Urlopy wypoczynkowe – kłopotliwe sytuacje i jak je rozwiązać?

Każdemu pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze 20 lub 26 dni rocznie w zależności od stażu pracy (jest to jedna z zasad tworzenia grafików pracy, o których już sporo pisaliśmy). Bywa, że pracownik ma inne oczekiwania co do urlopu, a zwłaszcza terminu, niż pracodawca. Jak rozwiązać tę i podobne kłopotliwe sytuacje związane z urlopami wypoczynkowymi w firmie dowiesz się z tego artykułu.

Urlop w terminie niedogodnym dla firmy

Urlop wypoczynkowy powinien być udzielony w terminie ustalonym między pracownikiem, a pracodawcą. Pracownik wnioskuje o urlop, a pracodawca akceptuje go, jeśli udzielenie urlopu nie spowoduje zakłócenia normalnego toku pracy w firmie. Jeśli więc pracownik chciałby wziąć urlop w terminie, jaki nie byłby dogodny dla firmy, przełożony może takiego urlopu nie zaakceptować. W efekcie jednak możemy mieć takie same konsekwencje – brak osoby w pracy. Pracownik może bowiem wziąć urlop na żądanie lub pójść na “lewe” zwolnienie lekarskie. W branżach, w których jest spory deficyt pracowników (np. handel detaliczny, gastronomia) nieudzielenie zgody na urlop w oczekiwanym terminie może skutkować nawet odejściem pracownika z pracy. Aby zapobiec takiej sytuacji warto komunikować pracownikom zasady dotyczące urlopów i okresy, kiedy udzielenie urlopu nie jest możliwe (np. ze względu na wysoki sezon) już w momencie zatrudnienia. Pracownicy powinni wiedzieć, od czego uzależniona jest akceptacja wniosku o urlop w wybranym terminie i ewentualny brak zgody nie wynika ze złej woli przełożonego. Pozwala to zapobiec późniejszym nieporozumieniom w tym temacie.

Nakładające się urlopy

Problematyczne z perspektywy zapewnienia normalnego toku pracy w firmie może też być składanie wniosków na ten sam termin przez wielu pracowników. W takiej sytuacji może po prostu zabraknąć rąk do pracy. Kwestia ta dotyczy popularnych terminów – wakacje, ferie zimowe, Wigilia, Sylwester, tzw. długie weekendy. Aby uniknąć kłopotów warto wprowadzić sprawiedliwe zasady rządzące ustalaniem urlopów w tych terminach. Warto określić ile osób maksymalnie może wnioskować o urlop na dany okres i określić naprzemienność ich udzielania np. jeśli osoba wnioskowała o urlop w Wigilię, wówczas nie może wnioskować o urlop w Sylwestra. W kolejnym roku odwrotnie – osoba może wnioskować o urlop w Sylwestra, ale w Wigilię musi być w pracy.

Urlop nagły

Może się zdarzyć, że pracownik w związku z jakąś nieplanowaną sytuacją chciałby wziąć urlop w bliskim terminie, na który jest już zaplanowany grafik czasu pracy. Takie przypadki są przewidziane przez Kodeks Pracy i mamy wachlarz rozwiązań w zależności od typu. Na ślub czy pogrzeb członka rodziny – urlop okolicznościowy, na chorobę – zwolnienie lekarskie, na chorobę dziecka – opiekę. Na wszystkie inne nieprzewidziane sytuacje pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie. Urlop ten udzielony jest z puli urlopu wypoczynkowego. W systemie równoważnym, o którym wiele pisaliśmy na naszym blogu (m.in. o branżach, w których najlepiej sprawdza się ten system, jego wadach i zaletach, perspektywie pracownika) liczba godzin udzielonego urlopu zależy od liczby godzin zaplanowanych już w grafiku. Przykładowo – jeśli pracownik miał zaplanowany czas pracy od 8:00 do 20:00, wówczas należy udzielić pracownikowi urlopu na 12 godzin.

Jeśli pracownik wykorzystał już wszystkie dni urlopu na żądanie, wówczas może składać wniosek o urlop wypoczynkowy. Oczywiście jego akceptacja zależy od tego, czy udzielenie urlopu nie zaburzy normalnego funkcjonowania firmy.

Jeżeli pracownik wykorzystał już cały przysługujący urlop to może wnioskować o udzielenie urlopu bezpłatnego. Jego udzielenie zależy od dobrej woli przełożonego, ale warto rozważyć wszystkie za i przeciw. Jeżeli pracownik ma poważną potrzebę to nieudzielenie wolnego może skutkować “lewym” zwolnieniem lub niestawieniem się w pracy bez usprawiedliwienia. W skrajnych przypadkach niezadowolony pracownik może poszukać innej pracy.

Zmiana terminu urlopu przez pracownika

Zdarza się, że osoba chce przesunąć termin urlopu. To, w jaki sposób ma się zachować pracodawca zależy od powodu chęci przesunięcia urlopu. Jeżeli powodem jest choroba, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, urlop macierzyński lub powołanie na ćwiczenia lub przeszkolenie wojskowe albo powołanie do pełnienia terytorialnej służby wojskowej, wówczas pracodawca musi zaakceptować zmianę terminu. Nowy termin musi być wyznaczony wspólnie.

Jeżeli przyczyna zmiany terminu jest inna, wówczas zgoda na zmianę zależy od dobrej woli pracodawcy, no i tego, czy nowy termin nie zakłóca normalnego toku pracy w firmie.

Zmiana terminu urlopu przez pracodawcę

Pracodawca ma prawo zmienić termin urlopu w sytuacji, kiedy jego udzielenie wiązałoby się z poważnym zakłóceniem normalnego toku pracy. Chodzi tutaj o nieprzewidziane wcześniej sytuacje np. choroba innego pracownika, awarie, pożary czy kontrole. Wiąże się to z koniecznością refundowania kosztów poniesionych przez pracownika np. bilety lotnicze, opłacony hotel itp. Nowy termin musi być ustalony wspólnie z pracownikiem.

Odwołanie z urlopu

Podobnie jak w przypadku zmiany terminu, pracodawcy przysługuje prawo odwołania pracownika z urlopu. Sytuacje, w jakich jest to dozwolone są takie same jak przy zmianie terminu przez pracodawcę: nieprzewidziane wcześniej zdarzenia jak choroba innego pracownika, awarie, pożary czy kontrole. Pracodawca musi zrefundować koszty powrotu oraz niezrealizowanego wypoczynku pracownika oraz jego rodziny, jeśli z powrotu konieczności powrotu musieli oni zakończyć swój wypoczynek. Koszty te muszą zostać poświadczone rachunkami. Należy też ustalić nowy termin niewykorzystanego urlopu.

Urlopy w Grafiku Optymalnym

Moduł urlopowy jest jednym z najczęściej wykorzystywanych w naszym narzędziu do optymalizacji czasu i kosztów pracy. Dzięki temu modułowi, możesz łatwo i z sensem zaplanować urlopy i uwolnić się od papierologii dzięki wygodnemu e-obiegowi wniosków urlopowych. Dodatkowo: 

  • Zaplanujesz urlopy pracowników w taki sposób, aby nie brakło Ci rąk do pracy.
  • Zaplanowane urlopy przeniosą się do bieżących grafików.
  • Uzyskasz informację o tym, ile przysługującego urlopu wykorzystał pracownik, a po zakończeniu roku ile urlopu zaległego pozostało do wykorzystania.
  • Możesz wprowadzać urlopy wypoczynkowe, w tym “na żądanie” oraz inne urlopy np. urlop okolicznościowy, opieka.

Poniżej dowiesz się więcej o naszym narzędziu i zarejestrujesz się na darmowy okres próbny, który trwa 30 dni. 

grafik optymalny podsumowanie optymalizacja kosztów pracy kodeks pracy grafik pracy

 

 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *