Plan urlopów – najlepsze praktyki w firmach

Plan urlopów na kolejny rok powinien być przygotowany do końca grudnia.

Zasady rządzące urlopami szczegółowo określa Kodeks Pracy. Planujemy ilość dni odpowiadająca wymiarowi wynikającemu ze stażu pracy i edukacji pomniejszoną o 4 dni urlopu na żądanie, który pracownik może wziąć zgodnie ze swoimi potrzebami. Raz w roku pracownikowi przysługuje 14-dniowy nieprzerwany wypoczynek. Urlop udzielany jest na wniosek pracownika, jednak pracodawca akceptując wnioski musi uwzględnić zapewnienie normalnego toku pracy. To tyle podstawowych zasad. Więcej znajdziesz w naszym innym artykule Jak stworzyć dobry roczny plan urlopów.

Jak powinieneś zaplanować urlop w Twojej firmie?

  • Planuj urlopy, nawet jeśli nie musisz.

Z obowiązku tworzenia planu urlopowego zwolnione są firmy, w których nie działa organizacja związkowa. A więc większość przedsiębiorstw. Mimo to te firmy i tak planują urlopy z wyprzedzeniem. Bez odpowiedniego zaplanowania urlopów ciężko udzielić je w taki sposób, aby mieć pewność, że firma cały czas będzie funkcjonować normalnie. Planowanie daje też pracownikom możliwość wcześniejszego zorganizowania wyjazdów podczas urlopów (chociaż zaplanowanie urlopu nie jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na urlop czy akceptacją wniosku urlopowego). Pozwala też uniknąć sytuacji, w której wszyscy pracownicy chcą wziąć urlop w najbardziej popularnych terminach – długie weekendy, Wigilia, Sylwester, co mogłoby wywołać chaos w firmie.

  • Planuj tak, aby urlopy nie nakładały się.  

Plan urlopowy musi być sensownie przemyślany – urlopy pracowników nie mogą nakładać się na siebie. Wówczas mogłoby zabraknąć rąk do pracy. Firmy weryfikują oczekiwania urlopowe pracowników i starają się je udzielać kaskadowo, a nie wszystkie w tym samym terminie. Oczywiście musi istnieć jakaś sprawiedliwość – nie można dopuścić do sytuacji, w której jeden pracownik ma urlop w Wigilię kilka lat z rzędu.

case study tiger

  • Daj czas na przekazanie obowiązków.

Kiedy kierownik i jego zastępca wybierają się na urlop jeden po drugim, zapewniony jest czas na przekazanie obowiązków. Każdy bowiem po urlopie potrzebuje kilku dni na zorientowanie się w sytuacji, co się działo podczas nieobecności w firmie.

  • Nie udzielaj urlopu w wysokim sezonie.

Firmy, w których praca cechuje się pewną sezonowością (np. handel czy hotelarstwo) nigdy nie planują urlopów w sezonie. Wtedy chcą mieć wszystkie ręce na pokładzie. Oczywiście, urlop na żądanie pracownicy mogą wziąć kiedy potrzebują – tutaj nie ma ograniczeń.

  • Stosuj narzędzia do planowania.

Firmy, które podchodzą poważnie do zarządzania, stosują narzędzia do planowania urlopów. Przy dużej ilości pracowników planowanie na kartce papieru jest trudne i czasochłonne. Co więcej, zaplanowane godziny trzeba odnosić do ilości dni i godzin przysługującego urlopu, więc wymaga to liczenia. Dobrą praktyką jest stosowanie narzędzi, które usprawnią proces i pozwolą na bieżącą kontrolę.

Z Grafikiem Optymalnym zaplanowanie urlopów jest proste! Zaplanowane urlopy przenoszone są do karty urlopów pracownika i do grafiku pracy, a e-obieg wniosków urlopowych ułatwi sprawne stworzenie harmonogramów pracowniczych. Teraz grafik pracy zgodny z Kodeksem Pracy wygenerujesz jednym kliknięciem.

wyprobuj za darmo grafik pracy

Tak może wyglądać Twój plan urlopów:

Sprawdź, czy grafiki pracy w Twojej firmie są zgodne z prawem poniżej: 

Zgodność grafików z Kodeksem Pracy

Rozpocznij quiz! 

Czy grafiki pracy podajesz do wiadomości pracowników najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem okresu którego dotyczą?
Czy planujesz czas pracy w przeciętnie 5 dniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym?
Czy udzielasz pracownikom wolnej co 4 niedzieli?
Czy oddajesz pracownikom inny dzień wolny w zamian za pracę w niedzielę lub święto w wymaganym okresie?
Czy masz pewność, że ilość zleconych pracownikowi nadgodzin w roku nie przekracza limitu?
Czy udzielasz pracownikom wymaganego odpoczynku w każdej dobie pracowniczej?
Czy udzielasz pracownikom wymaganego odpoczynku w każdym tygodniu?
Czy przestrzegasz zakazu rozpoczynania pracy po raz drugi w dobie pracowniczej?
Czy masz pewność, że tygodniowy czas pracy razem z nadgodzinami nie przekracza limitu?
Czy planowany dobowy czas pracy nie przekracza limitu ustalonego dla danego systemu czasu pracy?
Wypełnij poniższy formularz, aby zobaczyć wyniki
Zgodność grafików z Kodeksem Pracy
Otrzymałeś {{userScore}} na {{maxScore}} punktów w teście zgodności grafików pracy w Twojej firmie z zasadami Kodeksu
{{title}}
{{image}}
{{content}}

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *