Popularność programów do rejestracji godzin pracy wzrosła szczególnie po wybuchu pandemii. Wcześniej z podobnych rozwiązań korzystały głównie call-center oraz biznesy preferujące telepracę. Obecnie, gdy praca zdalna zyskała na znaczeniu, systemy do liczenia przepracowanych godzin stały się must have wielu przedsiębiorstw. Z artykułu dowiesz się m.in., czym są programy do zapisywania godzin pracy, jaki jest ich podział oraz czym się kierować, wybierając licznik czasu pracy online. Poznasz kilka ciekawych rozwiązań odpowiadających na konkretne potrzeby różnych firm.
Program do zapisywania godzin pracy, czyli jaki?
Program do liczenia godzin prac to specjalne narzędzie (system informatyczny), za pomocą którego możliwe jest automatyczne rejestrowanie, monitorowanie i analizowanie czasu pracy pojedynczych pracowników lub całych zespołów. Działa jak wirtualny asystent w Twojej firmie wyposażony w arsenał stoperów, z których każdy jest przypisany do konkretnego pracownika. Asystent prowadzi regularny pomiar czasu pracy poszczególnych osób, przygotowując raporty. Bardziej zaawansowane systemy funkcjonują w sposób zautomatyzowany, np. na bieżąco wprowadzają godziny do grafików lub ewidencji czasu pracy, odnotowują ewentualne absencje czy nadgodziny itp.
Zasadniczo programy do zapisywania godzin pracy można podzielić na 2 grupy:
- aplikacje – ogólnodostępne i bezpłatne lub „pół-płatne” (pełny zakres możliwości po wykupieniu pełnej wersji)
- oprogramowanie – zaawansowany system informatyczny o bogatym zakresie rozwiązań i możliwości dostosowania nawet do specyficznych potrzeb firmy.
Dostępne na rynku narzędzia (a jest ich sporo) różnią się pod względem funkcjonalności, interfejsu oraz łatwości jego obsługi, elastyczności (podatność na integracje oraz rozbudowę) czy ceny. Inne rozwiązanie sprawdzi się w przypadku freelancerów albo małych firm, inne w przypadku dużych przedsiębiorstw. Poniżej przedstawiamy krótkie charakterystyki kilku narzędzi (najlepszych aplikacji i oprogramowania), które naszym zdaniem są godne rozważania.
Grafik Optymalny
Grafik Optymalny to zaawansowane oprogramowanie do rejestracji i efektywnego zarządzania czasem pracy, które automatyzuje procesy ewidencjonowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz tworzenia grafików. Największymi atutami naszej platformy są: automatyczna rejestracja czasu pracy (bez czytników, kart dostępu, całkowicie online z dowolnego miejsca), zgodność z Kodeksem Pracy oraz możliwość kompleksowego zarządzania grafikami (rejestrowanie spóźnień i nadgodzin, tworzenie szczegółowych raportów, łatwe pobieranie list obecności itp.). Dane o rejestrze czasu pracy są automatycznie przenoszone na kartę czasu pracy pracownika, do grafiku i raportu o czasie pracy, co ułatwia prowadzenie ewidencji zgodnej z k.p.
Te i inne funkcje sprawiają, że Grafik Optymalny to idealne rozwiązanie dla każdej firmy – zarówno małych przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji. Sprawdzi się w praktycznie każdej branży, od handlu detalicznego, przez gastronomię i hotelarstwo, po organizacje non-profit. GO odpowiada na potrzeby przedsiębiorstw, które potrzebują automatycznego, elastycznego i zintegrowanego systemu do zarządzania i optymalizacji czasu pracy. Dedykowaną aplikację można zainstalować na urządzeniach mobilnych, co znacznie ułatwia organizację pracy.
Clockify
Popularna aplikacja do mierzenia czasu pracy i łatwego śledzenia grafików dostępna bezpłatnie lub w wersji premium. Jej atutami są przejrzysty i prosty w obsłudze interfejs, możliwość obsługiwania nieograniczonej liczby użytkowników (już w wersji podstawowej), dostępność (z poziomu mobile lub web) oraz polskojęzyczne wsparcie. Aplikacja pozwala łatwo monitorować czas pracy, generować raporty przypisane do konkretnych projektów oraz integruje się z ponad 80 aplikacjami wspomagającymi produktywność i skuteczne zarządzanie projektami.
Clockify to dobre rozwiązanie dla freelancerów, startupów, mikro i małych firm czy organizacji non-profit. Jeśli zarządzasz większym przedsiębiorstwem i potrzebujesz rozporządzać czasem pracy w sposób kompleksowy i zautomatyzowany, to funkcjonalność aplikacji (nawet w wersji płatnej) może okazać się niewystarczająca. Wadami Clockify mogą się ponadto okazać dostępność wyłącznie w języku angielskim oraz pojawiające się na rozmaitych forach i stronie aplikacji zgłoszenia o problemach związanych z synchronizacją danych pomiędzy różnymi urządzeniami.
Timely
Timely to proste i funkcjonalne narzędzie pozwalające automatycznie obliczać i monitorować czas pracy pojedynczych osób, całego zespołu czy poszczególnych oddziałów. Rozwiązanie bazuje na funkcji Wspomnień (Memories), która – dzięki rozmaitym integracjom i wykorzystaniu AI – monitoruje wszystkie aktywności użytkownika na komputerze, np. otwieranie aplikacji, zamykanie zadań czy wysyłanie e-maili, a potem zapisuje te dane w formie kalendarza. Użytkownik nie musi sobie przypominać o uruchomieniu stopera ani ręcznie wprowadzać danych.
Za wykorzystaniem Timely przemawiają przede wszystkim funkcje automatyczne, możliwość integracji z wieloma popularnymi aplikacjami (np. Todolist, pakiet Office365) oraz możliwość generowania przejrzystych raportów, które można eksportować do formatów PDF czy Excel. Problematyczny (szczególnie dla małych firm) może okazać się koszt korzystania z aplikacji – wysoki zwłaszcza w planach premium (wersja bezpłatna jest ograniczona czasowo). Timely nie da się także zintegrować z wewnętrznymi, zaawansowanymi systemami kadrowymi, co wymusza potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Ponadto aplikacja w dużej mierze bazuje na sztucznej inteligencji, a ta, jak wiadomo, bywa zawodna.
My Minutes
Aplikacja do mierzenia czasu pracy App Store (na urządzenia Apple) oferującya podstawowe funkcje administrowania czasem, optymalna dla potrzeb indywidualnych użytkowników (freelancerów, JDG) oraz małych przedsiębiorstw. Atutami My Minutes są prostota oraz funkcjonalność notatnika umożliwiająca sprawne rejestrowanie informacji ze spotkań i tworzenie notatek. Wady aplikacji to niedostępność na Androida i Windows, brak języka polskiego oraz pewne problemy w nawigacji zgłaszane prze użytkowników (nieintuicyjny interfejs). Zakres funkcji aplikacji jest ponadto na tyle ograniczony, że nie zda ona egzaminu w przypadku większych firm.
Oprogramowanie a aplikacja do liczenia godzin pracy
Pamiętaj, że zaawansowany program do mierzenia czasu pracy różni się od prostych aplikacji mobilnych (liczników godzin pracy online). Zaawansowane systemy, takie jak Grafik Optymalny, oferują funkcje wykraczające poza podstawowe śledzenie czasu pracy. Są to m.in. zarządzanie grafikami, analiza danych, generowanie zaawansowanych raportów oraz szereg rozwiązań automatycznych eliminujących potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Oprogramowanie do liczenia godzin pracy można zintegrować z systemami płacowymi i dostosować do specyficznych potrzeb firmy oraz obowiązujących norm prawnych.
Co więcej, zaawansowane systemy posiadają lepsze zabezpieczenia i automatyzują powtarzalne procesy kadrowe. Proste aplikacje mobilne, choć łatwe w obsłudze, często nie mają oferują tak zaawansowanych funkcji, dlatego są odpowiednie głównie dla mniejszych firm. Przykładowo Grafik Optymalny oferuje zarówno rozbudowany system rejestracji czasu pracy, jak i aplikację mobilną, co ułatwia monitorowanie i liczenie godzin pracy – niezależnie od tego, czy odbywa się ona stacjonarnie, zdalnie, czy hybrydowo.
Jak wybrać program do liczenia godzin pracy?
Jeśli samodzielnie prowadzisz małą firmę lub kierujesz niewielkim zespołem, to niewykluczone, że Twoje potrzeby zaspokoi darmowa aplikacja do mierzenia czasu pracy. Jeśli jesteś managerem większym przedsiębiorstwem, to narzędzia oferowane przez aplikację mogą nie spełnić Twoich oczekiwań. Wówczas korzystniejszą opcją będzie wdrożenie programu do liczenia godzin pracy.
Oto, na co warto zwrócić uwagę podczas jego wyboru:
Funkcjonalność
Upewnij się, że oprogramowanie oferuje szeroki zakres funkcji dostosowanych do specyfiki oraz potrzeb Twojego biznesu. Jeśli stoisz na czele większej firmy, będą to prawdopodobnie rejestracja czasu pracy, planowanie urlopów, możliwość łatwego administrowania grafikami i generowania raportów, szczegółowa analiza danych czy sposobność monitorowania absencji, nadgodzin, przerw w pracy itp. Zwróć uwagę, w jakim stopniu odbywa się automatyzacja poszczególnych procesów, np. czy system sam robi eksport danych na kartę pracy pracownika a potem do kadr.
Łatwość obsługi
Intuicyjny interfejs użytkownika i łatwość nawigacji są podstawą efektywnego korzystania z oprogramowania. Zorientuj się, czy obsługi platformy da się szybko nauczyć oraz czy nie stanowi ona wyzwania dla Twojego zespołu. Dzięki temu zminimalizujesz czas potrzebny na technologiczną adaptację i unikniesz wielu błędów. Warto sprawdzić, czy dostawca oprogramowania zapewnia kompleksowe lub przynajmniej podstawowe przeszkolenie z jego obsługi.
Podatność na integrację
Wybierając program do liczenia godzin, zorientuj się, czy można go zintegrować z innymi rozwiązaniami funkcjonującymi w Twojej firmie, np. systemami ERP, CRM czy programami płacowymi. Jest to decydujące dla efektywności płynności wdrożenia. Brak kompatybilności generuje chaos i problemy, wpływając negatywnie na efektywność operacyjną i organizację całego biznesu.
Elastyczność
Istotne są w tym kontekście dwie rzeczy. Po pierwsze: program powinien zaspokajać wszystkie potrzeby Twojej firmy, po drugie – powinien rozwijać się wraz z nią. Sprawdź, w jakim stopniu platformę można ją rozbudowywać np. o dodatkowe moduły albo funkcję lub czy możesz ją dostosować do specyfiki Twojej branży.
Zgodność z przepisami
Upewnij się, że wybrane oprogramowanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz regulacjami dotyczącymi ewidencji godzin pracy. Sprawdź, czy dostawca zapewnia w tym zakresie regularne aktualizacje systemu.
Zakres wsparcia
Sprawdź, czy dostawca oprogramowania oferuje wsparcie techniczne oraz jaki jest jego zakres. Szybka i skuteczna pomoc w przypadku problemów technicznych jest niezbędna dla ciągłości pracy. W tym kontekście warto posiłkować się nie tylko opisem oprogramowania na stronie, ale i opiniami – zarówno o produkcie, jak i jego dostawcy.
Stosunek jakości do ceny
Nie warto oszczędzać na rozwiązaniu, które nie zaspokoi potrzeb Twojej firmy. Nie warto też przepłacać za program, którego potencjału w pełni nie wykorzystasz. Przeanalizuj zarówno koszt zakupu systemu, jak i dodatkowe opłaty, np. za aktualizacje, wsparcie techniczne, integracje albo rozbudowę. Pamiętaj, że inwestycja w bardziej zaawansowaną platformę może z jednej strony przynieść długoterminowe korzyści (np. zwiększona efektywność i oszczędność czasu), z drugiej – uniknąć sytuacji, w której oprogramowanie przestaje zaspokajać potrzeby Twojej firmy, a Ty musisz rozglądać się za nowym systemem.
Podsumowanie
Czas jest dziś jednym z kluczowych czynników optymalizacji procesów biznesowych, a także budowania konkurencyjności i efektywności operacyjnej przedsiębiorstw. Przewagę na rynku zyskują biznesy, które potrafią nim skutecznie zarządzać. Nieocenionym wsparciem okazują się w tym kontekście programy do liczenia godzin pracy – zwłaszcza, jeśli kierujesz większą firmą lub rozproszonym zespołem.
Liczenie przepracowanych godzin możesz prowadzić z wykorzystaniem prostej i odpowiedniej aplikacji do rejestrowania godzin lub zaawansowanego systemu umożliwiającego automatyczną rejestrację czasu pracy online zamiast korzystać z arkuszy w Excelu. Pamiętaj, że rozwiązanie powinno być dostosowane do potrzeb oraz możliwości Twojej firmy. Zwróć uwagę na jego funkcjonalność, elastyczność, prostotę obsługi, zgodność z przepisami, zakres wsparcia technicznego oraz stosunek jakości do ceny.
Jeśli potrzebujesz oprogramowania, które pomoże Ci nie tylko mierzyć i raportować czas pracy, ale i kompleksowo zarządzać zadaniami i grafikami, ewidencją czasu pracy czy planami urlopowymi, to już teraz sprawdź, jakie wsparcie zapewni Ci program do śledzenia czasu pracy z dodatkowymi funkcjami, jaki jest Grafik Optymalny.
Loading...