Integracja danych sprzedażowych i wejść

Jak integracja może Ci się przydać? 

Integracja danych sprzedażowych pozwala planować pracę nie „na oko”, ale na podstawie realnych potrzeb biznesowych.

System może pobierać dane o liczbie wejść klientów, transakcjach lub sprzedanych produktach — w dokładnym podziale na dni tygodnia i godziny. Na tej podstawie wylicza, ile osób powinno być zaplanowanych do pracy w danym momencie.

Co to oznacza w praktyce?

• Grafiki dopasowane do realnego ruchu — unikasz zarówno pustych godzin z nadmiarową obsadą, jak i sytuacji, gdzie klientów jest więcej niż potrzebnych pracowników.

• Pełna kontrola z poziomu centrali — możesz sprawdzić, czy plany grafików są biznesowo słuszne, zanim przełożą się na wynik dnia.

• Automatyczne wychwytywanie luk — system pokaże Ci godziny, w których nie została zaplanowana wymagana liczba pracowników.

• Lepsza rentowność operacji — decyzje kadrowe oparte na danych przekładają się bezpośrednio na wynik finansowy.

Integracja to nie tylko techniczne spięcie systemów. To realna zmiana w podejściu do planowania — z reaktywnego na przewidywalne i oparte o twarde liczby.

Jakie dane możesz przekazać?

Obsługujemy dwa modele danych sprzedażowych. 

Model 1 - dane godzinowe na każdy dzień. W tym modelu przekazujesz wartość ze wskazaniem dokładnego dnia i godzin. Dane zostaną w ten sposób załadowane na plan obsady.

Model 2 - dane łączone składające się z

- targetu dziennego ze wskazaniem konkretnego dnia miesiąca (np. 01-31 grudnia)

- uśrednione wartości godzinowe dla każdego dnia tygodnia (1 - poniedziałek, 2 - wtorek... 7- niedziela)

System na podstawie tych dwóch tabel wyliczy cel do zrealizowania dla każdej godziny i dnia na planie obsady.

Na co zwrócić uwagę podczas przygotowania danych?

- przekazuj dane zawierające się w godzinach otwarcia oddziału - w przeciwnym razie system będzie prezentował cel do zrealizowania poza godzinami pracy sklepu co może wprowadzić kierownika w zakłopotanie 

- w miarę możliwości uśredniaj dane przekazywane do systemu - sprawdź kilka okresów rozliczeniowych wstecz i wylicz średnią za daną godzinę lub dzień

- uwzględnij weekendy oraz ruchome święta - w przeciwnym razie system wyliczy cel do zrealizowania dla dnia niehandlowego

W jaki sposób będzie wykorzystywana bezpośrednio w aplikacji?

Po przekazaniu kompletnych i poprawnie przygotowanych danych sprzedażowych na dedykowaną bazę danych, zostaną one użyte w Twojej bazie w procesie planowania obsady grafiku. W pierwszej kolejności należy określić lub uruchomić w ustawieniach planu obsady: 

- jednostkę czasu, czyli wymiar w jaki sposób będą prezentowane grafiki (sloty po 15, 30, 60min)
- produktywność - ilość określonych jednostek produktywności, które pracownik jest w stanie wykonać w trakcie 1h pracy (ilość wejść/produktów, target finansowy)
- "Pokaż liczbę dostępnych pracowników" - włączenie tej opcji powoduje prezentację dostępnych pracowników w danym slocie czasowym po najechaniu kursorem. Ponadto system automatycznie podświetli sloty czasowe dla których zapotrzebowanie pracowników jest większe niż liczba dostępnych pracowników 
- "Ogranicz zakres do godzin grafiku" - widoczność planu obsady ograniczona jest do wskazanych wartości

Aby załadować przesłane dane należy nacisnąć przycisk “Załaduj dane sprzedaży”. Dane sprzedażowe zostaną wprowadzone do kolumny “Cel do zrealizowania”. System automatycznie wyliczy odpowiednią ilość pracowników na podstawie celu oraz konfiguracji planu obsady. 

 

 

Po zaplanowaniu grafiku system umożliwia wizualną kontrolę zaplanowanej pracy. Każdy przedział godzinowy prezentuje stosunek ilość osób pracujących do zapotrzebowania wynikającego z celów ustalonych w planie obsady. 

Aby otworzyć ten widok, należy użyć przycisku "Obsada", będąc w zakładce Grafik Planowany (w późniejszym etapie pracy z grafikiem, jest on również dostępny w zakładce Grafik Wykonany).

Widok ten pozwala w szybki sposób skontrolować, czy stworzony grafik zapewnia nam prawidłowe funkcjonowanie miejsca pracy. 

Prezentowane kolory odpowiadają procentowemu spełnieniu oczekiwanej ilości pracowników, począwszy od czerwonego, który wskazuje zbyt małą ilość pracowników, idąc stopniowo do zielonego oznaczającego dokładnie taką ilość na jaką wskazuje nasz cel, aż do ciemno niebieskiego mówiącego nam, że mamy zbyt wiele osób niż wynikało by to z zapotrzebowania.

W widoku obsady mamy również do dyspozycji 2 przyciski, umieszczone w lewym górnym rogu nad zakresami czasu

- pierwszy z nich pozwala na przełączenie prezentowanych wartości z ilości pracowników na cel do zrealizowania

- drugi pozwala przełączyć zakresy czasu z pełnych godzin na kwadranse zwiększając precyzje tabeli.

Na dole widoku obsady, system prezentuje podsumowania każdego dnia:

• rbh - łączna ilość godzin pracy danego dnia
• v- cel dzienny do zrealizowania (zaokrąglony do jednego miejsca po przecinku, aby zobaczyć dokładną wartość, należy najechać na nią kursorem)
• p- łączna ilość osób wykonująca prace danego dnia, względem sumy osób przypisanych do danego grafiku.

Weryfikacja ilość pracujących osób względem zapotrzebowania, jest również możliwa w każdym dniu w trakcie edycji grafiku. Służą do tego przyciski w kształcie wykresów, nad datami:

Liczby nad przedziałem czasu oraz słupki wykresu zmieniają się w czasie rzeczywistym wraz z nanoszonymi korektami planowanych godzin dla pracowników.

Posiadanie w systemie informacje o zapotrzebowaniu na pracowników, jest pierwszym krokiem umożliwiającym wykorzystanie automatycznego generatora grafików. 
Opcje generowania znajdziesz w prawym górnym rogu zakładki Grafik Planowany pod przyciskiem Planuj-> Planuj automatycznie.