Praca hybrydowa to elastyczny model wykonywania obowiązków, który w wielu branżach stale zyskuje na popularności. W artykule przybliżam podstawowe informacje dotyczące tej formy organizacji pracy. Omawiam kwestie istotne z perspektywy pracodawców i Działów Kadr.
Najważniejsze informacje
Praca hybrydowa opiera się na przepisach o pracy zdalnej obowiązujących od 31 lipca 2023 r., choć nie jest wprost zdefiniowana w Kodeksie pracy.
Polega na łączeniu pracy biurowej z pracą zdalną i wymaga okresowej obecności pracownika w firmie.
Pracodawca musi zapewnić pracownikowi hybrydowemu bezpieczne stanowisko w biurze oraz niezbędne narzędzia do pracy.
Wprowadzenie pracy hybrydowej wymaga zgody obu stron i następuje przy umowie lub aneksie, z wyjątkiem sytuacji nadzwyczajnych.
Dokumentacja pracownicza musi wskazywać dokładne miejsce wykonywania pracy, rozumiane jako konkretny obszar lub przestrzeń.
Pracownicy hybrydowi muszą przestrzegać norm czasu pracy, w tym 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego.
Ewidencja czasu pracy musi uwzględniać dni wykonywania pracy zdalnej, by prawidłowo naliczać wynagrodzenie.
Zasady pracy hybrydowej, w tym ryczałty i procedury kontroli, powinny być określone w regulaminie lub porozumieniu ze związkami.
Model hybrydowy obniża koszty firm i poprawia równowagę między pracą a życiem prywatnym pracowników.
Zarządzanie zespołem hybrydowym wymaga przeciwdziałania faworyzowaniu osób w biurze oraz dbania o cyberbezpieczeństwo w domowych sieciach.
Podstawa prawną dla wprowadzenia pracy hybrydowej jest art. 6718 k.p. – wykonywanie obowiązków „całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.
Taka forma organizacji pracy zdalnej oficjalnie obowiązuje w polskim ustawodawstwie od 31 lipca 2023 roku.
Pojęcie „pracy hybrydowej” nie pojawia się w polskim Kodeksie Pracy, ale jej wykonywanie dopuszczane jest na bazie art. 6718 k.p. Wedle zapisów dopuszcza się pracę zdalną wykonywaną:
całkowicie, a więc każdorazowo spoza biura;
częściowo, czyli częściowo w domu, a częściowo w biurze;
okazjonalnie – na wniosek pracownika i nie więcej niż 24 dni w ciągu roku kalendarzowego.
To właśnie model częściowy i okazjonalny określa się potocznie „pracą hybrydową”. Stał się on szczególnie popularny w takich branżach jak IT, księgowość, marketing, doradztwo zawodowe czy media.
Podstawową różnicą między pracą hybrydową a zdalną całkowitą jest konieczność okresowego pojawiania się pracownika w biurze. Niewskazane lub niemożliwe jest zatem, by świadczył usługi np. w innym kraju.
Praca hybrydowa nakłada też na pracodawcę pewne dodatkowe obowiązki. Na czas pojawienia się pracownika w biurze musisz mu zapewnić m.in. bezpieczne i ergonomiczne środowisko pracy oraz dostęp do niezbędnych sprzętów, narzędzi i zasobów. Niektóre firmy mogą napotykać na problemy komunikacyjne czy organizacyjne, związane z np. wyznaczaniem zadań,monitorowaniem czasu pracy lub jej efektów. W takich obszarach nieocenione okazuje się wsparcie dedykowanego oprogramowania (np. Grafik Optymalny).
W przypadku umowy o pracę hybrydową obowiązują wszelkie inne przepisy zawarte w Rozdziale II Kodeksu Pracy. Możesz ją wprowadzić:
Wymagana jest obustronna zgoda stron umowy. Niekiedy jako pracodawca możesz samodzielnie (bez konsultacji z pracownikiem) zdecydować, że ktoś przejdzie na taki model, jednak dopuszczalne jest to wyłącznie, gdy:
Wprowadzając pracą hybrydową ten model w umowie o pracę, musisz wyraźnie określić „miejsce pracy” lub „miejsce wykonywania pracy”. Nie zostało ono jasno zdefiniowane w Kodeksie Pracy. Przyjmuje się jednak, że jest to jednostka przestrzeni albo obszar geograficzny, gdzie pracownik rozpoczyna i kończy wykonywanie obowiązków. Przykładowo, dana osoba może pracować raz w domu, a raz w biurze albo – jeśli np. prowadzi szkolenia stacjonarne – przez 3 dni świadczyć usługi w siedzibach kontrahentów na terenie województwa, a 2 dni pojawiać się w firmie.
Wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej na umowę o pracę w modelu hybrydowym nie został wyraźnie określony przez ustawodawcę. Nie istnieje żadna zasada co do tego, że ktoś musi pracować np. 2 dni w biurze, a 3 w domu itd. Zalecanym jest system mieszany, dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy i pracownika.
Musisz przy tym pamiętać, że każda osoba zatrudniona w tym modelu na pełen etat:
ma prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego,
nie powinna pracować więcej niż 40 godzin tygodniowo oraz ponad swój podstawowy wymiar czasu pracy,
obowiązują wszystkie normy i przepisy dotyczące czasu pracy, podobnie jak przy pracy stacjonarnej.
Wobec osób pracujących hybrydowo stosuje się ogólnie obowiązujące w tym zakresie zasady Kodeksu Pracy. Oznacza to, że wymaga się od nich szczegółowej karty ewidencji czasu pracy, na podstawie której naliczane są pensje pracowników.
Zgodnie z polskim prawem pracy w dokumencie powinien być na bieżąco odnotowywany każdy dzień roboczy, włącznie z godzinami, nadgodzinami, absencjami itd. Na karcie osób pracujących hybrydowo musi się dodatkowo znaleźć informacja o tym, że odbyła się praca zdalna. Bez tego niemożliwa będzie np. wypłata ryczałtu.
W dniach, gdy pracownik przebywa w firmie, nie wydaje się to stanowić większego problemu. Może on wtedy wypełnić fizyczny dokument czy rejestrować wejście i wyjście w sposób bardziej nowoczesny np. poprzez czytnik kodów QR. Inaczej dzieje się, gdy osoba pełni obowiązki poza firmą. Jak wówczas ewidencjonować jej pracę?
Najlepiej zastosować elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy pozwalające na potwierdzanie początku i końca pracy, tzn. bez konieczności przesyłania do firmy papierowej listy.
Dedykowanym rozwiązaniem jest w tej sferze Grafik Optymalny, w którym czas pracy jest automatycznie rozliczony i przeniesiony na karty ewidencji. Dzięki niemu możesz na bieżąco odnotowywać i monitorować, kto, kiedy, gdzie i o której rozpoczął i zakończył dzień roboczy. Oprogramowanie umożliwia nie tylko wygodną i skrupulatną ewidencję. Dzięki niemu za pomocą kilku kliknięć przekształcisz służbowy laptop, tablet czy telefon w czytnik RCP, umożliwiający rejestrowanie wejść i wyjść pracowników tak, jak robią to standardowe czytniki.
Zgodnie z Kodeksem Pracy, zasady wykonywania pracy w modelu hybrydowym wprowadzisz poprzez porozumienie z zakładową organizacją związkową. Jeśli w firmie nie działają związki, ustalenia te zapisujesz w regulaminie pracy, po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników. Tworząc taki dokument wewnętrzny, musisz precyzyjnie określić:
grupy pracowników, które mogą korzystać z tego trybu,
zasady pokrywania kosztów (np. wysokość ryczałtu za prąd i domowy internet),
sposób potwierdzania obecności na stanowisku,
procedury kontroli wykonywania obowiązków oraz przestrzegania zasad BHP i RODO poza firmą.
Jasno spisane ramy chronią interesy obu stron. Zapewniają spójność w działaniu i zapobiegają codziennym nieporozumieniom na linii przełożony-podwładny.
Wprowadzenie modelu mieszanego to nie tylko ukłon w stronę oczekiwań rynku, ale przede wszystkim konkretne korzyści biznesowe i operacyjne dla firmy. Główne atuty z perspektywy organizacji to:
optymalizacja kosztów operacyjnych, ponieważ rotacyjna obecność w biurze pozwala na wynajęcie mniejszej przestrzeni, wprowadzenie współdzielonych biurek i wyraźne obniżenie rachunków za media;
przewaga rekrutacyjna, gdyż gwarancja elastycznych warunków zatrudnienia silnie przyciąga specjalistów, dla których taki układ stanowi obecnie rynkowy standard;
zwiększenie lojalności kadry z uwagi na łatwiejsze godzenie życia zawodowego i prywantego, co naturalnie prowadzi do spadku wskaźnika rotacji, a w efekcie pozwala uniknąć ogromnych kosztów związanych z ciągłym pozyskiwaniem i wdrażaniem nowych osób;
łatwiejsze budowanie kultury organizacyjnej dzięki regularnym, osobistym spotkaniom zespołu w siedzibie firmy.
Dla osób zatrudnionych łączenie trybu domowego z biurowym to doskonały kompromis. Zapewnia on znacznie większą wygodę i pozytywnie wpływa na ogólne zadowolenie z wykonywanych obowiązków. Najważniejsze korzyści obejmują:
oszczędność czasu i pieniędzy, ponieważ ograniczenie dni stacjonarnych pozwala uniknąć stania w korkach oraz wydatków na paliwo czy bilety komunikacji miejskiej;
lepsza równowaga życiowa, gdyż opcja hybrydowa ułatwia godzenie obowiązków zawodowych z prywatnymi;
większa szansa na głębokie skupienie, gdyż domowe zacisze pozbawione biurowego szumu i ciągłych rozmów współpracowników sprzyja zadaniom wymagającym maksymalnej koncentracji;
ochrona przed izolacją i wypaleniem, bo dni spędzane w biurze zaspokajają naturalną potrzebę socjalizacji.
Zarządzanie rozproszonym zespołem zmusza do gruntownej zmiany dotychczasowych nawyków menedżerskich. Podstawową barierą bywa asynchroniczna komunikacja i ryzyko powstawania tak zwanych silosów informacyjnych. Osoby pełniące w danym dniu obowiązki z domu mogą czuć się pominięte w spontanicznych, biurowych ustaleniach. Jako pracodawca musisz liczyć się z kilkoma konkretnymi wyzwaniami:
unikaniem faworyzowania pracowników stacjonarnych (np. przy awansach czy przydzielaniu ciekawych projektów),
sprawnym wdrażaniem nowych osób, by bez codziennej obecności w biurze szybko wchłonęły specyfikę firmy,
utrzymaniem równego zaangażowania podczas spotkań łączących osoby w salce konferencyjnej z tymi przed monitorami,
zapewnieniem cyberbezpieczeństwa dla sprzętu oraz danych znajdujących się na nim podczas pracy z wykorzystaniem z prywatnych, domowych sieci.
Sprostanie tym wymogom wymaga wdrożenia transparentnych procedur oraz regularnego szkolenia kadry kierowniczej.
Praca hybrydowa, oficjalnie uregulowana w polskim Kodeksie Pracy od lipca 2023 roku, to elastyczny model łączący wykonywanie obowiązków stacjonarnie i zdalnie. Jako pracodawca musisz sformalizować jej zasady w umowach o pracę oraz w regulaminie wewnętrznym, precyzując m.in. miejsce pracy, wysokość ryczałtu kosztów i procedury kontroli. Tryb ten nakłada na Ciebie obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków oraz odpowiedniego sprzętu, przy jednoczesnym zachowaniu standardowych norm wymiaru czasu pracy.