Przerwa w pracy to jedno z podstawowych praw pracownika wynikająca z przepisów zawartych w Kodeksie pracy. Mimo że przepisy jasno regulują długości odpoczynku w trakcie pracy, pracodawcom oraz zatrudnionym wciąż zdarza się zapominać o zasadach lub naciągać regulacje na własną korzyść. Nic w tym dziwnego. Przepisy prawa pracy często są niejasne lub napisane w taki sposób, że laikowi trudno je zrozumieć lub interpretować niezgodnie z intencją ustawodawcy. W poniższym artykule wyjaśnimy, komu przysługują i jakie są najczęstsze błędy.
Najważniejsze informacje
Pracownik pracujący co najmniej 6 godzin ma prawo do 15‑minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy.
Przy pracy powyżej 9 godzin przysługuje druga 15‑minutowa przerwa.
Przy pracy powyżej 16 godzin przysługuje trzecia przerwa o długości 15 minut.
Osoby pracujące przy komputerach mają 5 minut przerwy po każdej godzinie, choć w tym czasie mogą wykonywać inne zadania biurowe.
Matkom karmiącym przysługują dodatkowe przerwy 30 lub 45 minut, zależnie od wymiaru pracy i liczby dzieci.
Młodocianym pracującym ponad 4,5 godziny przysługuje 30 minut przerwy, a osobom z niepełnosprawnościami — dodatkowe 15 minut.
Pracodawca może wprowadzić jedną niewliczaną do czasu pracy przerwę do 60 minut na posiłek lub sprawy osobiste.
Przerw nie wolno sumować ani wykorzystywać do wcześniejszego wyjścia — muszą odbywać się w trakcie pracy. Wyjątkiem są matki karmiące.
Przerwa w czasie pracy przy komputerze nie jest przerwą od pracy, ale czasem do wykorzystania na inne prace.
W warunkach szczególnie uciążliwych pracodawca może wprowadzić dłuższe przerwy dla bezpieczeństwa i wydajności.
Przerwa w pracy to nie tyle przywilej, to prawo pracownika wynikające z przepisów Kodeksu Pracy. Artykuł 134 stanowi, że „jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut”. Taka przerwa wlicza się do czasu pracy.
Od 23 kwietnia 2023 roku Twoim pracownikom przysługują ponadto dodatkowe przerwy zależne od dobowego wymiaru czasu pracy. Jeśli jest on dłuższy niż 9 godzin, to pracownik ma prawo do dodatkowej 15-minutowej przerwy. Kolejna taka przerwa przysługuje pracownikowi, który pracuje dłużej, niż 16 godzin w ciągu doby. Wszystkie takie przerwy wliczają się do czasu pracy, a pracownik może podczas nich swobodnie dysponować swoim czasem, np. opuścić zakład pracy.
W tej sferze istnieją pewne wyjątki i dotyczą przede wszystkim pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach, np. osób zatrudnionych w transporcie drogowym czy pracujących w warunkach szkodliwych (np. nadmierny hałas czy wpływ środków chemicznych). Przykładowo kierowców zawodowych dotyczy Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego szczegółowo określające przepisy związane z długością jazdy, dziennym i tygodniowym okresem odpoczynku. Z kolei pracownicy zatrudnieni w warunkach szkodliwych mogą potrzebować przerw częstszych lub dłuższych, niż 15 minut.
| Dobowy wymiar czasu pracy | Łączny wymiar przerw płatnych | Zasady i charakterystyka przerw |
|---|---|---|
| Mniej niż 6 godzin | 0 minut | Pracownikom, których dobowy wymiar czasu pracy nie osiąga 6 godzin, ustawowa przerwa nie przysługuje. |
| Co najmniej 6 godzin | 15 minut | Jest to podstawowa przerwa wliczana do czasu pracy. |
| Powyżej 9 godzin | 30 minut | Pracownikowi przysługuje dodatkowa 15-minutowa przerwa, co łącznie daje 30 minut płatnego odpoczynku. |
| Powyżej 16 godzin | 45 minut | Osoba pracująca w takim wymiarze ma prawo do kolejnej 15-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy. |
Zgodnie z Kodeksem pracy dla pracownika zatrudnionego na 8-godzinny wymiar czasu pracy fizycznej przysługuje 15 minut przerwy w pracy. W przypadku osób pracujących przy komputerze przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia dodatkowych przerw. Ich wymiar wynosi 5 minut przerwy na każde 60 minut przepracowanych przed monitorem.
Przerwa BPH dla osób pracujących przy komputerze nie jest jest przerwa od pracy jako takiej, ale od wykonywania pracy wymagającej komputera. W trakcie tych pięciu minut pracodawca może zalecić inne zadania np. porządkowanie dokumentów.
Zgodnie z art. 134 k.p. (od kwietnia 2023 roku) przerwa 15-minutowa przysługuje każdemu, kto pracuje w ciągu dnia powyżej 6 godzin. Natomiast osobom, których dobowy wymiar czasu pracy przekracza 9 godzin, przysługuje dodatkowa 15-minutowa przerwa. Jest ona wliczana do czasu pracy, a osoba może swobodnie zarządzać swoim czasem podczas przerwy.
Zgodnie z Kodeksem pracy osobom, których dobowy wymiar czasu pracy wynosi 12 godzin, przysługuje dodatkowa 15-minutowa przerwa wliczana do czasu pracy. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy praca odbywa się w nocy, w warunkach szkodliwych dla zdrowia lub specyficznym sektorze.
Niektórym grupom pracowników przysługuje prawo do dodatkowej przerwy. Dotyczy ono m.in. matek karmiących, pracowników wykonujących ciężkie prace fizyczne, pracowników młodocianych oraz osób niepełnosprawnych. Jeżeli planujesz harmonogram czasu pracy, od razu uwzględnij je w nim.
| Grupa pracowników | Warunki (dobowy wymiar pracy) | Wymiar przysługującej przerwy | Komentarz i podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Pracownicy młodociani (15–18 lat) | Powyżej 4,5 godziny | 30 minut | Przerwa ta zastępuje standardowe 15 minut przysługujące dorosłym (Art. 202 § 3 KP). |
| Osoby z niepełnosprawnością | Zależnie od orzeczenia | 30 minut (15 min standard + 15 min dodatkowe) | Przerwa dodatkowa wynika z Art. 17c ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz art. 134 KP. |
| Matki karmiące jedno dziecko | 4 – 6 godzin | 1 przerwa 30-minutowa | Przerwy te są wliczane do czasu pracy (Art. 187 § 2 KP) |
| Matki karmiące jedno dziecko | Powyżej 6 godzin | 2 przerwy po 30 minut | Pracodawca ma obowiązek zapewnienia tych przerw pod rygorem grzywny (Art. 187 § 1 KP) |
| Matki karmiące dwoje lub więcej dzieci | Powyżej 6 godzin | 2 przerwy po 45 minut | Dłuższy wymiar wynika z karmienia większej liczby dzieci (Art. 187 § 1 KP) |
| Pracownicy przy monitorach ekranowych | Każda godzina pracy przed ekranem | 5 minut przerwy po każdej godzinie | W czasie tej przerwy pracodawca może zlecić inne zadania biurowe niewymagające monitora (§ 7 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r.) |
| Pracownicy w warunkach szczególnie uciążliwych | Praca szkodliwa, monotonna lub w narzuconym tempie | Ustalane indywidualnie przez pracodawcę | Przerwy mogą być wydłużone, aby zapobiec wypadkom lub spadkowi wydajności (Art. 145 § 1 KP). |
| Kierowcy zawodowi | Zgodnie z trasą i czasem jazdy | Regulowane odrębnymi przepisami (UE 561/2006) | Szczegółowe okresy odpoczynku określa Art. 7 Rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz Art. 13 Ustawy o czasie pracy kierowców |
Zatrudniając matkę karmiącą, zgodnie z art. 187 Kodeksu pracy, masz obowiązek udzielić jej dodatkowej przerwy na karmienie, o ile złoży taki wniosek:
jedną przerwę 30-minutową, jeśli pracuje 4-6 godzin dziennie,
dwie przerwy po 30 minut, jeśli pracuje minimum 6 godzin,
dwie przerwy po 45 minut, jeśli karmi dwójkę dzieci.
