Rozliczenie nadgodzin czasem wolnym - wszystko co musisz wiedzieć

Rozliczenie nadgodzin czasem wolnym potocznie nazywane jest kompensatą nadgodzin. Jest to jedna z możliwości przewidziana przepisami Kodeksu Pracy rozliczenia się z pracownikiem w związku z pracą w godzinach nadliczbowych. Jest to opłacalna finansowo forma rozliczenia, ponieważ zastępuje wypłatę dodatku, jaki wynika z pracy w godzinach nadliczbowych. Z tego artykułu dowiesz się jak rozliczać nadgodziny czasem wolnym we właściwy sposób. Udanej lektury!

Kompensata a czas pracy

Zasady kompensowania czasu pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym są regulowane przez art. 1512 § 1 i 2 K.P. Przepis ten umożliwia skrócenie pracy w danym dniu względem planu pracy lub udzielenia dnia wolnego zamiast wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Ilość godzin, o jakie musisz skrócić godziny pracy w danym dniu, zależy od ilości powstałych godzin nadliczbowych. Jeśli nie chcesz wypłacać jakiegokolwiek dodatku musisz udzielić równo tyle godzin wolnego ile powstało nadgodzin.

Nie ma tutaj znaczenia wysokość dodatku. Jak zapewne wiesz z naszych artykułów publikowanych na naszym blogu w zależności kiedy dana nadgodzina ma miejsce, jest ona płatna z dodatkiem 50% lub 100%. Rozliczając nadgodziny czasem wolnym nie ma znaczenia wysokość dodatku - w taki sam sposób rozlicza się nadgodziny płatne z dodatkiem 50% i 100%.

Zgodnie z przepisami z inicjatywą w zakresie zastąpienia dodatku do wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach czasem wolnym może wyjść zarówno pracownik jak i pracodawca. Ostateczna decyzja o formie rozliczenia leży w roli pracodawcy. Pracownik nie może zatem żądać udzielenia dnia wolnego czy skrócenia pracy w danym dniu z powodu powstałych nadgodzin.

Kompensata 1:1

Jeśli to Twój pracownik zgłosi chęć odbioru nadgodzin czasem wolnym, musisz udzielić mu wolnego w wymiarze każdej przepracowanej ponad obowiązujące normy godziny. Ilość godzin wolnego = ilość nadgodzin. W tej sytuacji mówimy o kompensacie 1:1. Jak wcześniej wspomniałam, jako pracodawca masz jednak możliwość odmowy udzielenia czasu wolnego, wtedy musisz się liczyć z koniecznością wypłaty stosownego dodatku do wynagrodzenia. To na co warto zwrócić uwagę to fakt, że jeśli w swoim wniosku pracownik wskazał konkretny termin odbioru nadgodzin, nie możesz bez jego zgody udzielić tego czasu wolnego w innym terminie. Jeśli zatem wskazany przez pracownika termin Ci nie odpowiada, to odrzuć wniosek. Być może pracownik zaproponuje inny termin.

Każdą kompensatę, która zostanie rozliczona bezgotówkowo, powinieneś oznaczyć na grafiku pracy, korygując czas pracy oraz w karcie ewidencji czasu pracy oznaczyć godziny wolnego udzielonego za pracę w godzinach nadliczbowych. Do dokumentacji powinieneś też gromadzić same wnioski.

Pamiętaj, że odbiór nadgodzin na w tym przypadku, czyli na wniosek pracownika możliwy jest w dowolnym terminie, również po zakończeniu trwania okresu rozliczeniowego. Wynagrodzenie w miesiącu odbioru jest odpowiednio pomniejszone o czas wolnego.

W Grafiku Optymalnym pracownicy mogą w szybki sposób zawnioskować o odbiór nadgodzin i wysłać go do akceptacji przełożonego.

Po wprowadzeniu kompensaty na grafik wszystkie dane dotyczące czasu pracy za dany okres zostaną szczegółowo podliczone. Raport wskaże liczbę godzin przepracowanych, nadgodzin płatnych 50 i 100%, kompensaty, godziny urlopowe, chorobowe i inne absencje w wybranym okresie.

Przykład 1:

W listopadzie 2021 r. norma czasu pracy wyniosła 160 godzin. Pracownik przepracował 8 godzin nadliczbowych i skorzystał na swój wniosek w tym samym miesiącu z 8 godzin wolnych od pracy. W sumie przepracował 160 godzin i za tyle godzin otrzymał wynagrodzenie, bez jakiegokolwiek dodatku z tytułu pracy w nadgodzinach.

Przykład 2:

W listopadzie 2021 r. norma czasu pracy wyniosła 160 godzin. Pracownik przepracował 8 godzin nadliczbowych i skorzystał na swój wniosek w tym samym miesiącu z 4 godzin wolnych od pracy. W sumie przepracował 164 godziny i za 164 godziny otrzymał wynagrodzenie dodatkowo za 4 godziny powiększone o dodatek 50% lub 100% w zależności od tego kiedy te nadgodziny wypadły.

Kompensata 1:1 jest najbardziej opłacalną metodą rozliczenia nadgodzin. Po prostu nie trzeba nic dodatkowo wypłacać. Warto więc zakomunikować pracownikom taką możliwość. Obecnie wielu pracowników stawia na balans między życiem prywatnym a zawodowym i żadne dodatki nie są dla nich kuszące, więc takie rozwiązanie będzie dla nich najbardziej satysfakcjonujące.

Udzielaj zgody na wniosek pracownika tylko wtedy, kiedy pozwala na to sytuacja wewnętrzna tj.: brak pracownika nie spowoduje zastojów, kolejek, dłuższego czasu realizacji zamówień. Wtedy ta oszczędność będzie pozorna, bo zniechęcisz do firmy i usług swoich klientów na przyszłość, a tym samym utracisz potencjalne przychody. 

Kompensata 1:1,5

Gdy kompensata czasem wolnym następuje bez wcześniejszego wniosku pracownika, a nie chcesz wypłacać mu dodatku, również masz możliwość oddania mu godzin niestety w wymiarze o połowę wyższym niż liczba faktycznie przepracowanych godzin nadliczbowych. Tę sytuację nazywamy kompensatą w stosunku 1:1,5. Zatem za 1 godzinę nadliczbową musisz oddać 1,5 godziny wolnej.

Jeśli Twoja firma funkcjonuje w  miesięcznym okresie rozliczeniowym, kompensata nadgodzin na wniosek pracodawcy powinna zostać rozliczona w postaci czasu wolnego w tym samym miesiącu, kiedy powstały nadgodziny. 

W przypadku dłuższych okresów na rozliczenie mamy czas do jego końca, nie później. 

Przykład 2:

W listopadzie 2021  pracownik przepracował 8 godzin nadliczbowych i pracodawca w tym samym miesiącu udzielił mu czasu wolnego w wymiarze 12 godzin (8 godz. x 1,5 godz.). W tym miesiącu do przepracowania było 160 godzin, co przy 8 godzinach nadliczbowych i 12 godzinach czasu wolnego daje faktycznie 156 godzin przepracowanych. Za listopad 2021 r. przysługuje jednak wynagrodzenie w pełnej wysokości, tak jakby zostało przepracowanych 160 godzin.

Tutaj jest więc różnica względem kompensaty 1:1,5 - wynagrodzenie nie zostaje pomniejszone o czas wolnego udzielonego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych

Z perspektywy biznesowej ta opcja jest najmniej korzystna. Nie dość, że pracownik ma więcej wolnego, niż wypracował, to jeszcze trzeba wypłacić wyrównanie. Możesz ją rozważyć tylko wtedy kiedy spodziewasz się okresu zmniejszonego zapotrzebowania na pracę i masz nadwyżkę pracowników. Wtedy jest dobry moment na udzielenie wolnego za nadgodziny. Inaczej mniejsza niż zazwyczaj liczba pracowników może mieć negatywne konsekwencje - Twój zespół nie wykona założonych zadań w terminie.

Podobnie jak w przypadku kompensaty 1:1 tak i tutaj musisz dopełnić formalności związanych z dokumentacją kadrową. Na grafiku wykonanym oraz na karcie ewidencji w kolumnach zawierających czas pracy faktycznie przepracowany nanieś właściwą godzinę wyjścia lub dzień wolny za pracę w nadgodzinach, oraz informację o kompensacie. Jest to konieczne, aby w razie kontroli z PIP móc dokładnie wskazać ile nadgodzin powstało oraz w jakim terminie i wymiarze nastąpił odbiór czasem wolnym. 

Po wprowadzeniu kompensaty na grafik wykonany wszystkie informacje o nadgodzinach i kompensacie pojawią się także na ewidencji czasu pracy. W razie ewentualnej kontroli raport dokładnie wskaże ilość powstałych nadgodzin oraz termin i wymiar ich odbioru. 

Kompensaty w dłuższym niż miesięcznym okresie rozliczeniowym

Jak wspomniałam wyżej, na rozliczenie nadgodzin czasem wolnym jest czas do końca okresu rozliczeniowego. W przypadku kompensaty 1:1 5 udzielenie wolnego w innym miesiącu niż powstały nadgodziny jest mało opłacalne. Jeśli Twoja firma działa w dłuższym, niż miesięcznym okresie rozliczeniowym musisz też kontrolować stan nadgodzin względem kompensat w każdym miesiącu i ich bilanse. Kontroluj to w każdym miesiącu, zliczając, ile powstało nadgodzin dobowych, ile jest do wypłaty po pomniejszeniu o ewentualne kompensaty. Zwróć uwagę na sytuację, w której pracownik odbiera wolne za nadgodziny w innym miesiącu, niż one wystąpiły. W przypadku nadgodzin średniotygodniowych kontroluj ich stan w całym okresie, ponieważ wypłata dodatków z ich tytułu jest dopiero po jego zakończeniu.

Podsumowanie

Aby mieć lepszą kontrolę nad czasem pracy, ilością nadgodzin i ich kompensowaniem warto uzbroić się w narzędzie, które stale będzie pomagać Ci w dobrym planowaniu czasu pracy. Tę i wiele innych możliwości daje nasze niezawodne oprogramowanie, jakim jest Grafik Optymalny! Za pomocą kilku kliknięć naniesiesz na grafik kompensaty czy zaakceptujesz wniosek o czas wolny od pracownika. System automatycznie, w czasie rzeczywistym wykona rozliczenie czasu pracy i potrzebną dokumentację. Sprawdź wszystkie jego funkcjonalności i przekonaj się sam, że tworzenie grafików zgodnych z Kodeksem Pracy może być proste!

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *