Zarządzanie pracownikami w okresie jesienno-zimowym to dla wielu firm specyficzny okres ze względu na czas wzmożonych absencji chorobowych pracowników. Sezon przeziębieniowy rozpoczyna się pod koniec września i uruchamia tym samym lawinę zwolnień chorobowych. Nie zawsze zwolnienia lekarskie wynikają jednak z faktycznego pogorszenia się stanu zdrowia pracownika. Wpływają one na koszty pracodawcy, ponieważ chorą osobę najczęściej musi zastąpić ktoś inny, niejednokrotnie pracując w godzinach nadliczbowych. O ile na faktyczne zwolnienia chorobowe nie jesteś w stanie wpłynąć, tak z te nieuzasadnione możesz reagować i im zapobiegać. Jak zatem poradzić sobie z zarządzaniem pracownikami w okresie wzmożonych L4? Tego dowiesz się z poniższego artykułu.
Zarządzanie pracownikami w okresie wzmożonych zwolnień - jak się do tego przygotować?
Samych zwolnień lekarskich nie jesteś w stanie wyeliminować do zera jednak możesz się do nich odpowiednio przygotować. Jednym ze sposobów na zapanowanie tą sytuacją będzie zweryfikowanie danych o L4 za poprzednie lata. Jeśli po statystykach widzisz, że wraz z rozpoczęciem wiosny czy okresu jesienno-zimowego liczba osób udająca się na zwolnienie chorobowe wzrasta, przygotuj grafik pracy, który uwzględni te dane. Zaplanuj w grafiku większą ilość osób, dzięki czemu w razie pojawienia się zwolnienia nie będziesz obawiać się o braki kadrowe.
Jeśli Twój grafik nie jest odpowiednio przygotowany do okresu wzmożonych zachorowań to w przypadku ewentualnych niedoborów pracowników, pozostała część zatrudnionych nie przebywająca na L4 będzie musiała nadrobić nieobecności kolegów z zespołu, generując tym samym pracę w nadgodzinach. Zarządzanie pracownikami będzie zatem utrudnione a także nieopłacalne.
Praca w godzinach nadliczbowych jest jednak z perspektywy pracodawcy dodatkowym kosztem, ponieważ wiąże się albo z wypłaceniem dodatkowego wynagrodzenia pracownikowi, albo udzieleniem mu wolnego w stosunku 1:1 lub 1:1,5.
Zwolnienia lekarskie a źle ułożony grafik
Pamiętaj, że nieobecność w pracy nie zawsze jest związana z chorobą pracownika. Często może ona wynikać z źle zaplanowanego grafiku czasu pracy. Dla przykładu: Jeśli zatrudniasz pracownika - studenta, który z odpowiednim wyprzedzeniem komunikuje o braku możliwości pojawienia się pracy w piątki wieczorem ze względu na zajęcia na uczelni a mimo to planujesz czas pracy nie uwzględniając jego prośby, to prawdopodobnie będziesz musiał się liczyć z tym tym że trafi do Ciebie informacja o L4 pracownika. Mając do wyboru pójście na zajęcia lub przyjście do pracy, z dużym prawdopodobieństwem wybierze tę pierwszą opcję. Podobna sytuacja będzie tyczyła się każdego innego pracownika, którego prośby grafikowe nie zostaną uwzględnione w harmonogramie. Aby zapobiec takim sytuacjom i uniknąć nieuzasadnionych zwolnień lekarskich, postaraj się uwzględniać ewentualne niedostępności pracowników i na podstawie tych informacji planować czas pracy.
Widok panelu do weryfikacji próśb grafikowych pracowników. Każda zatrudniona osoba będzie mogła wprowadzić swoje indywidualne preferencje dotyczące pracy na kalendarzu z poziomu panelu pracownika.
Zwolnienia lekarskie a przepracowanie
Zwolnienie lekarskie pracownika, może także wiązać się z jego fizycznym oraz psychicznym zmęczeniem i potrzebą odpoczęcia od codziennych obowiązków w pracy. Jeśli zatem widzisz spadek efektywności u pracownika, zareaguj z wyprzedzeniem, zanim Twój zatrudniony zdecyduje się na skorzystanie ze zwolnienia lekarskiego. Porozmawiaj z pracownikiem na temat ilości jego obowiązków, podziel zadania między pozostałych zatrudnionych i w ten sposób wesprzyj go w tym okresie. Twoja wyrozumiałość może sprawić, że pracownik nie zdecyduje się na wykorzystanie L4 a Ty zachowasz ciągłość pracy w zespole.
Dobry grafik pracy - recepta na okres wzmożonych L4
Jak już wspomniałam wcześniej, na zwolnienia wynikające z choroby pracownika nie jesteśmy w stanie wiele poradzić i im zapobiec. Jednak to jak będzie wyglądał grafik pracy może znacząco wpłynąć na potencjalne zwolnienia niekoniecznie wynikające z faktycznego pogorszenia się stanu zdrowia. Jeśli tworząc harmonogram pracy weźmiesz pod uwagę historyczne dane dotyczące absencji swoich pracowników, uwzględnisz prośby grafikowe a także zadbasz o zapewnienie pracownikom odpowiednich odpoczynków od pracy, możesz zminimalizować ryzyko wpłynięcia L4 do minimum.
Przygotowanie jednak dobrego grafiku pracy, który uwzględnia tak wiele aspektów może być jednak trudnym do zrealizowania przedsięwzięciem. Aby jednak wspomóc managerów i planistów w tym zadaniu, rekomendujemy wdrożenie do firmy odpowiedniego narzędzia do planowania i rozliczania czasu pracy takiego jak Grafik Optymalny. Nasze rozwiązanie poza tworzeniem grafików, umożliwia także weryfikację potencjalnych niedoborów w harmonogramie, informuje o jego kosztach a także wykazuje pracę w nadgodzinach, jeśli taka praca miała miejsce. Dodatkowo pracownicy mają możliwość wprowadzania swoich próśb grafikowych czy wysyłania wniosków urlopowych do przełożonych.
Wszystkie funkcjonalności a także raporty o czasie pracy masz w jednym miejscu, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.
Zapisz się na bezpłatny okres próbny i wypróbuj Grafik Optymalny przez 30 dni za darmo.
Loading...