Jeszcze kilka lat temu była benefitem „dla wybranych”, dziś jest pełnoprawnym elementem prawa pracy. Praca zdalna na stałe weszła do Kodeksu pracy i – co ważne – przestała być improwizacją opartą na mailach i dobrych chęciach. Teraz rządzą tu konkretne przepisy, obowiązki po obu stronach i jasne zasady. Jeśli pracujesz zdalnie albo zarządzasz zespołem, który loguje się częściej do VPN niż do biura, warto wiedzieć, co wolno, co trzeba, a czego lepiej nie ignorować.
Najważniejsze informacje
Praca zdalna została wpisana do Kodeksu pracy, dzięki czemu przestała być nieformalnym benefitem i podlega teraz konkretnym przepisom prawnym.
Pracownik musi wykonywać obowiązki w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, dlatego praca z przypadkowej kawiarni bez zgody szefa jest niedozwolona.
Przełożony może nakazać pracę zdalną bez uzgadniania jej z pracownikiem, jeśli wystąpi stan nadzwyczajny, zagrożenie epidemiczne lub siła wyższa.
Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej kobietom w ciąży oraz rodzicom dzieci do lat 4, chyba że rodzaj wykonywanej pracy na to nie pozwala.
Firma ma obowiązek pokrycia kosztów prądu i internetu zużywanych podczas pracy, co najczęściej rozlicza się poprzez wypłatę ustalonego ryczałtu.
Zasady wykonywania obowiązków z domu ustala się w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w regulaminie pracy, gdy związki w firmie nie działają.
Pracownik może wykorzystać 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku, ale w tym trybie pracodawca nie musi zwracać kosztów mediów.
Pracodawca ma prawo skontrolować pracownika w miejscu pracy zdalnej, pod warunkiem że odbywa się to w godzinach pracy i nie narusza prywatności domowników.
Szef może odrzucić wniosek o okazjonalną pracę zdalną, ponieważ nie ma obowiązku zgadzania się na nią ani uzasadniania swojej decyzji.
Przepisy pozwalają pracodawcy na kontrolowanie trzeźwości pracownika zdalnego, a w razie wykrycia uchybień można cofnąć zgodę na pracę z domu.
Kodeks Pracy definiuje, że praca zdalna polega na wykonywaniu zajęć przez pracownika całkowicie albo częściowo, w miejscu przez niego wskazanym oraz uzgodnionym z pracodawcą (również pod adresem zamieszkania pracownika). Oznacza to, że pracownik pełniący obowiązki zdalnie, w godzinach swojej pracy, musi być dostępny we wskazanym miejscu. Niezgodna z prawem jest jego praca np. z kawiarni czy z ogródka działkowego.
Uzgodnienie formy pracy zdalnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem może się odbyć podczas zawierania umowy o pracę lub w okresie zatrudnienia (w formie zmiany warunków umowy o pracę, przy czym nie jest wymagana pisemna forma takiego uzgodnienia). Kodeks Pracy przewiduje też możliwość zaprzestania wykonywania obowiązków zdalnie i powrót do pracy na wcześniejszych warunkach.
Jako pracodawca, możesz też polecić pracownikowi (bez uzgadniania) wykonywanie pracy zdalnej w szczególnych okolicznościach. Mogą być nimi np. wprowadzenie stanu nadzwyczajnego, stanu pandemii albo zagrożenia epidemicznego, również w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Innym powodem może być działanie tzw. siły wyższej, np. brak dostępu do biura w wyniku pożaru, zalania itp.
Polecenie to możesz cofnąć w każdym czasie, jednak z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem. Musisz to zrobić również, jeśli pracownik zgłosi, że jego warunki lokalowe i techniczne uniemożliwiają zdalne wykonywanie obowiązków służbowych.
Zasady wykonywania pracy zdalnej ustalane są poprzez:
porozumienie między Tobą i zakładową organizacją związkową – jeśli takowa w Twojej firmie funkcjonuje,
regulamin pracy (gdy nie dojdzie do porozumienia ze związkami lub też w waszej firmie nie działa żadna organizacja związkowa),
określenie zasad w poleceniu wykonywania pracy zdalnej wydanym przez Ciebie lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem, który złożył stosowny wniosek.
Jako pracodawca nie możesz odmówić wykonywania pracy zdalnej swoim pracownikom w szczególnych przypadkach:
kobiecie w ciąży;
osobie wychowującą dziecko do 4. roku życia;
pracownikowi opiekującemu się innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo znacznym jej stopniu;
pracownikowi będącemu rodzicem: 1) dziecka z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka albo w trakcie porodu, 2) dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności (również w stopniu umiarkowanym lub znacznym), 3) dziecka z opinią o tym, że wymaga ono wspomagania rozwoju, specjalnego kształcenia lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Możesz odmówić pracy zdalnej w przypadku tych osób tylko wtedy, gdy nie jest możliwa wyłącznie ze względu na jej rodzaj albo organizację (np. kierowcy, pracownicy sklepów, pracownicy fizyczni w zakładach produkcyjnych itd.). Swoją decyzję odmowy musisz uzasadnić i wysłać w formie elektronicznej lub papierowej, w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Jako pracodawca musisz pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (opłata za telefon, internet itp.) wykorzystywanych przez pracownika pracującego zdalnie. Można to zrobić na 3 sposoby:
poprzez zwrot kosztów,
wypłatę ekwiwalentu,
ryczałt.
Najczęściej wybieraną formą jest ryczałt, który upraszcza rozliczenie się z pracownikami. Może być rozliczany na dzień albo na godziny. Ta pierwsza opcja jest łatwiejsza do rozliczenia, a ta druga jest korzystniejsza finansowo dla firmy, jeśli część pracowników w jednym dniu pracuje i stacjonarnie, i zdalnie.
Zgodnie z art. 6724 § 4 kodeksu pracy wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom pracy zdalnej, uwzględniającym m.in. normy zużycia materiałów, cenę rynkową narzędzi pracy i urządzeń technicznych oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Praca zdalna okazjonalna oznacza wykonywanie obowiązków służbowych poza stałym miejscem pracy w szczególnych okolicznościach, takich jak konieczność opieki nad członkiem rodziny czy tymczasowy wyjazd.
Praca zdalna okazjonalna jest zatwierdzana na wniosek pracownika, a jej wymiary to 24 dni w roku kalendarzowym. Dla pracy okazjonalnej, jako pracodawca, nie masz obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, nie wypłaca się też ryczałtu za zużycie mediów.
Nowe przepisy upoważniają pracodawcę do weryfikowania, czy pracownik wykonuje pracę zdalną we wskazanym miejscu, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji. Zgodnie z art. 6728, w przypadku kontroli pracy zdalnej stosuje się 3 zasady:
przeprowadzasz ją w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach jego pracy i w miejscu wykonywania pracy zdalnej;
sposób przeprowadzania kontroli musi być dostosowany do rodzaju i miejsca pracy zdalnej;
kontrola nie może naruszać prywatności pracownika, jego domowników oraz utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Jeśli w trakcie kontroli stwierdzisz uchybienia, możesz zlecić ich usunięcie lub cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. Ponadto, na mocy przepisów z 21 lutego 2023, możesz także kontrolować trzeźwość pracowników wykonujących pracę zdalną.
Czytaj także: Jak ewidencjonować pracę zdalną?
Praca zdalna staje się coraz popularniejsza w wielu przedsiębiorstwach. Jej efektywna organizacja może się okazać sporym wyzwaniem, dlatego warto ją wspomóc, wykorzystując zaawansowane narzędzia. Grafik Optymalny pomoże Ci ewidencjonować i rozliczać czas pracy zdalnej, pracy hybrydowej i stacjonarnej – skutecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy!