Wydajność pracy to jeden z czynników decydujących o rozwoju i konkurencyjności Twojego biznesu. W artykule wpisie wyjaśniam, czym ona jest, co na nią wpływa oraz jak można ją mierzyć i podnieść w swojej firmie. Poruszam kwestie istotne dla pracodawców i Działów Kadr.
Wydajność pracy – definicja
Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku Języka Polskiego wydajność pracy to „suma produktów wytworzonych lub usług świadczonych przez jednego pracownika w określonej jednostce czasu i za pomocą określonych zasobów”. Inaczej mówiąc, jest ona miarą tego, ile pracy udało się wykonać jednej osobie (ale też grupie osób, do czego jeszcze przejdziemy) w danym czasie, a także jakie są efekty tej pracy.
Wydajność pracy a wydajność pracownika
Wydajność pracy odnosi się do sposobu, w jaki mierzy się, ile pracy zostało wykonane przez całą firmę lub dział, niezależnie od konkretnych pracowników. Natomiast wydajność pracownika koncentruje się na jednostce: wydajności konkretnego pracownika oraz tym, ile wniósł on do ogólnej wydajności firmy, działu itd.
Przykład: Prowadzisz zakład produkujący telewizory. Wydajność pracy w tym zakładzie oznaczałaby, ile telewizorów zostało wyprodukowanych przez całą fabrykę (lub np. przez konkretny dział) w ciągu miesiąca, bez względu na to, którzy pracownicy i w jakim stopniu zaangażowani byli w produkcję. Natomiast wydajność pracownika odnosiłaby się do tego, ile telewizorów w ciągu miesiąca udało się wyprodukować pojedynczemu pracownikowi fabryki.
Rodzaje wydajności pracy
Wyróżnia się 3 podstawowe rodzaje wydajności pracy:
- Indywidualna – wydajność pracy jednego pracownika wykonanej w określonym ujęciu czasowym.
- Zbiorowa – jest przeciwieństwem wydajności indywidualnej i odnosi się do wskaźnika wydajności pracy całego przedsiębiorstwa, jego działu czy konkretnego zespołu.
- Społeczna –przeciętna skuteczność pracy ogółu pracowników zatrudnionych we wszystkich przedsiębiorstwach zaliczanych do konkretnego sektora gospodarki.
Przykładowo, jeśli prowadzisz zakład krawiecki, to indywidualna wydajność pracy może oznaczać, ile sztuk ubrań w ciągu jednego miesiąca wyprodukował pojedynczy pracownik, indywidualność zbiorowa – ile wyprodukował ich cały Twój zakład, a wydajność społeczna, ile ubrań wyprodukowano miesięcznie we wszystkich zakładach krawieckich w Polsce.
Wskaźnik wydajności pracy – wzór
Obliczanie wydajności pracy przeprowadzisz za pomocą konkretnego wzoru, otrzymując wskaźnik wydajności pracy, czyli iloraz produkcji (wytworzonych dóbr lub wykonanych usług) i nakładu pracy. T:
W = E / N
gdzie:
- W – wydajność pracy
- E – efekt pracy
- N – nakład pracy
Jest to wzór ogólny, który modyfikuje się na potrzeby różnych branż, np. produkcji, przedsiębiorstw handlowych czy usługowych. Np. efekt albo nakład pracy mogą odnosić się do ilości wyprodukowanych dóbr albo sprzedaży, a nakład – do poświęconego czasu lub innych zasobów. Aby to zobrazować, posłużmy się kilkoma przykładami.
Wydajność pracy w przemyśle
Aby obliczyć wydajność pracy w przedsiębiorstwie produkcyjnym, możesz użyć nieco zmodyfikowanego wzoru ogólnego:
W = P / T lub N
P oznacza wielkość produkcji, a T – czas, który pochłonęła.
Załóżmy, że produkujesz chemię budowlaną. Twoi pracownicy w ciągu 8-godzinnej zmiany wytwarzają 1000 litrów farby do drewna. Korzystając z powyższego wzoru, możesz policzyć, że wydajność ich pracy jest równa: W = 1000 l / 8h = 125 l / 8 (czyli 125 litrów na godzinę).
Wydajność pracy w brygadzie budowlanej
Aby obliczyć wydajność pracy brygady budowlanej, użyj tego samego wzoru. P będzie w nim oznaczać miarę pracy wykonanej przez brygadę, a T – liczbę przepracowanych godzin.
Załóżmy, że Twoja brygada przez 8 godzin roboczych (T) pracowała nad budową ściany. W tym czasie ułożyła jej 80 metrów (P). Wydajność pracy (W) brygady wyniosła zatem W = 80 m / 8 g, czyli 10 metrów ściany na 1 godzinę pracy.
