Rejestracja czasu pracy online - zasady

Rejestracja czasu pracy jest jedną z metod służących do potwierdzania obecności w miejscu pracy. Zgodnie z art. 149 Kodeksu Pracy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z wykonywaniem obowiązków przez pracownika. Ewidencja powinna zawierać informację o przepracowanym czasie — początku i końcu pracy w danym dniu. Aby tę informację uzyskać, stosuje się papierowe listy obecności lub specjalne rejestratory wejść i wyjść. W tym artykule przybliżymy nieco temat rejestracji czasu pracy online która cieszy się coraz większą popularnością niż jej papierowy, archaiczny odpowiednik.

Co to jest rejestracja czasu pracy online?

Rejestracja czasu pracy online polega na użyciu aplikacji lub strony internetowej jako urządzenia rejestrującego, zamiast tradycyjnych czytników. Aplikacja może być uruchomiona na smartfonie, tablecie lub komputerze. Pracownik otrzymuje swój indywidualny kod QR lub kreskowy, który przykłada do urządzenia (np. tabletu), wtedy kiedy rozpoczyna lub kończy pracę. Zarejestrowana w ten sposób informacja jest podstawą do wyliczenia czasu przepracowanego i rozliczenia czasu pracy przez system

Zasady:

1. Czas rejestracji:

Pracownicy powinni dokonywać rejestracji w momencie rozpoczęcia i zakończenia pracy. W rejestracji czasu pracy chodzi bowiem o odnotowanie czasu trwania samej pracy, a nie obecności na terenie zakładu pracy. Rejestrowanie rozpoczęcia pracy, kiedy do rozpoczęcia faktycznej pracy zostało jeszcze trochę czasu i pracownik oczekuje, siedząc na zapleczu, jest nieadekwatne. Podobnie powinno się postąpić po zakończeniu pracy — od razu dokonać odbicia rejestrującego, nawet jeśli pracownik w zakładzie pracy spędzi jeszcze godzinę, oczekując na transport do domu.

2. Ustawienie marginesu RCP: 

Jak napisałam wyżej, rejestrator ma za zadanie monitorowanie faktycznie przepracowanego czasu związanego z wykonywaniem obowiązków służbowych, a więc bez okresu potrzebnego na przygotowanie się do jej ich wykonania jak np.: wizyta w szatni w celu pozostawienia okrycia i prywatnych rzeczy.

Jeśli rejestrator nie jest umieszczony blisko stanowisk pracy, a np. przy wejściu do zakładu pracy, wówczas istotny będzie wybór takiego urządzenia, które pozwoli na ustawienie marginesu wczytywania danych z rejestratora. Taka funkcjonalność daje możliwość określenia ilości minut, jaką system ma tolerować jako różnicę między zarejestrowaniem wejścia/wyjścia przez pracownika a zaplanowanymi godzinami pracy. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedział czasu od wykonania rejestru do godziny planowanej jako rozpoczęcie pracy nie będą zaliczany do czasu pracy. 

Przykład:

Pracownik Jan ma w grafiku zaplanowaną pracę w godzinach 8:00-16:00. Administrator określił w ustawieniach subskrypcji Margines RCP np. na 15 min.

 Jan pojawił się w zakładzie pracy o 7:50 i wtedy dokonał rejestru. System, zgodnie z ustalonym marginesem, zapisał pracownikowi, że rozpoczął pracę o godzinie 8:00 (zgodnie z grafikiem pracy). 

Jan po zakończeniu pracy i zabraniu swoich rzeczy z szatni zarejestrował swoje wyjście z zakładu pracy o 16:11. System zgodnie z ustalonym marginesem zapisał na jego karcie pracownika wyjście zgodnie z planem o godzinie 16:00.

W przypadku gdyby pracownik przyszedł lub wyszedł poza granicami ustalonego marginesu, system zapisałby godzinę rejestracji zgodnie z rzeczywistością.

rejestracja czasu pracy

W Grafiku Optymalnym możesz określić wartości według których, system zaokrągla godziny wyjść i wejść pracowników podczas korzystania z systemu RCP.

3. Określenie zasad edycji rejestrów i pracy z RCP:

Trzecią ważną zasadą jest zgodność RCP z faktycznie wykonywanym czasem pracy. Dokładna rejestracja pozwoli na kontrolowanie obecności pracownika w miejscu pracy np.: w razie wypadku przy pracy czy pożaru. 

Jeśli rejestrator nie jest umieszczony na jedynej dostępnej drodze do stanowisk pracy przy tzw. kołowrotku, to pewnością będą zdarzały się sytuacje, w których pracownicy będą zapominali odbić się na początku lub na koniec zmiany, co skutkować będzie brakiem rejestru w danym dniu. Może się też zdarzyć, że ktoś dokona rejestru zbyt wcześnie, kiedy jeszcze nie rozpoczął pracy, a tylko oczekuje na jej rozpoczęcie na terenie firmy. 

W takiej sytuacji musisz w firmie określić zasady: kto może dokonać korekty wpisów i w jakich sytuacjach. Usprawni to późniejsze rozliczenie czasu pracy i pozwoli na uniknięcie nieporozumień czy wypłaty wynagrodzenia za czas, który nie został faktycznie przepracowany. 

Z perspektywy rozliczenia czasu pracy istotna jest bieżąca kontrola kompletności i poprawności wpisów. Na ich podstawie bowiem dojdzie do naliczenia wypłaty wynagrodzenia.

Decydując się na wdrożenie rejestracji czasu pracy online w Grafiku Optymalnym możesz skorzystać z funkcjonalności która pozwala na weryfikację kompletności i poprawności wpisów RCP w każdym dniu oraz jego zatwierdzenie jako wykonanie planu pracy.

rejestracja czasu pracy online

Korekty RCP możesz dokonać podczas zamykania dnia, weryfikując jednocześnie godziny rozpoczęcia i zakończenia zmian na grafiku. 

Podsumowanie

Prowadząc rejestrację czasu pracy na papierze, musisz pamiętać o wielu aspektach m.in.: bezpieczeństwie danych, pilnowaniu czy pracownicy dokonali wpisów na listę oraz, czy są one poprawne. Pochłania to zatem cenny czas.

Wybierając rejestrację czasu pracy online, oszczędzasz zatem cenne godziny, no i przestrzeń fizyczną. Elektroniczny system na bazie rejestrów wyliczy za Ciebie powstałe nadgodziny, zweryfikuje spóźnienia czy wcześniejsze opuszczenie miejsca pracy. Wszystkie dane o czasie pracy będziesz mieć w jednym miejscu. Zapisz się na bezpłatny okres próbny i sprawdź, jak działa rejestracja czasu pracy online w Grafiku Optymalnym.

program do grafików online

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *