Czego nie potrafi Twój system do planowania czasu pracy (choć powinien)?

Planowanie czasu pracy jest złożonym procesem. Trzeba bowiem wziąć pod uwagę wiele czynników. Po pierwsze: ilość pracy do wykonania, a to bywa zmienne w różnych dniach i godzinach. Następnie: zaplanowane urlopy, przedłużające się zwolnienia lekarskie. Bardzo istotne jest też uwzględnienie dyspozycyjności pracowników. I oczywiście Kodeks Pracy. Zazwyczaj firmy posiadają jakieś narzędzia do planowania czasu pracy. Często są to bardzo podstawowe programy, jak arkusz Excel, a czasem jedynie kartka papieru i długopis. Niektóre firmy świadome złożoności procesu planowania posiadają do tego dedykowany system. Jaki? 

Zdarzają się przestarzałe, które wręcz proszą się o aktualizację. Albo takie, które stosowane są globalnie, jeśli firma jest międzynarodowa. Istnieją też po prostu bardzo słabe narzędzia, które nie wspomagają procesu planowania lub jego kluczowych aspektów. Jeżeli funkcjonalności nie są kompletne, system, zamiast pomagać i usprawniać pracę, zwyczajnie ją utrudnia. Skutkiem tego jest po prostu marny efekt końcowy, czyli zły grafik pracy. Z pewnością nie wpływa to pozytywnie na optymalizację czasu pracy, a także przekłada się negatywnie na koszty. Na co więc zwrócić szczególną uwagę, szukając odpowiedniego narzędzia dla firmy lub przyglądając się istniejącemu rozwiązaniu? W tym artykule opisuję kluczowe funkcjonalności systemów do planowania czasu pracy.

Weryfikacja zgodności grafiku z Kodeksem Pracy

Jeżeli posiadasz system, który nie sprawdza automatycznie harmonogramu pod kątem obecnych przepisów, to konieczna jest bardzo dobra znajomość przepisów przez osoby planujące czas pracy. Przydałby się także ktoś, kto skontroluje, czy nie doszło do ludzkiego błędu. Jest to jakieś rozwiązanie, aczkolwiek nie należy ono do najlepszych. Zwłaszcza kiedy firma ma wiele działów lub oddziałów, dla których tworzy się osobne grafiki pracy oraz gdy wykonywany grafik ulega zmianom. Biorąc pod uwagę zmieniające się przepisy, trzeba być z nimi na bieżąco. Co w sytuacji gdy tracisz kontrolę nad grafikami? W przypadku kontroli z PIP i wykazania złamanych przepisów jesteś narażony na kary pieniężne, nawet do 30 tysięcy zł.

W przypadku większej skali biznesu, grafiki są układane zazwyczaj przez kierowników jednostek organizacyjnych. Jeżeli nie dostarczysz im odpowiedniego narzędzia, musisz regularnie szkolić ich z obowiązujących przepisów. Wymaga to poświęcenia czasu, a także nakładu pieniędzy. Często mimo ogromnych chęci, wkradają się błędy ludzkie, za które odpowiada pracodawca. Jeżeli w firmach grafiki są układane niepoprawnie i łamią prawa pracowników, to zapewne pojawią się spore straty wizerunkowe. Firma może stracić w oczach pracowników, a także klientów. Odbudowanie zaufania może trwać latami.

Warto więc przekalkulować, co będzie lepsze dla firmy i pracowników. Stałe kontrolowanie grafików w sposób ręczny czy zautomatyzowanie tej pracy przez odpowiedni system?

Rozliczenie czasu pracy

Twój system do układania grafików powinien zawierać moduł, który umożliwi Ci automatyczne rozliczanie pracowników na bazie wprowadzonego czasu pracy oraz naniesienie go na karty ewidencji czasu pracy. W przeciwnym razie będziesz musiał poświęcić dodatkowy czas na wyliczenia. W przypadku ręcznego liczenia godzin można łatwo się pomylić. Idealny system planistyczny powinien m.in. wykazywać i sumować godziny przepracowane, nadgodziny, godziny nocne, godziny urlopowe, chorobowe i wszystkie pozostałe. Kluczowe będzie również poprawne księgowanie kosztów, jeżeli np. Twoi pracownicy pracują w różnych oddziałach na przestrzeni tego samego okresu rozliczeniowego.

Przy większej liczbie pracowników zliczanie wszystkich godzin jest czasochłonne i może skutkować opóźnieniami w wypłacie wynagrodzeń lub wypłatą niepoprawnych kwot. Posiadając system, który automatycznie rozlicza czas pracy, możesz mieć pewność, że wypłaty pracownicze zawsze będą prawidłowo rozliczone i wypłacone na czas. 

Dostosowanie do faktycznej ilości pracy

Grafik powinien być układany na podstawie ilości pracy do wykonania w danym okresie. Jeżeli Twoje narzędzie nie umożliwia dostosowania ilości pracowników do faktycznych potrzeb, czyli np. ilości klientów lub liczby zleceń, odbije się to negatywnie na kosztach pracy. Będą one wyższe, niż być powinny. W większości firm, gdzie powstają grafiki pracownicze, ilość pracy jest różna w kolejnych dniach, a także porach dnia, bowiem na ilość pracy ma wpływ wiele czynników np. sezonowość, święta, zmiany pogody, a nawet okres wypłat wynagrodzeń. Aby dokładnie poznać wszystkie zależności, musisz analizować dane, które następnie będziesz mógł przełożyć na grafik pracy. Jeżeli nie działasz w ten sposób, roboczogodziny mogą być niepoprawnie planowane, np. w czasie gdy nie jest to konieczne, co oznacza zbędne koszty lub odwrotnie - pracowników jest za mało wtedy kiedy trzeba, co powoduje, że praca nie jest wykonywana płynnie.

Pamiętaj, że Twój system powinien podpowiadać Ci, ilu pracowników faktycznie potrzebujesz.

Estymacja kosztów

Narzędzia do planowania, powinny wykazywać, jak grafik przekłada się na koszty pracy, tak abyś mógł monitorować zgodność planowania z dostępnym budżetem. Chcąc zwiększyć zyskowność, większość firm optymalizuje swoje wydatki. Do najbardziej kosztownej grupy, należą właśnie wydatki związane z zatrudnieniem pracowników. Planując harmonogram, trzeba mieć świadomość, że każda roboczogodzina to faktyczny koszt dla firmy. Systemy, które informują w czasie rzeczywistym o realnym koszcie, pozwalają na reakcję i uratowanie sytuacji. Jeżeli poznajesz koszty po zakończeniu miesiąca, ma to charakter jedynie informacyjny,  ponieważ nie będziesz już w stanie odpowiednio zareagować. Mleko się rozlało, a wynagrodzenie za niewłaściwie ulokowane godziny i tak trzeba będzie wypłacić.

W kontekście kosztów istotne jest też, aby system przy przeplanowaniu grafiku pokazywał, czy w takiej sytuacji powstają nadgodziny. Są one płatne z dodatkiem 50% lub 100%, więc taka informacja powinna skłonić do przeplanowania w taki sposób, by do nadgodzin nie doszło. Czy Twój system to potrafi? Jeśli nie to narażasz firmę na koszty, których można uniknąć.

Prośby odnośnie grafiku i zarządzanie pracownikami o ograniczonej dyspozycyjności

Wartościowe narzędzie do planowania pracy powinno uwzględniać prośby odnośnie grafiku Twoich pracowników. W wielu branżach praca wykonywana jest w sposób ciągły, przez wszystkie dni tygodnia. Jeżeli Twoja firma właśnie tak pracuje, to powinieneś przeanalizować korzyści, które wiążą się ze zbieraniem dyspozycji pracowników. Pracownik poza pracą ma dodatkowo jeszcze inne obowiązki, może być to np. zaplanowana wizyta u lekarza czy chociażby wywiadówka w szkole. Jeżeli pracownicy mogą wysłać prośby bezpośrednio przez system, komunikacja jest znacznie usprawniona. Nie trzeba wtedy zbierać karteczek, czy przepisywać próśb o zmianę grafiku z smsów, a później jeszcze weryfikować je grafikiem.

Jeśli przed ułożeniem grafiku zbierzesz prośby, ewentualne przeplanowania w trakcie trwania miesiąca będą sporadyczne. Nie uwzględniając dyspozycji pracowników, możesz spodziewać się urlopów na żądanie lub fikcyjnych L4. W takiej sytuacji trudno jest na ostatnią chwilę znaleźć zastępstwo, co w konsekwencji może zaburzyć sprawne funkcjonowanie firmy. Idealny system powinien też umożliwiać zarządzanie czasem pracy osób, które mają ograniczoną dyspozycyjność na stałe. Dotyczy to studentów - osób, które mają jeszcze inną pracę, osób odprowadzających dzieci do przedszkoli czy opiekujących się rodzicami. Bez uwzględnienia ich preferencji co do czasu pracy narażasz ich na problemy, które mogą prowadzić do tego, że takie osoby po prostu się zwolnią.

Urlopy - synchronizowane z grafikiem pracy

Spora część firm wciąż praktykuje papierowe wnioski urlopowe. Na przestrzeni roku zbiera się z nich sterta dokumentów, które należy w odpowiedni sposób archiwizować. Nie jest to najlepsza metoda, szczególnie w dobie postępu technologicznego. Na rynku dostępne są systemy, dzięki którym można wysyłać wnioski bezpośrednio do przełożonego i wówczas akceptacja odbywa się elektronicznie. Kluczowe jest, czy te zaakceptowane urlopy przeniosą się do grafiku pracy. Jeśli nie, trzeba ręcznie przenosić urlopy do narzędzia, w którym faktycznie planowana jest praca. Wymaga to poświęcenia  dodatkowego czasu. Idealnym rozwiązaniem będzie narzędzie, w którym znajdziemy wszystkie te funkcjonalności, bowiem obieg wniosków urlopowych powinien być połączony z grafikami pracy. W Grafiku Optymalnym oprócz powyższych możliwości masz także wgląd do stanów urlopowych i planów urlopów na cały rok.

Integracje z systemami płacowymi

Systemy do grafików czasu pracy, które mają możliwość zintegrowania się z systemami kadrowo-płacowymi znacznie usprawnią pracę Działu Kadr i Płac. Jeżeli informacje o czasie pracy, absencjach, godzinach nocnych czy nadgodzinach przepływają w sposób automatyczny bezpośrednio do systemów, to nie musisz tracić czasu na dodatkowe wyliczenia i przenoszenie danych. Jeżeli Twój system nie integruje się w żaden sposób, zapewne musisz ręcznie nanosić godziny. Łatwo się przy tym pomylić, a dodatkowo jest to bardzo pracochłonne.

Wszystkie funkcjonalności - jedno narzędzie

Jeżeli szukasz narzędzia, które posiada wszystkie wymienione powyżej funkcjonalności, a nawet o wiele więcej - wypróbuj Grafik Optymalny. W systemie znajdziesz m.in. elektroniczny obieg próśb grafikowych, który jest zsynchronizowany z harmonogramem pracy. Już w momencie układania grafiku, będziesz miał wgląd do dyspozycji. Idźmy krok dalej… system na podstawie próśb dotyczących grafiku, ilości faktycznej pracy, a także przepisów prawa jest w stanie automatycznie wygenerować harmonogram. W Grafiku Optymalnym znajdziesz również moduły do rozliczania i  ewidencjonowania pracy. System jest dostosowany do przepisów, jeżeli Kodeks Pracy ulega zmianie, to aktualizacje są wgrywane regularnie. Reasumując, Grafik Optymalny to narzędzie kompleksowe, które zawiera szereg funkcjonalności i modułów. System realnie usprawni Twoją codzienną pracę.

 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

2 Comments Czego nie potrafi Twój system do planowania czasu pracy (choć powinien)?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *