Dla wielu firm równoważny system czasu pracy jest idealnym rozwiązaniem. Pozwala na dodatkową elastyczność w planowaniu pracy. Problem w tym, że taki system bardzo komplikuje tworzenie grafiku pracy. W tym artykule wyjaśnimy Ci w prostych słowach, czym jest równoważny system czasu pracy oraz jak tworzyć grafiki pracy w tym systemie.

Jak działa równoważny system czasu pracy?

Równoważny system czasu pracy to taki, w którym dobowy wymiar czasu pracy w niektórych dniach jest wydłużony do (najczęściej) maksymalnie 12 godzin. Jest to zrekompensowane krótszą pracą w innych dniach. Jeżeli zatem pracownik ma w jednym dniu zaplanowaną zmianę np. od 8:00 do 20:00, czyli 12 godzin, to w innym dniu musi mieć zmianę 4-godzinną np. od 8:00-12:00.

Zalety stosowania równoważnego systemu czasu pracy

Zastosowanie równoważnego czasu pracy niesie za sobą wiele korzyści, zwłaszcza dla pracodawcy i doskonale sprawdza się w branżach, w których ilość pracy do wykonania nie jest stała i zależy od czynników zewnętrznych. Wprowadzony do firmy system równoważnego czasu pracy ma uzasadnienie finansowe, przede wszystkim dlatego, że podczas jego stosowania, występuje niskie prawdopodobieństwo wygenerowania nadgodzin. Dodatkowo pozwala na lepsze dostosowanie liczby pracowników do ilości pracy w danym czasie. Jeśli dobowy wymiar czasu pracy, zostanie zwiększony z 8 do maksymalnie 12 godzin, nie będzie to skutkowało powstawaniem nadgodzin, dlatego z perspektywy pracodawcy takie rozwiązanie wydaje się być idealne.

Wady stosowania równoważnego systemu czasu pracy

Niestety jak każdy system i ten nie jest pozbawiony wad. Praca w równoważnym systemie pracy wiąże się z koniecznością tworzenia grafików pracy, a także licznymi zasadami związanymi z czasem pracy, na które należy zwracać szczególną uwagę. Jeśli zdecydujesz się wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy, musisz liczyć się z ograniczeniami u niektórych pracowników. Normy dobowej trwającej 8 godzin nie można wydłużyć w przypadku kobiet w ciąży, a także pracowników sprawujących opiekę nad dzieckiem do lat 4, dlatego przed przystąpieniem do planowania grafiku pracy zweryfikuj ile osób z ograniczeniami masz na pokładzie.

O czym pamiętać tworząc grafik pracy w systemie równoważnym?

1. System równoważnego czasu pracy, charakteryzuje się zmiennymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy, dlatego musisz stworzyć dla pracowników grafik pracy na co najmniej miesiąc. Podaj grafik do wiadomości pracowników najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca.
2. Możesz wydłużyć zmiany do maksymalnie 12 godzin dziennie. Zrównoważ to jednak krótszą zmianą w innym dniu lub nawet dniem wolnym, jeśli wydłużyłeś kilka zmian. Suma zaplanowanych godzin pracy musi być adekwatna do średnio 40 godzin tygodniowo w miesiącu (przy miesięcznym okresie rozliczeniowym) lub okresie rozliczeniowym (jeśli jest dłuższy niż miesiąc). Niezależnie od tego, ile zmian wydłużyłeś czy skróciłeś. Sprawi to, że nie przekroczysz wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.
3. Równoważny czas pracy umożliwia osobie planującej grafik, wydłużenie zmiany, jednak przedłużony wymiar czasu pracy powinien wynosić maksymalnie 12 godzin. Pamiętaj, aby nie planować dłuższych zmian, gdyż może to skutkować generowaniem godzin nadliczbowych, a tych planować nie wolno.
4. Pamiętaj o odpoczynku dobowym. W każdej dobie pracownik powinien mieć 11 godzin odpoczynku. W praktyce oznacza to, że nie można pracować dłużej niż 13 godzin (łącznie z nadgodzinami dobowymi).
5. Planując zmiany w systemie równoważnym, pamiętaj o zakazie pracy po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej (czyli kolejnych 24 godzinach od rozpoczęcia pracy). Przykładowo jeżeli pracownik rozpoczął pracę w poniedziałek o godzinie 12.00, to we wtorek nie może zacząć wcześniej niż o 12.00. Wyjątkiem jest system elastyczny.
6. Po podaniu grafiku pracy do wiadomości pracowników zaczyna się jego wykonywanie. Jeśli wówczas pracownik zostanie dłużej w pracy ponad 8 godzin, to powstaną nadgodziny dobowe płatne z dodatkiem 50% lub 100% (w zależności od tego kiedy wypadną). Równoważny czas pracy umożliwi planowanie do maksymalnie 12 godzin dziennie. Jeśli jednak została zaplanowana praca krótsza, a z powodu jakiejś szczególnej potrzeby na polecenie przełożonego pracownik został w pracy dłużej, to powstają nadgodziny.
7. System równoważnego czasu pracy, nakłada obowiązek zagwarantowania pracownikowi co najmniej adekwatnej ilości dni wolnych do tego ile jest niedziel, świąt oraz dni wolnych wypadających w danym okresie rozliczeniowym. Błędne byłoby więc zaplanowanie pracy przez 31 dni z rzędu po 5,5 godziny.
8. Jeżeli praca odbywa się również w niedzielę, to za pracę w niedziele pracownik powinien otrzymać inny dzień wolny do 6 dni przed lub po niedzieli, w którą pracował. Jeśli się nie da to do końca okresu rozliczeniowego. Musisz też pamiętać, by co 4 niedziela zawsze była wolna.
9. Kiedy pracownik zatrudniony w oparciu o system równoważnego czasu pracy idzie na urlop, to udziela się go w dniach oraz w godzinach. Godzin urlopowych dziennie powinno być tyle, ile zazwyczaj pracuje w danym dniu. Przykładowo jeśli pracuje 4 dni w tygodniu po 10 godzin, to powinien otrzymać 10 godzin urlopowych każdego dnia.
10. Kiedy pracownik wziąłby urlop na żądanie, to liczba godzin udzielonego urlopu powinna być taka sama, ile godzin pracy było zaplanowanych w grafiku. Jeśli przykładowo praca była zaplanowana od 8.00 do 20.00, a więc 12 godzin, to pracownik, biorąc UŻ wykorzystuje 12 godzin z puli urlopu wypoczynkowego.
11. Kiedy osoba pracująca w systemie równoważnym poszłaby na zwolnienie lekarskie, to od liczby godzin do wypracowania trzeba odjąć liczbę godzin zaplanowanych w grafiku na okres choroby. Przykładowo jeśli pracownik wziąłby zwolnienie lekarskie na dzień, w którym zaplanowana była praca 8.00 do 20.00, a zatem 12 godzin, to ilość godzin, jakie musi wypracować w miesiącu, zostaje pomniejszona o te 12 godzin, które miał zaplanowane na dzień choroby.

Jak zabrać się do tworzenia grafiku pracy, który wypełniłby powyższe zasady?

Stoisz przed obowiązkiem tworzenia grafiku pracy na kolejny okres rozliczeniowy? Równoważny czas pracy przysparza Ci problemów w planowaniu? Liczba i poziom skomplikowania zasad Cię przytłacza? Prawda jest taka, że stworzenie dobrego grafiku pracy, tzn. takiego, który nie łamie żadnych przepisów, a dodatkowo włącza preferencje pracowników i uwarunkowania biznesowe, jest bardzo trudne. Wiele osób traktuje grafik pracy jako zwykłą tabelę i nie zdaje sobie sprawy, że jest to w zasadzie serce biznesu.

Aby ułatwić tworzenie dobrych grafików pracy, sprawdź nasz program Grafik Optymalny.