Pogoda jest jednym z elementów, który w wielu firmach ma bezpośredni wpływ na ilość pracy do wykonania, a tym samym na grafik pracy. Pogoda wpływa bowiem na to, co robi każdy z nas w czasie wolnym od pracy. Odpowiednie przygotowanie harmonogramu czasu pracy do warunków pogodowych ma zatem kluczowe znaczenie dla odpowiedniego zaplanowania obsady zmian, a także urlopów wypoczynkowych. W poniższym artykule podpowiadamy, jak dostosować grafik pracy do pogody i dlaczego monitorowanie prognoz ma tak duże znaczenie w przypadku tworzenia planów pracy.
Pogoda a zachowania klientów — handel detaliczny
Podczas zmiany sezonu z letniego na zimowy, pogorszenie pogody, niższe temperatury czy nawet deszczowe weekendy to sygnał dla planistów i managerów, aby zwiększyć obsadę na grafiku i przygotować się na większy ruch, szczególnie w galeriach handlowych. Podczas zmiany pogody, szczególnie kiedy ta zmienia się dość dynamicznie, klienci tłumnie ruszają do sklepów, aby wymienić garderobę i przygotować się na zbliżający się sezon. Jeśli nie czują potrzeby wymiany garderoby, to może odwiedzą inne sklepy niż odzieżowe w centrum handlowym, bo w przeciwieństwie do ulicy tutaj deszcz nie pada. Jeśli jesteś managerem, na taki czas powinieneś zwiększyć ilość pracowników, którzy będą dbali o obsługę klienta i na bieżąco uzupełniali stock na sklepie. Możesz przeanalizować sprzedaż z poprzedniego roku i zweryfikować, jak wyglądały wskaźniki sprzedaży przy okazji poprzedniej zmiany sezonu. Pozwoli Ci to lepiej zarządzać czasem pracy i uniknąć za małej lub zbyt dużej ilości osób w grafiku.
Inaczej będzie wyglądać sytuacja sklepów przy ulicy handlowej. Jeśli pogoda nie dopisze, to też nie będzie tu klientów, a więc spokojnie możesz zmniejszyć liczbę personelu np. rozliczając powstałe wcześniej godziny nadliczbowe czasem wolnym.
Przy pięknej pogodzie w centrum handlowym może być mniej personelu w grafiku pracy, ponieważ klientów też pewnie będzie mniej. Słoneczne dni ludzie wolą spędzić w inny sposób. Managerowie sklepów na ulicy zwłaszcza przy deptakach powinni się natomiast liczyć z większą niż zazwyczaj liczbą klientów. Zadbaj więc o to, aby każdy klient, który zdecyduje się odwiedzić Twój punkt sprzedaży, spotkał się wtedy ze sprawną obsługą i pełnym zatowarowaniem. Kolejki nie będą Ci pomagać w osiąganiu celów sprzedażowych, dlatego zadbaj o to, aby ilość pracowników obsługujących kasy była adekwatna do ilości odwiedzających.
Pogoda a planowanie czasu pracy w gastronomii
Duży wpływ pogody na liczbę klientów można także zauważyć w branży gastronomicznej. Słoneczna pogoda z pewnością będzie sprzyjać wspólnym wyjściom do restauracji czy kawiarni, zwłaszcza takiej, która znajduje się na deptaku, w okolicy parku itd, a z kolei deszczowa pogoda może być sprzyjająca dla właścicieli restauracji w centrum handlowym. Jeśli więc prowadzisz obiekt gastronomiczny, bacznie obserwuj komunikaty pogodowe i dopasuj liczbę kelnerów do przewidywanych ilości gości. Długi czas oczekiwania na obsługę, a także na realizację zamówienia, może być negatywnie postrzegany, przez co możesz stracić potencjalnych stałych klientów. Nie zapomnij także o uwzględnieniu w grafiku pracowników, którzy będą dbać o czystość w restauracji, aby każdy z gości czuł się u Ciebie komfortowo. Pogoda jest szczególnie istotna dla restauracji sezonowych, które posiadają ogródek. Przy pięknej pogodzie z pewnością będzie oblegany przez gości, a tym samym potrzebujesz więcej kelnerów oraz kucharzy do realizacji większej liczby zamówień.
Widok planu obsady w systemie Grafik Optymalny. Łatwo sprawdzisz, czy w poszczególnych dniach nie zaplanowałeś zbyt małej lub zbyt dużej, ilości pracowników w stosunku do ilości pracy.
Weryfikacja pogody w powyższych branżach na pewno jest opłacalna. Podobna korelacja może dotyczyć wielu innych, jak np. parki rozrywki, sale zabaw, kina itd. Jeśli jesteś menadżerem, sprawdź swoje dzienne wyniki w kontekście pogody. Jeśli zaobserwujesz, że wpływa ona wyraźnie na ilość klientów, a więc i pracy, to dzięki adekwatnemu planowaniu grafiku unikniesz niedoborów pracowników, kiedy jest potencjał na zwiększenie liczby transakcji. Tym samym zwiększysz przychody Twojej firmy. Obserwowanie pogody pomoże też zoptymalizować koszty pracy, ponieważ zmniejszysz ilość godzin pracy na dni, kiedy w związku z pogodą klientów może być mniej.
Pogoda a urlopy wypoczynkowe
W przypadku udzielania urlopów wypoczynkowych pogoda również ma istotne znaczenie. Znaczna część pracowników chce wykorzystać swój urlop w okresie, kiedy prognozy wskazują sprzyjające warunki pogodowe. Najczęściej można to zauważyć przy okazji długiego weekendu majowego. Zazwyczaj w tym okresie wnioski urlopowe piętrzą się na biurku przełożonych, o ile majówka zapowiada się słonecznie. W takiej sytuacji z perspektywy płynności działania Twojej firmy kluczowe będzie właściwe zarządzanie wypoczynkami i nałożenie limitu ilości osób, które w określonym czasie mogą przebywać na urlopie. Dobrą praktyką będzie poinformowanie pracowników, z czego wynika taka decyzja i przygotowanie ich wcześniej na tę sytuację. Możesz także ustalić w zespole, że osoby, które skorzystają z wolnego długiego weekendu w maju, nie będą mogły skorzystać z wypoczynku przy kolejnym długim weekendzie i odwrotnie. Z perspektywy planowania czasu pracy zawsze kluczowe jest dostosowanie odpowiedniej ilości osób na zmianie do prognozowanej ilości pracy — klientów do obsługi czy innych czynności jakie są do wykonania, dlatego nie możesz pozwolić sobie na niedobory kadrowe.
Widok planu urlopowego w systemie Grafiku Optymalny. Praktyczny widok planowanych wypoczynków pracowników pozwoli Ci zweryfikować czy potencjalne nieobecności pracowników nie spowodują braków w zespole.
Podsumowanie
Ilość elementów, jakie musisz wziąć pod uwagę podczas planowania czasu pracy jest naprawdę spora. Począwszy od bieżących trendów, które wpłyną popyt, poprzez święta, a skoczywszy na pogodzie właśnie. Aby ułatwić sobie codzienną pracę związaną z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy, zastosuj dedykowany system taki jak Grafik Optymalny, który wesprze Cię w tym procesie i pomoże Ci w tworzeniu dobrych grafików pracy. Planuj urlopy wypoczynkowe, dostosuj ilość pracowników w odniesieniu do danych, a także na bieżąco monitoruj ewentualne niedobory pracowników. Zapisz się na bezpłatny okres próbny i wypróbuj Grafik Optymalny przez 30 dni za darmo
Loading...