Urlop z powodu siły wyższej – co trzeba wiedzieć?

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej (lub też urlop z powodu siły wyższej, jak potocznie mówią pracownicy) przyznawane jest w związku z wystąpieniem pilnych spraw rodzinnych lub wypadków niezależnych od pracownika i odbywających się z jego udziałem. W tym artykule wyjaśniam, na jakich zasadach jest udzielane oraz jak go stosować w równoważnym systemie czasu pracy.

Najważniejsze informacje

• Urlop z powodu siły wyższej, obowiązujący od kwietnia 2023 r., przysługuje w nagłych sprawach rodzinnych i jest płatny w 50%.

• Jest odrębną pulą od urlopu wypoczynkowego i urlopu na żądanie, a pracodawca musi go udzielić niezależnie od sytuacji kadrowej.

• Wniosek należy zgłosić najpóźniej w dniu korzystania w dowolnej formie, a pracodawca nie może go odrzucić.

• Pracodawca nie ma prawa żądać dokumentów potwierdzających zdarzenie losowe.

• Mimo braku obowiązku dokumentowania, udowodnione nadużycie (np. praca u innego pracodawcy) może skutkować karą lub zwolnieniem.

• Limit wynosi 2 dni lub 16 godzin rocznie, a wybrana jednostka (dni/godziny) obowiązuje przez cały rok.

• Przy niepełnym etacie limit godzinowy ustala się proporcjonalnie, zaokrąglając niepełne godziny w górę.

• W równoważnym systemie czasu pracy korzystniej dla pracownika jest brać wolne w dniach, bo usprawiedliwia to całą długą zmianę.

• Niewykorzystany limit przepada z końcem roku, a za odmowę udzielenia wolnego grozi kara do 30 000 zł.

• Każde wykorzystanie wolnego musi być ujęte w ewidencji czasu pracy, a wnioski odpowiednio przechowywana, a informacja o wykorzystaniu uwzględniona na świadectwie pracy w razie rozwiązania umowy.

Czym jest urlop z powodu siły wyższej?

Zwolnienie z powodu siły wyższej jest udzielane w okolicznościach wywołanych np. wypadkiem, chorobą czy pilnymi sprawami rodzinnymi i przysługuje za niego 50% wynagrodzenia. Zostało ono wprowadzone 26 kwietnia 2023 roku.

Czym się różni urlop z powodu siły wyższej od urlopu na żądanie?

Główna różnica między zwolnieniem z powodu siły wyższej a urlopem na żądanie polega na kwestiach finansowych oraz puli dni do wykorzystania. Zwolnienie z powodu siły wyższej to dodatkowe, niezależne uprawnienie, za które pracownikowi przysługuje 50% wynagrodzenia. Z kolei urlop na żądanie, zmniejsza pulę corocznego urlopu wypoczynkowego maksymalnie o 4 dni, ale jest w pełni płatny.

Różny jest również cel obu zwolnień. Siłę wyższą można zgłosić wyłącznie w przypadku nagłych, nieprzewidzianych zdarzeń losowych, takich jak wypadek czy nagła choroba członka rodziny. Urlop na żądanie nie wymaga absolutnie żadnego uzasadnienia. Co ważne - o ile wniosek o siłę wyższą pracodawca musi zaakceptować bezwzględnie, o tyle urlopu na żądanie w wyjątkowych, skrajnych sytuacjach (np. realne zagrożenie ciągłości pracy firmy) można odmówić.

Kto i kiedy może złożyć wniosek o urlop z powodu siły wyższej?

Wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy może złożyć każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę niezależnie od typu i wymiaru czasu pracy. Uprawnienie to przysługuje także osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę tymczasową. Pracownik musi złożyć wniosek najpóźniej w dniu, w którym zamierza się z niego skorzystać (nawet po godzinie rozpoczęcia pracy), a pracodawca nie ma możliwości odrzucenia takiego wniosku.

Korzystając ze zwolnienia z powodu siły wyższej, pracownik pozostaje w stosunku pracy i zachowuje swoje prawa pracownicze.

Czy pracodawca może żądać dowodu na wystąpienie siły wyższej?

Nie, pracodawca nie może żądać dowodu wystąpienia siły wyższej, co wynika z Art 148 (1) Kodeksu pracy. Zapis ten nie wskazuje zakresu informacji jakie pracownik powinien wskazać we wniosku. Tym samym pracodawca nie ma żadnych narzędzi do weryfikacji, czy wypadek lub nagła sprawa rodzinna faktycznie miały miejsce. Pracownik składa wniosek, a pracodawca opiera się wyłącznie na jego oświadczeniu i nie ma prawa żądać uzasadnienia a tym bardziej zaświadczeń lekarskich, notatek policyjnych z kolizji czy dokumentacji medycznej bliskich. Wynika to z zasady minimalizacji danych zgodnie z art. 5 Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) zestawionego z art 9. RODO mówiącego iż dane o stanie zdrowia należą do szczególnej kategorii danych, których przetwarzanie jest dopuszczalne jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Próba egzekwowania takich dokumentów naraziłaby firmę na niepotrzebne ryzyko prawne.

Jeśli pracownik zgłosił siłę wyższą, a pracodawca będzie mieć bezsporne dowody, że w tym samym czasie świadczył on jednak pracę w innym miejscu lub pojechał na zaplanowaną wycieczkę, ma wówczas pełne prawo wyciągnąć konsekwencje służbowe. W takich przypadkach w grę wchodzi nałożenie kary porządkowej (art. 108 Kodeksu pracy), a nawet rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym.

Jaki wymiar urlopu z powodu siły wyższej przysługuje pracownikom?

Wymiar zwolnienia z powodu siły wyższej wynosi 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym. O tym, czy będzie wykorzystywany w wymiarze dziennym, czy w godzinowym, decyduje pierwszy wniosek pracownika. W przypadku gdy wnioskuje on o 1 dzień wolnego, nie będzie mógł go potem wykorzystać w godzinach i na odwrót. Zasady te są więc podobne do tych, jakie są przy urlopie opiekuńczym z art. 188 Kodeksu Pracy.

Pracownikowi zatrudnionemu na niepełnym etacie przysługuje wymiar urlopu proporcjonalny do wymiaru czasu pracy określonego umową (czyli przy zatrudnieniu na ½ etatu wymiar godzinowy wyniesie 8 godzin, a przy zatrudnieniu na ¾ etatu 12 godzin). Jeśli z obliczeń wyjdą niepełne godziny, należy je zaokrąglić w górę do pełnej godziny.

Zwolnienie z powodu siły wyższej w wymiarze godzinowym stosuje się też dla pracowników, których dobowanorma czasu pracy jest niższa niż 8 godzin (np. osób z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności).

Urlop od siły wyższej w równoważnym systemie czasu pracy

Równoważny system czasu pracy pozwala na elastyczne zarządzanie grafikami pracowników, ponieważ nie musi być w nim przestrzegana zasada 8-godzinnego dnia pracy. Dobowy wymiar czasu pracy można wydłużyć nawet do 12 godzin, a w niektórych uzasadnionych przypadkach – do 16 czy nawet 24 godzin. Powinny przy tym zostać zachowane podstawowe zasady czasu pracy takie jak przeciętna tygodniowa norma wynosząca 40 godzin w ramach okresu rozliczeniowego, czy też prawo pracownika do nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego.
Załóżmy teraz, że osoba zatrudniona na pełny etat, pracująca 4 dni w tygodniu po 10 godzin, zgłasza potrzebę skorzystania ze zwolnienia z powodu siły wyższej. Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, może ona złożyć wniosek o udzielenie wolnego w:

• dniach,
• godzinach.

Najkorzystniejszym dla pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym byłoby pierwsze rozwiązanie. Zwolnienie Urlop będzie wtedy traktowane jako 1 dzień nieobecności, czyli 10 godzin, a pracownikowi pozostanie jeszcze 1 pełny dzień do wykorzystania (kolejne 10 godzin).

Sprawa byłaby trudniejsza w przypadku wymiaru godzinowego. Wyobraźmy sobie, że pracownik, który wykorzystał wcześniej 10-godzinne zwolnienie, wnioskuje o nie po raz kolejny na cały dzień. Musiałby wtedy  przepracować 4 godziny, a potem dopiero skorzystać z prawa do zwolnienia z powodu siły wyższej na 6 godzin. O ile pozwala na to polityka twojej firmy i charakter pracy, możesz zdecydować się np. na udzielenie wyjścia prywatnego i umożliwienie pracownikowi odpracowanie pozostałych 4 godzin w innym dniu. Ewidencjonując taką sytuację, musisz się jasno zaznaczyć, które godziny są pokrywane przez siłę wyższą, a które są wyjściem prywatnym.

Podsumowanie

Wprowadzenie zwolnienia z powodu siły wyższej dało pracownikom dodatkowe narzędzie do radzenia sobie z nagłymi sytuacjami, a pracodawcy otrzymali jasne zasady postępowania. Choć wymiar zwolnienia jest niewielki (2 dni lub 16 godzin rocznie), to w praktyce może okazać się kluczowy w sytuacjach kryzysowych.

Pracodawca musi pamiętać, że:

• nie może odmówić udzielenia wolnego, niezależnie od sytuacji w firmie,

• nie ma prawa żądać uzasadnienia oraz udokumentowania zdarzenia,

• pierwszy złożony wniosek determinuje sposób rozliczania zwolnienia (dni/godziny) na cały rok,

• każde wykorzystanie zwolnienia musi być ujęte w ewidencji czasu pracy, a informacja o nim powinna znaleźć się w świadectwie pracy.

Z perspektywy pracownika kluczowe jest natomiast to, aby świadomie wybrać formę rozliczania zwolnienia – szczególnie w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie wybór „dni” może przynieść realną korzyść w postaci usprawiedliwienia całej długiej zmiany.

Zwolnienie z powodu siły wyższej jest więc narzędziem, które – używane zgodnie z przeznaczeniem – wspiera pracowników w trudnych sytuacjach, a jednocześnie nie obciąża nadmiernie pracodawców. Kluczem jest znajomość przepisów, prawidłowe dokumentowanie oraz świadome zarządzanie pierwszym wnioskiem, który wpływa na sposób rozliczania zwolnienia przez cały rok kalendarzowy.

Grafik Optymalny pomoże Ci sprawnie zarządzać nie tylko urlopami, ale i wieloma innymi czynnikami organizującymi pracę w Twojej firmie. Sprawdź, jak działa!

FAQ