Planowanie czasu pracy – jak się do tego zabrać?

Planowanie czasu pracy, czyli tworzenie grafików czasu pracy dla zatrudnionego personelu, to dość żmudna i czasochłonna czynność.

Warto jej jednak poświęcić trochę czasu, bo planowanie czasu pracy bez należytej atencji może mieć fatalne konsekwencje. Jeśli stoisz przed tym zadaniem, ale kompletnie nie wiesz od czego zacząć i jak powinny wyglądać pierwsze kroki koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Krok 1 – określ zapotrzebowanie na pracę.

Przemyślenie kwestii ilości pracy do wykonania w czasie to podstawa planowania czasu pracy. Jeśli ilość pracy do wykonania w czasie jest zmienna, weź pod uwagę wszystkie czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, które to determinują. Potrzebujesz bowiem wstawić tylu pracowników w grafik w danym dniu i godzinie, by praca szła płynnie. Relacja ilości pracy do ilości pracowników jest proporcjonalna – im więcej pracy do wykonania, tym więcej pracowników potrzebujesz. Możesz zrobić tabelę i rozpisać w niej ilu pracowników potrzebujesz mieć o danej godzinie w kolejne dni miesiąca.

Krok 2 – określ zasoby.

Kolejny krok to określenie jakimi zasobami dysponujesz tj. ile dni i godzin ma do przepracowania w danym miesiącu każdy z Twoich pracowników. To tzw. normy czasu pracy, która wynika z kalendarza i wymiaru etatu pracownika. 

Krok 3 – zaplanuj urlopy.

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do urlopu w wymiarze 20 lub 26 dni, a ponadto pracownikowi przysługuje nieprzerwany 14-dniowy odpoczynek raz w roku. Zastanów się, czy w miesiącu, na który planujesz czas pracy zaplanowanie pracownikom urlopu jest możliwe.Twoja firma będzie w tym czasie funkcjonowała płynnie, tj. czy w konsekwencji jego udzielenia nie braknie Ci rąk do pracy. Jeżeli praca ma charakter sezonowy, to w szczycie sezonu urlopu nie udzielaj. Uważaj też na nakładające się urlopy kilku pracowników. Dzień urlopowy przelicza się na godziny zgodnie z tym jak osoba zazwyczaj pracuje. Pracownik pełnoetatowy w systemie podstawowym pracuje 8 godzin dziennie, więc jego dzień urlopu zastępuje 8 godzin pracy. Jeśli osoba zatrudniona jest w systemie równoważnym i pracuje dziennie 12 godzin, wówczas dzień urlopu zastępuje 12 godzin pracy.

grafik pracy zasady pdf dokument grafik optymalny

Krok 4 – określ dostępność pracowników.

W wielu branżach praca świadczona jest w szerokim zakresie godzinowym, a nawet 24 godziny na dobę np. w hotelach, stacjach benzynowych itd. Dobrą praktyką w takich firmach wpływającą na zadowolenie pracowników jest zapytanie ich o to, czy są jakieś dni lub godziny, kiedy nie mogą przyjść do pracy z powodów prywatnych np. rodzinnych uroczystości, badań lekarskich, szkoły. Oczywiście wszystko w granicach rozsądku. Warto ustalić jakieś limity np. wskazanie preferowanego przez pracownika wolnego weekendu i dwóch innych dni. Przed utworzeniem grafiku skompletuj te tzw. prośby grafikowe od wszystkich pracowników objętych grafikiem.

Krok 5 – tworzenie grafiku.

Mając wszystkie powyższe dane, możesz rozpocząć planować czas pracy. Wstawiaj więc godziny początku i końca pracy zgodnie z zapotrzebowaniem na pracę i dyspozycyjnością pracowników. Miej na uwadze, że sposób planowania czasu pracy określony został w Kodeksie Pracy, pamiętaj zatem o konieczności zapewnienia odpoczynku dobowego, tygodniowego, wolnej co czwartej niedzieli i o innych przepisach, które opisane są szczegółowo w Kodeksie Pracy lub w naszym artykule „Najważniejsze zasady tworzenia grafików pracy”.

Planowanie czasu pracy wcale nie musi być czasochłonne. Pamiętaj, że odpowiednio przygotowany grafik pracy pomoże Ci obniżyć koszty pracy i uniknąć nałożenia kar przez PIP! Umów się na rozmowę i przekonaj się, że możesz łatwo zmniejszyć koszty swojej działalności, zmniejszyć ryzyko płacenia kar i poprawić wyniki finansowe!

wyprobuj za darmo grafik pracy

tooltip grafik pracy kalendarz czas pracy koszty pracy

grafik pracy kalendarz

 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *