Rejestracja czasu pracy online - jak działa?

Rejestracja czasu pracy online to wygodne rozwiązanie pozwalające pracodawcy na ewidencjonowanie i rozliczanie faktycznie przepracowanego czasu zatrudnionych pracowników, bez użycia dedykowanych do tego urządzeń. Oznacza to, że każdy telefon, tablet czy komputer z dostępem do internetu może stać się czytnikiem RCP. W poniższym artykule przybliżę, jak działa rejestracja czasu pracy online i jakie możliwości daje pracodawcy. 

  • Rozszerzenie funkcjonalności Twojego urządzenia

Chciałbyś wprowadzić do swojej firmy rejestrację czasu pracy, ale jednocześnie nie chcesz inwestować w dedykowane do tego urządzenia rejestrujące i karty magnetyczne? Żaden problem! Korzystając z systemu do rozliczania czasu pracy jakim jest Grafik Optymalny, możesz poza planowaniem czasu pracy uruchomić moduł do rejestracji czasu pracy. Wystarczy kilka prostych kliknięć, aby Twój służbowy komputer czy tablet stały się urządzeniami do rejestrowania wejść i wyjść pracowników. 

Po skonfigurowaniu rejestratora pracownicy otrzymają indywidualne kody kreskowe, kody QR lub loginy służące do rejestracji. Kody mogą wydrukować lub sfotografować swoim telefonem. Rejestracja odbywa się poprzez zbliżenie wydrukowanego kodu lub telefonu z indywidualnym kodem pracownika do kamery tabletu i zeskanowanie go, lub wprowadzenie loginu i hasła na stronie rejestratora. 

rejestracja czasu pracy online

Ekran do rejestracji czasu pracy za pomocą loginu i hasła w aplikacji RCP Grafiku Optymalnego

System odnotuje rejestrację, przedstawiając pracownikowi następujący komunikat: 

rejestracja czasu pracy online

  • Przesłanie danych do chmury 

Po zarejestrowaniu wejścia lub wyjścia pracownika, do chmury zostają wysłane dane dotyczące tego odbicia. Informacje natychmiastowo pojawiają się w systemie na karcie pracownika. Przełożony ma zatem stały podgląd na punktualność pracowników i ich ewentualne spóźnienia, powstałe nadgodziny oraz nieobecności w pracy. 

Dostęp do panelu RCP i karty pracownika jest zawsze na wyciągnięcie ręki. Właściciel firmy czy osoba odpowiedzialna za czas pracy, a także wszyscy pracownicy zyskują szybki, wygodny i bezpieczny dostęp do kompletnych danych i raportów związanych z ewidencją czasu pracy.

rejestracja czasu pracy

Karta czasu pracy, gdzie widać rejestry zestawione z planem pracy.

  • Rejestracja czasu pracy na grafiku 

Zarejestrowany czas pracy możesz zatwierdzić i przenieść jako wykonanie planu pracy. Pozwoli to na rozliczenie czasu pracy na bazie planu pracy oraz czasu pracy faktycznie przepracowanego — RCP.

Rejestr czasu pracy online możesz także edytować ręcznie w sytuacji, kiedy na przykład któryś z pracowników zapomni się odbić lub zagapi się i nie odbije się w momencie kiedy faktycznie zakończył pracę. Możesz to zrobić bezpośrednio na karcie pracownika lub na grafiku podczas zatwierdzania dnia, przenosząc od razu skorygowany rejestr czasu pracy do wykonania. Podczas zamykania dnia system zestawi rejestry z planem pracy i wskaże Ci ewentualne różnice — spóźnienia, brak obecności w pracy itd.

program do grafików online

Ekran zamykania dnia gdzie czas pracy zarejestrowany jest zestawiony z planem pracy.

  • Rejestracja czasu pracy online a karta ewidencji 

Najważniejszą cechą rejestracji czasu pracy online jest przeniesienie danych o odbiciach pracowników na ewidencję czasu pracy jako dane o rzeczywistym czasie pracy. Karty ewidencji musisz okazać w przypadku kontroli z PIP. Dzięki pełnej kompatybilności i synchronizacji danych w Grafiku Optymalnym masz pewność, że ewidencja Twoich pracowników jest zawsze zgodna z faktycznie przepracowanym czasem. Nie musisz zatem nanosić danych o czasie pracy na karty ewidencji ręcznie. Nasz system zrobi to za Ciebie!

ewidencja czasu pracy online

Karta ewidencji czasu pracy w Grafiku Optymalnym. Rejestry po zatwierdzeniu widoczne są w kolumnie Godziny pracy, a ich suma pojawia się w kolumnie Faktyczny czas pracy w godzinach.

  • Pełna kontrola nad RCP

Jeśli chcesz mieć pewność, że kod do zarejestrowania czasu pracy został użyty przez właściwego pracownika, możesz uruchomić funkcję pozwalającą na wykonanie zdjęcia osobie rejestrującej odbicie. Zaraz po zarejestrowaniu kodu QR uruchomiona zostanie kamera w urządzeniu, a fotografia rejestrującego przeniesie się na kartę pracownika podobnie jak i czas odbicia. Ta opcja jest istotna dla tych firm, które obawiają się nadużyć np. przekazania kodu innemu pracownikowi w celu jego zeskanowania. Jest to też dobra opcja dla tych firm, które dbają o standardy związane z wizerunkiem i odzieżą pracowników np. w hotelarstwie, gastronomii, segmencie beauty. 

rejestracja czasu pracy online

Podsumowanie

Rejestracja czasu pracy online to wygodny, bezpieczny i łatwy w użyciu sposób na ewidencjonowanie faktycznie przepracowanego czasu Twoich pracowników. Od razu zobaczysz spóźnienia, późniejsze wyjścia i powstałe przez to nadgodziny które przeniosą się  do wykonanych grafików, a dalej do raportów o czasie pracy. Sposób działania jest bardzo prosty i wygodny. Sprawdź, jak działa rejestracja czasu pracy online w Grafiku Optymalnym i zapomnij o kłopotliwych kartach magnetycznych oraz zbędnej papierologii. 

 

 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *