Jak zaimportować budżety?

1. Czym jest import budżetu

Import pozwala masowo wczytać miesięczne budżety oddziałów — czyli kwotowe limity kosztów wynagrodzeń przypisane do oddziału na dany miesiąc. Dane wczytywane są z pliku Excel, zamiast wpisywać budżety pojedynczo na każdym oddziale.

Funkcja działa, gdy w ustawieniach firmy włączone jest „Włącz budżety dla grafików”. Import dostępny jest dla administratora.

2. Jak działa import

Dla każdego wiersza system ustawia budżet wskazanego oddziału na podany miesiąc. Jeśli budżet dla tego oddziału i miesiąca już istnieje, zostaje nadpisany nową wartością; jeśli nie istnieje — zostaje dodany.

Wiersze poprawne są zapisywane, a wiersze z błędem są pomijane i zgłaszane w logu z numerem wiersza (np. nieodnaleziony oddział). Po imporcie warto sprawdzić log i poprawić zgłoszone wiersze.

3. Format pliku

Plik Excel (.xlsx), jeden arkusz. Pierwszy wiersz to nagłówki. Kolumny w stałej kolejności:

Kolumna	Opis	Wymagana
Lp.	Liczba porządkowa wiersza	Tak
Nazwa oddziału	Nazwa oddziału — musi być dokładnie zgodna z nazwą oddziału w Grafiku Optymalnym (dopasowanie po nazwie)	Tak
Miesiąc (mm)	Miesiąc budżetu, dwucyfrowo (01–12)	Tak
Rok (rrrr)	Rok budżetu, czterocyfrowo	Tak
Budżet	Kwota budżetu (limit kosztów wynagrodzeń) — liczba, nie może być ujemna	Tak

Wzór pliku — przykład wypełnienia:

Lp.	Nazwa oddziału	Miesiąc (mm)	Rok (rrrr)	Budżet
1	KRAKÓW BONARKA	07	2026	85000.00
2	ZGORZELEC GALERIA SŁOWIAŃSKA	07	2026	62000.00

Kwoty w przykładzie są wartościami przykładowymi. Wskazówka: gotowy plik z aktualnymi budżetami można pobrać z systemu jako wzór i nadpisać wartości — wtedy nazwy oddziałów na pewno będą zgodne.

4. Zasady wypełniania

Zgodność nazwy oddziału — nazwa musi odpowiadać nazwie w systemie. Najlepiej kopiować ją wprost z Grafiku Optymalnego lub użyć pobranego wzoru.
Jeden wiersz = jeden oddział i jeden miesiąc — aby ustawić budżety na kilka miesięcy, dodaj osobny wiersz dla każdego miesiąca.
Format daty — miesiąc dwucyfrowo (mm), rok czterocyfrowo (rrrr).
Kwota budżetu — liczba dodatnia (lub zero). Jako separatora dziesiętnego użyj kropki (np. 85000.00). Budżet nie może być ujemny.
Nadpisywanie — jeśli dla danego oddziału i miesiąca budżet już istnieje, import zastąpi go wartością z pliku.
nazwa oddziału nie została odnaleziona w systemie (literówka, inna nazwa);
miesiąc lub rok są w niepoprawnym formacie;
kwota budżetu jest pusta, nieliczbowa lub ujemna.

5. Co powoduje błąd wiersza

Wiersz nie zostanie zapisany (i trafi do logu z numerem wiersza), gdy:

6. Jak wykonać import

Upewnij się, że funkcja „Włącz budżety dla grafików” jest włączona.
Pobierz wzór pliku (z aktualnymi budżetami) lub przygotuj plik wg powyższego formatu.
Uzupełnij/nadpisz kwoty budżetów dla oddziałów i miesięcy.
Wczytaj plik w funkcji „Import budżetu”.
Sprawdź log po imporcie — jeśli pojawią się błędy, popraw wskazane wiersze i wczytaj plik ponownie.

7. Efekt — budżet w grafiku

Po wczytaniu budżetów, przy zapisie grafiku system porównuje koszt wynagrodzeń oddziału w danym miesiącu (koszt brutto z narzutem oraz premie) z budżetem. Po przekroczeniu w grafiku pojawia się ostrzeżenie „UWAGA: Przekroczyłeś miesięczny budżet”, a do administratorów wysyłany jest e-mail o przekroczeniu budżetu (o ile powiadomienia nie są wyłączone). Kontrola działa tylko dla oddziałów z ustawionym budżetem większym od zera.

Jak zaimportować budżety?

Jak zaimportować budżety ?