8 powodów, dla których nie powinieneś zwlekać z wdrożeniem Grafiku Optymalnego

Wszyscy mamy tendencję do odkładania spraw na później. W pewnych obszarach takie działania mogą mieć szczególnie negatywne konsekwencje. Jedną z nich jest zarządzanie czasem pracy. Brak odpowiednich grafików pracy i niedostateczna etyka planowania czasu pracy może nie tylko wytrącić firmę z harmonijnego działania, ale nawet pchnąć ją w wir rosnących kosztów pracy. W dłuższej perspektywie może mieć to opłakane konsekwencje, włącznie z zachwianiem płynności finansowej przedsiębiorstwa. Nie straszymy - po prostu mówimy, jak jest (o czym pisaliśmy z resztą w artykule nt. przyczyn upadku Almy). W tym artykule przedstawimy Ci 8 powodów, dla których po prostu nie warto zwlekać z wdrożeniem Grafiku Optymalnego. Zapraszamy do lektury!

Brak właściwej obsady

Nadwyżka pracowników w czasie, kiedy nie jest to konieczne, to wyrzucanie pieniędzy firmy w błoto. Takie nieefektywne lokowanie godzin pracy to zwyczajne przepalanie budżetu, które nie wnosi nic oprócz strat finansowych. Czy w Twojej firmie kontroluje się są grafiki pracy pod tym kątem?

Niedobory personelu

W czasie zwiększonego zapotrzebowania na pracę, niedobory personelu przekładają się na niezadowolenie klientów i prowadzą do nieosiągania potencjalnego zysku. Zbyt długi czas oczekiwania na obsługę i stanie w kolejce zniechęca klienta do zakupu oraz negatywnie wpływa na postrzeganie firmy. Gwarantowany spadek przychodów.

Niezrealizowanie budżetu

Czy przeliczasz na bieżąco koszt personalny, jaki wynika z grafiku? Jeśli nie to możesz się zdziwić oglądając P&L. Wszystkie godziny lokowane w grafiku, nadgodziny, dopełnienia kosztują, a jak już miesiąc się zakończył, to poza wypłatą nie pozostaje nic więcej.

Pomyłki przy rozliczaniu czasu pracy

Rozliczanie wykonywane ręcznie może zmarnować sporo czasu, który mógłby zostać wykorzystane efektywniej. Istnieje także ryzyko błędów, a w konsekwencji wykonywanie pracy od nowa czy przelania wynagrodzenia w błędnej kwocie.

Marnotrawstwo czasu

Planowanie pracy jest bardzo czasochłonne, jeśli chce się go stworzyć dobrze. Dobrze to znaczy z uwzględnieniem potrzeb biznesowych firmy, przepisów i pracowników. Na jedną godzinę planowania przypadają nawet 2 dodatkowe godziny na pozostałe czynności, takie jak zbieranie informacji o dostępności pracowników, przeplanowania w trakcie miesiąca, informowanie o tym pracowników. Ten czas powinien zostać spożytkowany w lepszy sposób, przynoszący zyski firmie.

Ryzyko kar z PIP

Ręczne planowanie grafiku pracy naraża firmę na kary z PIP. Sięgają one nawet 30 tysięcy zł! Poza tym nieprzestrzeganie przepisów wiąże się z utratą wizerunku w oczach pracowników, a nawet klientów, jeśli informacja o tym dotrze do mediów. Zaznajomienie się ze wszystkimi wymogami prawnymi jest niezwykle czasochłonne i wymaga ciągłych szkoleń w tym zakresie. Zapewnienie zgodności z grafikami wymaga ich ciągłej weryfikacji, a więc czasu, a tym samym generuje kolejne koszty.

Ukryte koszty pracy

Rotacja personelu

Koszty rotacji pracownika to od 30 do 200% jego wynagrodzenia rocznego. Jest wynikiem nieuwzględnienia potrzeb pracowników w grafiku tj. pomijania ich próśb grafikowych.

Zła rejestracja czasu pracy i spóźnienia

To z pozoru błahostka, ale w ujęciu miesięcznym całej firmy może prowadzić do realnych strat. Szacuje się, że nieodnotowane spóźnienia i wcześniejsze wyjścia stanowią kilka procent czasu pracy pracownika.

Czynności zarządcze

Czynności zarządcze i kontrolne w obszarze czasu pracy to także spore nakłady czasowe w firmie. Obciążeni nimi są nie tylko pracownicy odpowiedzialni za tworzenie harmonogramów pracy, ale także kadra zarządzająca, mająca za zadanie raportowanie ilościowe oraz wskaźników w tym obszarze.

Darmowy audyt grafików pracy

Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt.

Musisz stworzyć grafik pracy, lecz nie wiesz od czego zacząć? Skontaktuj się z nami, wówczas pomożemy Ci stworzyć optymalne grafiki pracy. W naszym systemie możesz generować harmonogram pracy dostosowany zarówno do Twoich potrzeb, przepisów prawa, a także do dyspozycji pracowników. Testuj system przez 30-dni, całkowicie za darmo!