaju dokumenty, które powinieneś dodać jako załączniki. 

Aby prawidłowo rozliczyć koszt pociągiem, samolotem, autobusem lub innym środkiem transportu, do prawidłowego rozliczenia kosztu wymagane będzie uzyskanie faktury, biletu od przewoźnika.

Ryczałt za dojazdy środkami komunikacji miejscowej nie przysługuje, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów miejscowych, np. zapewniono mu transport lub realnie nie musiał korzystać z komunikacji.

  1. Jeśli Twoja podróż służbowa odbędzie się samochodem osobowym, wyliczenia kosztu dokonuje się na podstawie przejechanych kilometrów, pomnożonych przez stawkę za 1 km przebiegu, zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym zwrotu kosztów używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy. 

  2. W zależności od typu pojazdu prywatnego, którym została odbyta delegacja, wprowadź ilość przejechanych kilometrów. Kilometrówka, zostanie rozliczona zgodnie ze stawkami poniżej. Wprowadź także koszty postojów i koszty transportu publicznego lub ryczałt za dojazdy środkami komunikacji miejscowej.

  3. Wypełnij pole Transport publiczny, jeśli chcesz otrzymać zwrot udokumentowanych przez Ciebie kosztów dojazdów komunikacją miejską.

     

    Rodzaj pojazdu Stawka za 1 km (2025)
    Samochód osobowy do 900 cm³ 0,89 zł/km (mk.rp.pl)
    Samochód osobowy powyżej 900 cm³ 1,15 zł/km (mk.rp.pl)
    Motocykl 0,69 zł/km (mk.rp.pl)
    Motorower 0,42 zł/km (mk.rp.pl)

    Źródło: Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2023 poz. 5). 

     

Sekcja Zakwaterowanie

Przydatne informacje

Zwrot kosztów za zakwaterowanie nie przysługuje, jeśli:

  • pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg,

  • nocleg nie był potrzebny (np. delegacja jednodniowa, powrót w tym samym dniu),

  • pracownik przebywa w miejscowości, w której ma miejsce zamieszkania lub stałe miejsce pracy,

  • pracownik nie nocował i nie było uzasadnienia, by nocować.

Ryczałt za nocleg w delegacji krajowej przysługuje wtedy, gdy łącznie:

  1. Nie zapewniono pracownikowi bezpłatnego noclegu,

  2. Pracownik nie przedłożył rachunku/faktury za nocleg,

  3. Nocleg trwał co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00

Dodatkowo nie przysługuje:

  • za czas przejazdu,

  • ani gdy pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego/czasowego pobytu

 

Sekcja Inne wydatki

  1. Jeżeli pojawiły się inne wydatki, wprowadź ich wartość.
  2. Dodaj niezbędne załączniki.

 

Sekcja Podsumowanie

  1. Sprawdź dane wprowadzone w formularzu.
  2. Kliknij przycisk Wyślij do akceptacji.