Wydajność pracy w usługach
Tym razem wyobraź sobie, że prowadzisz firmę zajmującą się naprawą komputerów. W ciągu tygodnia roboczego (T), czyli 40 godzin pracy, Twoim pracownikom udało się naprawić 80 sprzętów (E). Oznacza to, że wydajność pracy w Twojej firmie wyniosła tygodniowo 2 naprawione komputery na godzinę (W = 80k / 40 godz. = 2 k/godz.)
Wydajność pracy w handlu
Obliczenie wydajności pracy w przypadku firmy handlowej jest bardziej skomplikowane, ponieważ nie zawsze można ją mierzyć w tak prosty sposób, jak w przypadku produkcji. Zasadniczo efektem pracy (E) jest tutaj sprzedaż (S), zatem wzór ogólny należałoby zamienić dla handlu w ten sposób:
W = S / N
Przykładowe wskaźniki wydajności pracy w tym sektorze mogą jednak obejmować np.:
- Sprzedaż na metr kw. powierzchni sklepu – wskaźnik mierzy, ile przychodu generuje sklep na jednostkę powierzchni, np. jeśli lokal o pow. 100 m2 generuje przychód 100 000 zł miesięcznie, to wskaźnik wydajności pracy wynosi: 100 000 zł / 100 m2 = 1000 zł / m2
- Sprzedaż na pracownika lub dział – jeśli firma handlowa zatrudnia w dziale 5 osób i generuje on 500 000 zł przychodu miesięcznie, to wskaźnik wydajności pracy działu wynosi 500 000 zł / 5 os., czyli 100 000 zł na osobę.
Te i podobne wyniki mogą być dla Ciebie użyteczne do monitorowania i oceny wydajności pracy całej firmy oraz planowania przyszłych zadań i alokacji zasobów.
Wskaźnik wydajności pracy na jednego zatrudnionego
Aby obliczyć wydajność pracy na 1 zatrudnionego, ponownie skorzystaj ze wzoru ogólnego (W = E / N), dopasowując go do specyfiki firmy. Posługując się przykładami przedstawionymi wcześniej, można go obliczyć np. tak:
- Przemysł: jeśli pojedynczy pracownik w ciągu 8-godzinnej zmiany wyprodukował 100 l farby, to wydajność jego pracy wynosi 12,5 l / h.
- Brygada budowlana: jeśli pracownik budowlany w ciągu 8 godzin ułożył 10 metrów muru, to wydajność jego pracy wynosi 1,25 m / h
- Usługi: jeśli 1 pracownik w ciągu 40 godzin pracy w tygodniu naprawił 8 komputerów, to wydajność jego pracy wynosi 0,2 komputera na godzinę.
- Handel: jeśli jeden Twój handlowiec (zatrudniony na pełen etat) generuje 132 000 zł przychodu miesięcznie w ciągu 22 dni roboczych, to wydajność jego pracy (sprzedaż) wynosi 6000 zł / dzień lub 750 zł na godzinę.
Mierniki wydajności pracy
Istnieje wiele mierników wydajności pracy, które można dostosować do potrzeb konkretnej firmy, branży czy stanowiska pracy. Na ich podstawie można ocenić efektywność wykonywania zadań przez konkretną osobę, dział lub całe przedsiębiorstwo (mierniki indywidualne, zespołowe, organizacyjne). Można je ponadto kategoryzować według różnych kryteriów pomiaru, np. mierniki czasowe, ilościowe, jakościowe, produkcyjne, sprzedaży czy usługowe. Przykładowymi miernikami wydajności pracy mogą być:
- Liczba zadań wykonanych w określonym czasie, np. na godzinę lub na jednej zmianie (miernik ilościowy).
- Procentowy udział czasu produkcyjnego w całkowitym czasie pracy (miernik czasowy).
- Czas potrzebny na wykonanie określonego zadania (miernik czasowy).
- Efektywność kosztowa pracownika albo działu (miernik jakościowy).
- Jakość wykonanej pracy (miernik jakościowy).
- Liczba nowych klientów pozyskanych w określonym czasie (miernik ilościowy).
- Procentowe zadowolenie klientów mierzone na podstawie ankiet albo opinii (miernik jakościowy)
- Ilość raportów lub analiz przygotowanych przez zespół (miernik ilościowy).
- Stopień obłożenia hotelu, restauracji lub innego obiektu usługowego (miernik ilościowy).
- Liczba sprzedaży (przychodów) przez zespół handlowy (miernik ilościowy).
- Czas reakcji na zgłoszenie awarii lub incydentu (miernik czasowy).
Nieocenioną pomocą w monitorowaniu wydajności pracy jest technologia, pozyskiwane za jej pomocą dane i statystyki. Grafik Optymalny umożliwia generowanie raportów związanych z wydajnością pracy zarówno pojedynczych osób, jak i całych działów.
Krzywa wydajności pracy
Krzywa wydajności pracy to wykres obrazujący poziom wydajności pracy człowieka w konkretnych porach dnia. Opracowała ją niemiecka Komisja ds. Badań nad Pracą (REFA). Udowodniono, że w pewnych zakresach godzin ludzki organizm pod względem psychofizycznym funkcjonuje lepiej, a człowiek dysponuje wówczas pełnią sił twórczych.
Co to oznacza dla Ciebie jako pracodawcy albo kadrowca? Przede wszystkim to, że harmonogram pracy poszczególnych pracowników czy zespołów warto planować tak, by najtrudniejsze lub wymagające największej kreatywności zadania powierzać im w godzinach, gdy wydajność ich pracy jest największa. Zgodnie z krzywą REFA u większości ludzi przypada ona najczęściej w godzinach 9-11 oraz 17-19. Poza tymi zakresami pracownicy lepiej radzą sobie z zadaniami mechanicznymi i powtarzalnymi, np. przepisywaniem tekstu, pracą przy taśmie, pakowaniem towaru itd.
W praktyce przebieg wykresu zależy oczywiście od indywidualnych predyspozycji pracownika. Warto jednak kierować się nim, organizując pracę w firmie, zarządzając czasem pracy czy dostosowując harmonogram do rozmaitych systemów organizacyjnych.
Czynniki wpływające na wydajność pracy
Wśród 3 podstawowych grup czynników wpływających na wydajność pracy wymienia się:
- Kapitał fizyczny.
- Kapitał ludzki.
- Technologię.
Grupy te można podzielić na inne, mniejsze kategorie. I tak w przypadku kapitału fizycznego na wydajność pracy mogą wpływać m.in. infrastruktura (budynki, transport, dostęp do surowców i dostawy), wyposażenie (maszyny, narzędzia, odzież pracownicza itp.) i warunki pracy (bezpieczne, ergonomiczne i komfortowe wyposażenie wnętrz, organizacja przestrzeni itd.). Do kapitału ludzkiego zaliczają się z kolei: kwalifikacje i umiejętności pracowników, ich motywacja i zaangażowanie, zdrowie i dobre samopoczucie, kultura organizacyjna czy jasno zdefiniowane procedury. W zakres technologii wchodzą natomiast m.in. nowoczesne narzędzia i oprogramowanie, automatyzacja i robotyzacja procesów, innowacje czy zakres dostępu do informacji oraz skuteczność ich przepływu.
Jak zwiększyć wydajność pracy?
Istnieją pewne czynniki wzrostu wydajności pracy, dzięki którym możesz sukcesywnie zwiększać ten współczynnik w swojej firmie. Związane są one m.in. z inwestowaniem we wspomniane wyżej czynniki przekładające się na wydajność pracy. Przykładowo, jeśli chcesz ją poprawić, warto rozważyć takie działania jak m.in.:
- inwestowanie w rozwój kompetencji pracowników (np. organizowanie szkoleń lub abonament na kursy),
- rozwój infrastruktury,
- modernizacja stanowisk pracy,
- dostępność do odpowiednich narzędzi lub maszyn usprawniających pracę,
- stworzenie systemu benefitów pracowniczych,
- inwestowanie w nowe technologie i oprogramowanie automatyzujące, przyspieszające i optymalizujące procesy w firmie.
Pamiętaj, że wydajność pracy w całej firmie jest w dużej mierze związana z efektywnym zarządzaniem czasem i organizacją zadań Twoich pracowników. Jeśli chcesz na bieżąco usprawniać związane z nimi obszary, warto sukcesywnie zastępować tradycyjne metody, stosując np. dedykowane oprogramowanie, pozwalające na m.in. tworzeniem grafików dostosowanych do potrzeb zarówno przedsiębiorstwa, jak i poszczególnych pracowników (zatrudnionych w odmiennych wymiarach, systemach pracy, zdalnie, hybrydowo itd.), sprawne ewidencjonowanie, optymalizowanie kosztów pracy czy bieżące monitorowanie i raportowanie absencji. Te i wiele innych funkcji przekładających się pozytywnie na wzrost wydajności pracy oferuje Grafik Optymalny.
Loading...