Pamiętaj: Jeśli jesteś pracodawcą i nie zapewnisz matce karmiącej takich przerw, to, po pierwsze, nie skutkuje to powstaniem nadgodzin, a po drugie - naruszysz jej prawa pracownicze, co jest zagrożone karą grzywny.
Pracownik młodociany to osoba w wieku 15-18 lat. Zgodnie z art. 202 k.p., jeśli jego dobowy wymiar czasu pracy wynosi ponad 4,5 godziny, to, zamiast przerwy 15-minutowej, powinieneś zapewnić 30 minut przerwy.
Dodatkowa przerwa przysługuje także osobom niepełnosprawnym, a jej wymiar wynosi 15-minut. Łączny czas przerw wliczanych do czasu pracy takich osób wynosi zatem 30 minut. Podstawą prawną jest tutaj Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych z 2011 roku.
Zasadniczo pracowników fizycznych obowiązują ogólne zasady dotyczące przerw w pracy, czyli 15-minutowa przerwa przy 8-, 10- lub 12-godzinnym wymiarze czasu pracy. Art. 145 Kodeksu pracy przewiduje jednak wydłużenie przerw w przypadku pracy szkodliwej dla zdrowia lub takiej, która przy dłuższym zaangażowaniu mogłaby narazić osobę na wypadek:
„[…] dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia może polegać na ustanowieniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy albo na obniżeniu tych norm, a w przypadku pracy monotonnej lub pracy w ustalonym z góry tempie polega na wprowadzeniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy”.
Mimo to Kodeks pracy nie definiuje ani konkretnych zawodów, ani konkretnych prac. Jako pracodawca powinieneś jednak uwzględnić charakter zatrudnienia poszczególnych osób oraz to, w jakim stopniu mogą one zagrażać ich zdrowiu czy przyczyniać się do spadku produktywności. Jeśli uważasz, że takie rozwiązanie będzie zasadne, warto je rozważyć i skonsultować z pracownikami oraz ze służbą BHP.
Prawo do 30-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy dotyczy kilku konkretnych grup, a przepisy ściśle określają warunki jej przyznania. Przede wszystkim przysługuje ona:
pracownikom młodocianym, których dobowy wymiar czasu pracy przekracza 4,5 godziny na bazie art. 202 Kodeksu Pracy;
osobom z orzeczeniem o niepełnosprawności, co wynika z połączenia standardowych 15 minut z Kodeksu pracy oraz dodatkowego kwadransa, który zapewnia Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych z 2011 roku;
matkom karmiącym jedno dziecko, pracującym od 4 do 6 godzin dziennie, co wynika z art. 187 Kodeksu Pracy;
każdej zatrudnionej osobie, której dobowy wymiar czasu pracy przekracza 9 godzin, udzielanej w formie dwóch 15-minutowych bloków na bazie art. 134 Kodeksu Pracy - przepis ten obowiązuje od 23 kwietnia 2023 roku.
Możliwość skorzystania z 45‑minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy dotyczy jedynie konkretnych pracowników i jest ściśle regulowana odpowiednimi przepisami. Przede wszystkim przysługuje ona:
każdej zatrudnionej osobie, której dobowy wymiar czasu pracy przekracza 16 godzin, udzielanej w formie trzech 15-minutowych bloków na bazie art. 134 Kodeksu Pracy – rozwiązanie to wprowadzono nowelizacją z 23 kwietnia 2023 roku;
osobom z orzeczeniem o niepełnosprawności pracującym powyżej 9 godzin dziennie, co wynika z połączenia 30 minut z Kodeksu pracy (dwie przerwy za przekroczenie 9 godzin) oraz dodatkowego kwadransa, który zapewnia Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych z 2011 roku;
matkom karmiącym więcej niż jedno dziecko (np. bliźnięta), którym przysługują dwie przerwy po 45 minut dziennie (mogą one zostać połączone w jedną 90-minutową przerwę), co wynika z art. 187 Kodeksu Pracy.
1. Sumowanie albo wydłużanie przerw po przepracowaniu 10 lub 12 godzin w ciągu dnia
Częstym błędem pojawiającym się w firmach - zwłaszcza w tych, w których stosuje się równoważny system czasu pracy - jest sumowanie standardowych 15-minutowych przerw lub ich wydłużanie do (nawet 60 minut) wtedy, kiedy praca jest zaplanowana powyżej 8 godzin, np. 10 czy 12. Nie jest to prawidłowe działanie, mimo że czas pracy jest dłuższy niż typowe 8 godzin.
Kodeks Pracy jasno stanowi, że pracownikowi po przepracowaniu 6 godzin w ciągu dnia należy się 15 minut odpoczynku, a po przepracowaniu co najmniej 9 godzin - dodatkowe 15 minut. Nie istnieje żadna regulacja, która wskazywałaby na to, że pracownikowi wykonującemu pracę ponad 9 godzin należy się dodatkowy odpoczynek (wykraczający poza zakres 1 × 15 minut lub 2 × 15 minut). Co zaś dotyczy kwestii sumowania przerw w celu utworzenia jednej dłuższej przerwy, to nie jest ona bezpośrednio przewidziana w Kodeksie pracy, jednak warto gruntownie przemyśleć takie rozwiązanie oraz jego wpływ na efektywność pracy. Pamiętaj też, że, będąc pracodawcą, możesz na mocy art. 141 k.p. wprowadzić jedną przerwę niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych.
Podobna sytuacja dotyczy 5-minutowych przerw na każde 60 minut pracy przed monitorem. W niektórych firmach, np. call center, stosuje się programy do mierzenia czasu pracy, gdzie odnotowywane są każde odejście i powrót pracownika na stanowisko. Niekiedy taka osoba wykorzystuje czas „na zapas”, tzn. robi sobie 10-minutową przerwę w ciągu 120 minut, by np. wyjść na papierosa. Jako pracodawca powinieneś pamiętać, że takie działanie jest, po pierwsze, niezgodne z Kodeksem pracy, po drugie - w czasie 5-minutowej przerwy możesz zlecić pracownikowi wykonywanie obowiązków niezwiązanych z pracą przed monitorem.
2. Sumowanie przerw i wcześniejsze wyjścia z pracy
Kolejną regulacją, o jakiej mówią przepisy Kodeksu Pracy, jest określenie, w jaki sposób przerwa w pracy może być wykorzystana przez pracownika. Według ustawy każdemu zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, który przepracował minimum 6 godzin, należy się 15 minut odpoczynku w trakcie pracy. Fraza „w trakcie pracy” jest w tym zapisie kluczowa. Wynika z niej, że pominięcie przerwy i wcześniejsze opuszczenie miejsca pracy nie jest prawidłowe. Zweryfikuj więc, czy przerwa jest wykorzystywana przez Twoich pracowników we właściwy sposób.
3. Udzielanie przerwy dla osób pracujących poniżej 6 godzin dziennie
Jak już wspomniałam wcześniej, Kodeks Pracy reguluje, po jakim czasie pracownikowi przysługuje 15-minutowa przerwa w jej trakcie. Jest to minimum 6 godzin pracy w ciągu dnia. Osobom, które nie przepracowały wskazanej liczby godzin, przerwa w pracy zatem nie przysługuje. Z tego względu pracowników zatrudnionych w niższych wymiarach etatu, których czas pracy zwykle nie przekracza 6 godzin, warto o tym fakcie uświadomić.
4. Brak dodatkowej przerwy dla pracowników pracujących przy komputerze
Podczas wykonywania pracy przy komputerze pracownicy również mogą spodziewać się dodatkowej przerwy w pracy, wliczonej do czasu pracy. Kodeks Pracy, a dokładnie zapis w sprawie bezpieczeństwa higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory, jasno mówi o 5-minutowej przerwie po przepracowaniu każdej godziny przed komputerem. Oznacza to zatem, że podczas podstawowej 8-godzinnej zmiany pracownikowi wykonującemu pracę przy komputerze przysługuje w sumie 50 min przerwy każdego dnia (7 × 5 minut + 15 minut). Co ważne, jak w przypadku każdej innej przerwy, pracownik nie może minut dostępnej przerwy połączyć w jeden dłuższy odpoczynek lub wykorzystać na koniec pracy, aby opuścić firmę wcześniej.
Taki odpoczynek nie należy się też osobom, których tylko część obowiązków polega na pracy z komputerem. Jeśli wśród wykonywanych czynności są takie, których nie wykonuje się przed ekranem, jak np. spotkania zespołu (stacjonarne, nie online), rozmowy telefoniczne lub praca fizyczna, wówczas taki odpoczynek nie przysługuje.
5. Brak odpowiedniego narzędzia do ewidencjonowania przerw w pracy
Najważniejszym problemem jednak z jakim mierzą się pracodawcy i osoby odpowiedzialne za prowadzenie ewidencji czasu pracy w firmach, jest brak odpowiedniego narzędzia, które wykazałby rzeczywiste godziny pracy zatrudnionych osób, wraz z uwzględnieniem czasu, jaki pracownicy spędzają na przerwach. Brak takiego narzędzia skutkuje zazwyczaj zbyt długimi przerwami pracowników. Jeśli zatem nie wiesz, ile Twoi pracownicy realnie spędzają czasu na przerwach i obawiasz się nadużyć w tym zakresie, warto rozważyć wdrożenie odpowiedniego systemu, który Cię w tym wesprze. Odpowiednie rozwiązanie powinno umożliwić Ci rejestrację czasu pracy, która jednocześnie obsłuży wejścia i wyjścia pracowników na przerwę, a także pokaże Ci te informacje w systemie, w dedykowanym raporcie dotyczącym czasu pracy i przerw.
| Błędne przekonanie (mit) | Faktyczna zasada (według przepisów) |
|---|---|
| Sumowanie przerw, by wyjść wcześniej z pracy. | Przerwa musi zostać wykorzystana wyłącznie w trakcie pracy. |
| Łączenie przerw BHP (5 min) lub branie ich „na zapas”. | Muszą nastąpić ściśle po każdej godzinie pracy przed ekranem; nie można ich sumować. |
| Przerwa BHP to czas wolny od wszelkich zajęć. | Pracodawca może w tym czasie zlecić inne zadania biurowe (bez monitora). |
| Przerwa 15-minutowa należy się każdemu pracownikowi. | Przysługuje ona tylko, gdy dobowy wymiar pracy wynosi co najmniej 6 godzin. |
| Przy pracy 10–12h można dowolnie wydłużać przerwy. | Obowiązują limity: 15 min (przy >6h) oraz dodatkowe 15 min (przy >9h). |
| Dodatkowa przerwa na posiłek (do 60 min) jest płatna. | Przerwa z art. 141 K.P. jest niewliczana do czasu pracy i bezpłatna. |
| Przerwa BHP należy się za każdy kontakt z komputerem. | Przysługuje tylko przy pracy typowo przed monitorem, a nie przy zadaniach mieszanych. |
| Brak ewidencji przerw nie ma konsekwencji. | Brak rzetelnego narzędzia prowadzi do nadużyć i chaosu organizacyjnego. |
Zarządzanie przerwami w pracy wymaga od pracodawcy bezbłędnej znajomości aktualnych przepisów i ścisłego trzymania się procedur. Pamiętaj jednak, że wydłużony czas pracy, obowiązki wykonywane przed monitorem czy specyficzny status pracownika odgórnie generują dodatkowe przywileje, o które musisz zadbać. Największym zagrożeniem dla firm pozostaje elastyczne, ale niezgodne z prawem interpretowanie Kodeksu Pracy. Podstawą do uniknięcia nadużyć i organizacyjnego chaosu jest więc jasna komunikacja zasad całemu zespołowi oraz prowadzenie rzetelnej, zautomatyzowanej ewidencji przerw poszczególnych pracowników.
Jeśli zależy Ci na ewidencjonowaniu czasu pracy zatrudnionych osób, a jednocześnie chciałbyś monitorować czas pracy i długości przerw w pracy swoich pracowników, wprowadź do swojej firmy dedykowane narzędzie, jakim jest Grafik Optymalny. Nasz system to kompleksowe narzędzie, za pomocą którego możesz planować i rozliczać czas pracy, a także rejestrować czas pracy i przerwy. Skontaktuj się z nami, zamów bezpłatną konsultację z ekspertem i sprawdź, jak proste może być ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy online.