Rozliczenie nadgodzin w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym

Rozliczenie nadgodzin to zazwyczaj jedno z trudniejszych zadań jakie stoi przed działem kadrowo-płacowym. O ile ich rozliczenie nie stanowi większego problemu w przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego, tak przy dłuższych okresach może to wymagać dokładniejszej analizy. 

Wprowadzenie okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesięczny niesie za sobą wiele korzyści. Możesz dzięki temu w jednym miesiącu zaplanować więcej godzin, a w innym mniej, dostosowując ilość zaplanowanych godzin do ilości pracy w danym miesiącu w ramach okresu rozliczeniowego. Tym samym wprowadzenie trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego pozwala na optymalizację kosztów personalnych, umożliwia kompensowanie nadgodzin czasem wolnym w dłuższym zakresie czasu, czy chociażby pozwala na odłożenie wydatków związanych z wypłatą pewnych nadgodzin w czasie. Więcej o korzyściach wynikających z wydłużenia okresu rozliczeniowego pisaliśmy tutaj.

Jeśli zatem chcesz wiedzieć jak prawidłowo wykonać rozliczenie nadgodzin w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym, przeczytaj poniższy artykuł. 

Rozliczenie nadgodziny dobowych w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym i ich wypłata

Nadgodziny dobowe powstają w wyniku  przekroczenia dziennej normy czasu pracy. System podstawowy zakłada, że pracownik może przepracować w ciągu dnia maksymalnie 8 godzin a każde przekroczenie tej normy skutkować będzie pracą w godzinach ponad dobowy wymiar.

Z kolei zatrudnienie w systemie równoważnym pozwala na wydłużenie godzin na etapie planowania, najczęściej do maksymalnie 12 godzin.  Jeśli pracownik faktycznie przepracuje więcej godzin, niż zakłada jego plan, mamy do czynienia z powstawaniem nadgodzin dobowych.

 

rozliczanie nadgodzin
System Grafik Optymalny poinformuje Cię za pomocą podświetlenia i komentarza, gdy dojdzie do powstania nadgodzin dobowych 

W okresie rozliczeniowym 3-miesięcznym takie nadgodziny mogą powstać w każdym miesiącu, jeśli tylko dojdzie do wydłużenia godzin pracy względem planu.  

Przykład: 

Pracownik w grafik miał zaplanowaną zmianę od 8:00 do 16:00. Z powodu dużego ruchu w sklepie, został poproszony o zostanie w miejscu pracy do 18:00. Pracownikowi powstały zatem 2 nadgodziny dobowe.

Dodatki za pracę w nadgodzinach dobowych

Pracownik może uzyskać 100% dodatku za każdą godzinę nadliczbową, kiedy praca w nadgodzinach odbywała się w porze nocnej lub w niedzielę i święta, które nie zostały wcześniej zaplanowane zatrudnionemu w grafiku pracy. Taki sam dodatek przysługuje także za dzień, który pierwotnie zaplanowano jako wolny w zamian za wcześniejszą pracę w dniu świątecznym. Jeśli pracownik wykonywał pracę w innych porach i dniach, niż te wyżej wymienione, przysługuje mu 50% dodatku do wynagrodzenia zasadniczego.

Przykład: 

Pracownik w grafik miał zaplanowaną zmianę od 14:00 do 22:00. W celu przeprowadzadzenia nieplanowanej wcześniej inwentaryzacji, został poproszony o zostanie w miejscu pracy do 01:00. Pracownikowi powstały zatem 3 nadgodziny dobowe płatne z dodatkiem 100%. 

Wypłata wynagrodzenia z tytułu nadgodzin dobowych w kwartalnym okresie rozliczeniowym

To, co jednak jest szczególnie istotne, a o czym zapomina wielu pracodawców, to fakt, że nadgodziny dobowe nie „przechodzą” na kolejne miesiące okresu rozliczeniowego. Jeśli zatem powstanie taki rodzaj nadgodzin, musisz wypłacić z ich tytułu wynagrodzenie z dodatkiem 50 lub 100% w miesiącu, w którym te nadgodziny powstały.

Rozliczenie nadgodzin dobowych czasem wolnym w kwartalnym okresie rozliczeniowym

Możliwym sposobem na rozliczenie powstałych nadgodzin dobowych jest udzielenie czasu wolnego pracownikowi zamiast wypłaty dodatku. Gdy wnioskuje o to pracownik, otrzymuje za każdą godzinę nadliczbową 1 godzinę odpoczynku. W tym przypadku termin odbioru nadgodzin może nastąpić po zakończeniu miesiąca w którym nadgodziny powstały, czy bieżącego okresu rozliczeniowego.

Kiedy natomiast to pracodawca proponuje pracownikowi odbiór nadgodzin, zobowiązany jest do udzielenia pracownikowi rekompensaty w stosunku 1:1,5, zatem za każdą przepracowaną ponad normę godzinę, pracownikowi należy się 1,5 godziny odpoczynku. W tej sytuacji, wykorzystanie wolnego musi nastąpić w tym samym okresie rozliczeniowym w którym doszło do powstania nadgodzin. 

kompensata nadgodzin

W Grafiku Optymalnym w prosty sposób zrekompensujesz powstałe nadgodziny czasem wolnym i odpowiednio oznaczysz je na planie pracy. 

Przykład:

W wyniku pracy w ponad plan, pracownikowi powstały 2 nadgodziny które chciałby odebrać w formie odpoczynku w następnym dniu. Zgodnie z planem jego zmiana powinna rozpocząć się od 14:00 i trwać do 22:00. Pracownik wyszedł do pracodawcy z wnioskiem odbioru nadgodzin i zakończenie pracy o 20:00. Pracodawca zaakceptował wniosek, kompensując nadgodziny 1:1. 

Reasumując, rozliczenie nadgodzin czasem wolnym w innym miesiącu niż one powstały, możliwe jest co do zasady tylko na wniosek pracownika. Jeśli jednak to pracodawca udziela czasu wolnego za pracę w nadgodzinach, to rekompensata przysługuje  w wymiarze o połowę wyższym niż liczba faktycznie przepracowanych godzin ponadwymiarowych. Zatem za każdą 1 nadgodzinę przypada 1,5 godziny czasu wolnego. To, co jednak najistotniejsze to fakt, że  musisz udzielić tego wolnego najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego.

Wypłata wynagrodzenia w sytuacji rozliczenia nadgodzin czasem wolnym w innym miesiącu okresu

Kiedy udzielasz czasu wolnego od pracy w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych w tym samym wymiarze godzin, to nie wypłacaj  dodatku za pracę w nadgodzinach. Zobowiązany jesteś jednak do wypłaty zasadniczego wynagrodzenia za przepracowane ponad wymiar roboczogodziny, w miesiącu, w którym one wypadły. 

Jeśli pracownik w ramach kwartalnego okresu miałby w styczniu 2022 roku 10 nadgodzin i rozliczone byłyby czasem wolnym w lutym to:

  • w styczniu wypłacasz za wszystkie godziny przepracowane: 152 + 10 
  • w lutym wypłacasz z pomniejszeniem o 10 godzin czasu wolnego udzielonego za pracę w godzinach nadliczbowych, a więc 160 - 10 = 150 -  jeśli o wolne wnioskował pracownik
  • w lutym wypłacasz wynagrodzenie niepomniejszone o czas wolny udzielony za pracę w nadgodzinach — jeśli wolne było z inicjatywy pracodawcy.  Pracownik przepracuje w tym przypadku 160 - 15 (tj. 10:1,5) = 145 godzin.

Dodam, że kompensata nadgodzin czasem wolnym na wniosek pracodawcy w innym miesiącu okresu rozliczeniowego jest mało opłacalna z perspektywy pracodawcy. Nie dość, że mimo udzielenia wolnego trzeba wypłacić wynagrodzenie za przepracowane godziny w miesiącu ich wystąpienia oraz pełne wynagrodzenie w miesiącu udzielenia wolnego, to jeszcze trzeba udzielić wolnego o połowę więcej, niż powstało nadgodzin.

Nadgodziny średniotygodniowe w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym 


​​Nadgodziny średniotygodniowe powstają gdy dochodzi do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, która wynosi 40 godzin, w ramach całego okresu rozliczeniowego.

Jeśli dojdzie do powstania nadgodzin średniotygodniowych, system poinformuje Cię o tym za pomocą podświetlenia i komentarza oraz wykaże takie nadgodziny w podsumowaniu grafikowym. 

Tak jak pisałam jeśli pracujesz w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, możesz w pierwszym i drugim miesiącu zaplanować więcej godzin, niż wynika to z normy na dany miesiąc, natomiast w ostatnim miesiącu zaplanować tej pracy mniej. Suma godzin będzie się zatem zgadzać w ramach okresu rozliczeniowego i nie powstaną nadgodziny.

Gdybyś jednak chciał stworzyć plan pracy, w którym suma godzin w kolejnych miesiącach okresu przekraczałaby normę, to nie byłoby to prawidłowe.

Przykład: 

(przy założeniu, że okres rozliczeniowy rozpoczął się w styczniu i trwa do końca marca) 

W wyniku dużego zapotrzebowania na pracę w marcu, manager tworząc grafik, zaplanował części swoich pracowników w styczniu i lutym niższą o 12 liczbę godzin. Zagospodarowane w styczniu i lutym roboczogodzinym wykorzystał w grafiku na marzec, planując tym osobom o 24 godziny pracy więcej, niż wynosi norma czasu pracy na marzec.

Przyjście do pracy w dzień wolny harmonogramowo na 12 godzin lub w dniu wolnym udzielonym za pracę w święto

Wszystkie godziny pracy w dzień planowany jako wolny w harmonogramie będą godzinami nadliczbowymi. Jeśli  wypracowane byłoby 8 godzin, to wszystkie one będą stanowiły nadgodziny średniotygodniowe. Jeśli natomiast godzin przepracowanych będzie więcej niż norma dobowa, a więc 8, to wszystkie ponad 8 będą to nadgodziny dobowe. A więc pracownikowi za pierwsze przepracowane 8 godzin przysługuje mu dodatek 100% z tytułu przekroczeń normy średniotygodniowej, a za każdą następną godzinę 50% (pod warunkiem, że te godziny nie przypadały w porze nocnej — wtedy należałoby wypłacić dodatek 100% do wynagrodzenia). 

W razie wykonywania pracy w dzień wolny, inny dzień wolny powinien być wyznaczony do końca okresu rozliczeniowego, a jeżeli nie jest to możliwe, należy pracownikowi wypłacić stosowny dodatek.

Podsumowanie

Rozliczenie nadgodzin w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym jest zdecydowanie trudniejsze. Aby mieć pewność, że rozliczasz godziny nadliczbowe prawidłowo, możesz skorzystać z programu służącego do planowania i rozliczania czasu pracy jakim jest Grafik Optymalny. Funkcja automatycznego zliczania i wykazywania nadgodzin, pokaże Ci u jakiego pracownika doszło do powstania nadgodzin i jakiego typu. Dodatkowo w prosty sposób skompensujesz nadgodziny czasem wolnym, a na koniec, wszystkie dane automatycznie zostaną podliczone na kartach ewidencji czasu pracy i raportach rozliczających czas pracy. 

Chcesz sprawdzić, jak działa rozliczanie nadgodzin w Grafiku Optymalnym? Kliknij przycisk i zapisz się na bezpłatny okres próbny! 

program do grafików

 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *