Optymalizacja kosztów pracy (bez zwolnień i obniżania wynagrodzeń)

Jeżeli jesteś osobą zarządzającą firmą, najpewniej z niepokojem przyglądasz się stale rosnącym kosztom pracowniczym. W 2020 roku, wynagrodzenie minimalne wzrosło do 2600 zł brutto. W porównaniu z rokiem poprzednim, jest to wzrost o 350 zł. Nie jest to jednak jedyny wydatek, który będzie ponosił pracodawca. Podwyżka płacy minimalnej skutkuje bowiem zwiększeniem wszystkich innych kosztów pracowniczych, które są od niej zależne.

Patrząc na P&Le firm, koszty pracownicze pochłaniają zwykle najwięcej pieniędzy. Pewnie zastanawiasz się więc, w jaki sposób możesz zoptymalizować choć część tych wydatków. Cięcie godzin i zwolnienia pracowników nie dobrymi pomysłami. Będzie to raczej ryzyko dla Twojego biznesu, ponieważ następstwem takich decyzji może być utrata przychodów, czy nawet całkowita dezorganizacja firmy. Jeżeli zmniejszasz zatrudnienie, to tym samym zmniejszasz skalę swojego biznesu, a to nie jest jednoznaczne ze wzrostem jego rentowności. Co więcej, musisz liczyć się z tym, że pracownicy mogą mieć problem z obsłużeniem dużej liczby klientów, czy dostarczeniem projektu w odpowiednim czasie. Jak więc poradzić sobie ze stałymi podwyżkami kosztów personalnych, tak aby nie zwalniać pracowników? Mam dla Ciebie dwa możliwe rozwiązania.

Optymalne planowanie pracy

Aby zoptymalizować koszty, musisz w pierwszej kolejności przyjrzeć się swoim grafikom pracy. Poprawność pod kątem przepisów Kodeksu Pracy jest bezdyskusyjna, lecz nie wpływa bezpośrednio na koszty. Chyba że, weźmiemy pod uwagę ewentualne kary za łamanie praw pracowniczych. Są to pokaźne sumy, od 1 do 30 tys. złotych. Im większa firma, tym kara relatywnie mniej boli, lecz cierpi wizerunek firmy, który często jest budowany latami

Wróćmy do tematu kosztów. Dobre planowanie czasu pracy jest obecnie podstawą. Przy stałym wzroście wydatków, przetrwają te firmy, które nauczą się optymalnie planować pracę... Optymalnie, czyli właściwie jak?

Grafik pracy powinien być ściśle powiązany z ilością pracy do wykonania. Ilość pracy zależna jest  od specyfiki branży - w produkcji zależy od planów produkcyjnych lub zamówień, w handlu detalicznym od liczby klientów, jaka odwiedzi dany sklep , a w hotelarstwie od ilości rezerwacji. Korzystając z danych archiwalnych, możesz w łatwy sposób prześledzić w jakich miesiącach, dniach, a nawet godzinach w Twojej firmie jest najwyższe zapotrzebowanie na pracowników. Najczęściej dane porównywane są rok do roku, co pozwala uwzględnić sezonowość (która jest cechą charakterystyczną wielu branż jak handel detaliczny) i analizować tendencję w swojej branży. 

W niektórych firmach wpływ na zapotrzebowanie będą miały takie czynniki zewnętrzne jak pogoda czy święta. Dane warto gromadzić i brać pod lupę ich rozkład na przestrzeni całego roku. Następnie zebrane dane należy rozbić na czynniki pierwsze, czyli przeanalizować poszczególne dni tygodnia, a nawet godziny. W handlu określimy wówczas, gdzie występują najwyższe peaki sprzedażowe i gdzie warto inwestować w mocną obsadę w grafiku. Jeżeli w danym czasie pracy będzie mało, uwzględnij to na grafiku. Nie ma sensu przepalać godzin, za które płacisz. 

Reasumując - jeżeli ilość pracy w Twoim biznesie jest zmienna, to liczba pracowników powinna też być zmienna, adekwatna do ilości pracy w danym momencie. Gospodarne zarządzanie godzinami pracy, pozwoli Ci w skali miesiąca zaoszczędzić spore sumy.

Stosuj wskaźniki planowania i monitoruj wydajność

Przed planowaniem grafiku powinieneś zaplanować obsadę, czyli ilość potrzebnych osób w danym interwale czasu (np. w ciągu jednej godziny). Możesz bazować na wskaźnikach efektywnościowych, wśród których dwa najczęściej stosowane to produktywność i mm/tc’s (minuty na transakcję). Jeżeli masz założenia, co do planowanej wysokości sprzedaży, ilości transakcji, czy planowanej ilości wytworzonego dobra - w produkcji, to koniecznie to wykorzystaj! Dzięki temu możesz wyliczyć ilość roboczogodzin, jaka jest niezbędna, by praca została wykonana w sposób płynny, a więc ilu potrzeba do tego pracowników. Zbyt dużo osób na zmianie skutkuje spadkiem produktywności. Wyobraź sobie następującą sytuację. Wchodzisz do sklepu i jesteś jedynym klientem, oprócz Ciebie jest 6 osób z obsługi na kasie. Z perspektywy pracodawcy godziny pracy tych pracowników są ustalone nieracjonalnie, ponieważ nie było zapotrzebowania na obsługę. Pracodawca płaci więc za godziny pracy, w których pracownicy nie mają szans na wypracowanie przychodu.  Wyobraźmy sobie jednak odwrotną sytuację. W sklepie jest ogromny ruch, pracowników jest zbyt mało i  i tylko jedna otwarta kasa. Tworzą się kolejki, więc część potencjalnych Klientów na samym wejściu do sklepu, widząc kolejkę  zrezygnuje z zakupów. Pracodawca znów ponosi straty, tym razem w formie niezrealizowanych zysków

Analiza danych i bazowanie na wskaźnikach efektywnościowych umożliwi Ci znalezienie oszczędności w procesie planowania czasu pracy poprzez lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów ludzkich. Wpływa to bez wątpienia na poziom kosztów pracy bowiem każda zaplanowana godzina pracy kosztuje. kosztuje, ale czy można przeanalizować każdą godzinę pracy każdego pracownika, aby ustalić kiedy był to koszt uzasadniony, a kiedy nie? Oczywiście, że możesz, ale nie w Excelu. Odpowiednie narzędzia, takie jak Grafik Optymalny, pozwolą Ci na łatwą ewidencję i analizę czasu pracy, zapewniając możliwość łatwej optymalizacji kosztów.

Teraz możesz to sprawdzić w ramach 30-dniowego, bezpłatnego okresu próbnego.

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *