Organizacje non-profit, aby skutecznie realizować swoje cele, muszą efektywnie zarządzać czasem pracy pracowników. Większość instytucji funkcjonuje w stałych godzinach, nie tworząc grafików. Niekiedy, w określonej sytuacji lub przy specyficznym charakterze organizacji (np. telefon zaufania, wolontariat medyczny), potrzebna jest praca w nieregularnych godzinach, a tym samym planowanie godzin pracy. W tym artykule podpowiadam, jak skutecznie organizować działania w organizacjach pozarządowych.
Tworząc grafik pracy w organizacji non-profit, należy najpierw określić cele organizacji lub przedsięwzięcia. Potem, na ich podstawie, określa się ilość pracy do wykonania. Warto uwzględnić nakład obowiązków na dany tydzień, miesiąc, dzień, a nawet godzinę.
Jeśli zapotrzebowanie na pracę bywa zmienne, warto wskazać czynniki, które je determinują (np. warunki atmosferyczne, organizacja eventów, święta itp.). Przykładowo, grupa ratownicza może wymagać większej obsady w sezonie turystycznym i przy surowej pogodzie, a w telefonie zaufania więcej psychologów musi czuwać w okresie świąt. Podobnie więcej zaangażowanych wymaga organizacja kulturalna lub fundacja organizujące cykliczną weekendową zbiórkę.
Kolejny krok to określenie, ile godzin w miesiącu mogą przepracować poszczególne osoby. Należy wziąć pod uwagę wymiar etatów oraz plany urlopowe. Pracownik pełnoetatowy może przepracować maksymalnie 40 godzin w tygodniu. Przysługuje mu również prawo do:
Istotne jest też uwzględnienie: 1) dyspozycyjności poszczególnych pracowników, 2) absencji oraz 3) możliwości zastępstw (również wolontariuszami). Warto zadbać o elastyczność, tzn. szanować indywidualne potrzeby pracowników, by zabezpieczyć się przed nieprzewidzianymi urlopami na żądanie czy rotacją pracowników wynikającą z niedopasowania godzin pracy do ich zajęć na uczelni czy zadań wynikających z rodzicielstwa.
Grafik pracy planujemy z wyprzedzeniem co najmniej 7-dniowym. Pracownicy powinni móc się z nim zapoznać. Pozwala to uniknąć nieporozumień, a w razie problemów, wprowadzić modyfikacje w harmonogramie.
Sporządzanie grafiku uwzględniającego wszystkie powyższe zmienne oraz przepisy Kodeksu Pracy bywa żmudne i czasochłonne. Zwłaszcza jeśli używasz z metod tradycyjnych typu długopis i kartka lub arkusz kalkulacyjny. Zdecydowanie łatwiej skorzystać z dedykowanego oprogramowania, takiego jak Grafik Optymalny. Pozwala on generować harmonogramy czasu pracy zgodne z Kodeksem Pracy, dostosowane do nakładu i systemu pracy w organizacji, możliwości oraz potrzeb pracowników zatrudnionych w różnych wymiarach etatu, na podstawie odmiennych umów cywilno-prawnych.
Grafik Optymalny pomaga optymalizować większość czasochłonnych i skomplikowanych procesów związanych z zarządzaniem godzinami pracy zespołu. Chcesz sprawdzić, jak działa? Załóż konto testowe na naszej stronie i przetestuj możliwości za darmo.