Zmień okres rozliczeniowy i zoptymalizuj koszty pracy: poradnik krok po kroku

Okres rozliczeniowy to wyznaczony przedział czasu, w ramach którego należy ustalić rozkład czasu pracy, czyli grafik pracy dla pracowników zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie Pracy. W ramach tego przedziału czasu rozliczysz faktycznie przepracowane godziny oraz absencje, jak i wyliczysz nadgodziny. W ramach okresu określisz także wymaganą ilość dni wolnych oraz wyznaczysz, kiedy powinien przypadać odpoczynek tygodniowy. Odpowiedni dobór okresu rozliczeniowego pozwoli Ci uelastycznić planowanie, a tym samym obniżyć koszty pracy. Więcej przydatnych informacji na temat doboru długości okresu rozliczeniowego znajdziesz w poniższym artykule. Zapraszam do lektury!

Okres rozliczeniowy a system czasu pracy

Pewnie zastanawiasz się, jaki okres rozliczeniowy będzie najbardziej odpowiedni dla Twojej firmy. Aby dobrać odpowiednią długość, musisz uwzględnić system czasu pracy w którym pracujesz, bowiem maksymalna długość okresu rozliczeniowego jest od niego uzależniona. Najkrótszy możliwy okres rozliczeniowy trwa 4 tygodnie a najdłuższy może wynosić aż 12 miesięcy. Biorąc pod uwagę systemy czasu pracy wyróżniamy następujące długości okresów rozliczeniowych.

  • W systemie podstawowym (8-godzinnym) długość okresu rozliczeniowego może wynosić maksymalnie 4 miesiące. Od tej zasady są jednak pewne wyjątki, bowiem możliwe jest wydłużenie okresu do 6 lub 12 miesięcy po spełnieniu pewnych wymogów. Do 6 miesięcy okres rozliczeniowy może być wydłużony w przypadku firm zajmujących się rolnictwem i hodowlą, a także pilnowaniem mienia lub ochroną osób. Jeżeli wyżej wymienione branże dodatkowo borykają się z nietypowymi warunkami pracy np. sezonowością, warunkami atmosferycznymi to mogą wydłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy.
  • W równoważnych systemach czasu pracy maksymalna długość okresu rozliczeniowego to 1 miesiąc. Podobnie jak w przypadku podstawowego systemu, prawo pracy definiuje pewne wyjątki i okres może zostać wydłużony do 3 lub 4 miesięcy. Do 3 w sytuacji gdy pracodawca przedstawi szczegółowe uzasadnienie, a do 4 miesięcy, gdy praca uzależniona jest od pory roku i warunków pogodowych. Pamiętaj, że w przypadku prac które mogą być wykonywane w trybie 16 lub 24 godzinnym, okres rozliczeniowy nie może ulec wydłużeniu, więc jego długość nie może przekraczać 1 miesiąca.
  • W ruchu ciągłym  okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 tygodni.
    Stosowany jest w przypadku firm, które pracują 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu - włącznie z dniami ustawowo wolnymi od pracy. Wybierz ten system oraz okres rozliczeniowy, jeżeli ze względu na specyfikę pracy nie może być ona wstrzymana np. z powodów technicznych lub ekonomicznych.
  • W zadaniowym i przerywanym systemie czasu pracy okres rozliczeniowy nie może być dłuższy niż 4 miesiące.
  • W systemie skróconego tygodnia pracy i w systemie pracy weekendowej maksymalna długość okresu to 1 miesiąc.

Każdy grafik pracy jaki utworzysz w naszym systemie będzie zawsze zgodny z przepisami. Program uwzględnia wytyczne Kodeksu Pracy tj. rozpoczęcie pracy po raz drugi w dobie pracowniczej, odpoczynek dobowy i tygodniowy, wolną niedzielę, wymagane dni wolne, wymiar etatu i przede wszystkim długość okresu rozliczeniowego. Sprawdź więcej szczegółów o tworzeniu dobrych grafików pracy. Dzięki układaniu grafików pracy w Grafiku Optymalnym, nasi klienci optymalizują koszty pracy nawet o 50% (sprawdź historie naszych klientów - Flying Tiger Copenhagen, North Food). Wypróbuj nasz program za darmo przez 30 dni lub umów się na demo, aby poznać jego możliwości. 

Wydłużenie okresu

Możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy wynika z art. 129 KP. Wydłużenie można zastosować w każdym systemie czasu pracy lecz musi zostać szczegółowo uzasadnione np. przyczynami technicznymi lub organizacyjnymi. Ma to szczególne znaczenie w obecnej sytuacji, podczas której większość firm boryka się ze skutkami pandemii COVID-19. Wydłużenie okresu rozliczeniowego do roku, umożliwia rozłożenie sił roboczych po zażegnaniu kryzysu. Jeżeli Twoja firma znacznie zredukowała godziny pracy lub praca nie była wykonywana, zastanów się nad tym rozwiązaniem, bowiem gdy wszystko wróci do normy będziesz mógł wykorzystać zachowane roboczogodziny, aby nadrobić straty i skumulować siły robocze.

Możliwość przesunięcia okresu rozliczeniowego

W trakcie danego roku kalendarzowego masz możliwość przejścia z jednego okresu rozliczeniowego na inny, zmiana możliwa jest po rozliczeniu danego okresu. W niektórych przypadkach konieczne jest wprowadzenie tzw. przejściowego okresu, który umożliwi poprawne rozliczenie godzin. Warto wspomnieć, że w ciągu roku możesz stosować różne okresy rozliczeniowe w zależności od natężenia pracy. Jako pracodawca masz możliwość określenia długości okresu rozliczeniowego, lecz musisz pamiętać o ograniczeniach w poszczególnych systemach czasu pracy.

Długość okresu rozliczeniowego a ilość pracy

Przede wszystkim, długość okresu rozliczeniowego powinna być adekwatna do ilości pracy w poszczególnych miesiącach. W przypadku dłuższych okresów niż miesięczny, masz możliwość zaplanowania pracownikowi mniejszej lub większej ilości godzin niż norma. Wówczas różnica godzin ‘’przenoszona’’  jest na kolejne miesiące okresu rozliczeniowego. Taka możliwość planowania jest szczególnie ważna dla branż, które mają zmienną ilość pracy do wykonania.

Dłuższe okresy rozliczeniowe umożliwiają zaplanowanie zwiększonej liczby godzin w miesiącu, kiedy pracy jest więcej, a mniej w miesiącu, kiedy ilość pracy jest znikoma. Świetnym przykładem będzie ostatni kwartał roku w handlu detalicznym i e-commerce. Firmy, które działają w kwartalnym okresie rozliczeniowym zazwyczaj planują mniejszą ilość godzin w październiku i listopadzie, aby zachować roboczogodziny na grudzień i być w stanie obsłużyć więcej klientów przed świętami. Kluczowe jest to, aby nie przekraczać ustalonego wymiaru godzin w danym okresie (a nie w miesiącu), zachowując przy tym wszystkie wytyczne Kodeksu Pracy

Wybierz kwartalny okres rozliczeniowy jeżeli widzisz, że ilość pracy w Twojej firmie uzależniona jest np. od liczby klientów, sezonowości sprzedaży czy okresów okołoświątecznych. Większość firm z branży handlowej funkcjonuje w kwartalnych okresach rozliczeniowych.

W przypadku firm, których działanie jest zależne od temperatur i pogody również wybierane są dłuższe okresy rozliczeniowe. W branży budowlanej bardzo często stosowane są 6 lub 12 miesięczne przedziały, które umożliwiają planowanie zwiększonej ilości godzin w miesiącach cieplejszych, a mniejszej ilości zimą, podczas mrozów.

Krótsze okresy rozliczeniowe np. miesięczne, charakteryzują się brakiem elastyczności w planowaniu godzin pracy. Nie są one zalecane w przypadku branż, które natężenie pracy występuje sezonowo, bowiem ewentualne równoważenie godzin będzie możliwe jedynie w zakresie maksymalnie 4 tygodni, co może skutkować występowaniem kosztownych nadgodzin.

Jeżeli natomiast w Twojej firmie ilość pracy jest w każdym miesiącu taka sama, a pracownicy mają regularne godziny pracy - wybierz miesięczny okres rozliczeniowy, będzie to najkorzystniejsza opcja, a czas pracy będzie łatwy do rozliczenia.

Przygotowanie dokumentacji

Przyjęty okres rozliczeniowy powinien być ustalony w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy. Jeżeli nie jesteś zobligowany do prowadzenia ów dokumentów, lub jeżeli zatrudniasz mniej niż 20 osób, przyjęty okres możesz ustalić w obwieszczeniu, które będzie obowiązywało 2 tygodnie od dnia przekazania informacji pracownikom.  Forma przekazania nowego rozkładu jest dowolna i zależy od zasad przyjętych w organizacji. Istotna jest konieczność omówienia zmian z pracownikami, które wynikają z przyjętego okresu rozliczeniowego. Pamiętaj, że o swojej decyzji musisz także poinformować organy nadzoru, czyli okręgowego inspektora pracy, któremu podlega firma.
W organizacji mogą być przyjęte różne okresy rozliczeniowe w zależności od specyfiki pracy działów, poszczególnych grup pracowników, a nawet pojedynczych osób. Wymogiem jest wprowadzenie odpowiedniego zapisu do umów o pracę lub dodanie do nich aneksów.

Bezbłędna ewidencja czasu pracy to kolejna funkcjonalność w Grafiku Optymalnym. Przetestuj nasz program za darmo przez 30 dni. Tutaj założysz darmowe konto próbne

Tworzenie grafiku czasu pracy

Układanie grafiku pracy w firmach z dłuższymi okresami rozliczeniowymi jest nieco trudniejsze niż w przypadku tych firm, w których wprowadzony jest miesięczny okres rozliczeniowy. W pierwszym miesiącu raczej nikt nie powinien mieć problemu, kłopotliwe staje się dopiero planowanie kolejnych miesięcy. Należy bowiem odnosić się do planowanej liczby godzin w poprzednich miesiącach, tak aby cały okres rozliczeniowy zgadzał się godzinowo w stosunku do normy. Jeżeli zatrudniasz sporo osób, wyliczenia ręczne będą czasochłonne i kłopotliwe. Bez wykorzystania narzędzi do planowania istnieje również duże ryzyko popełnienia błędu.  Zaplanowane godziny należy kontrolować. Jeżeli w pierwszych miesiącach okresu rozliczeniowego zostanie zaplanowane zbyt dużo godzin, wówczas w ostatnim miesiącu roboczogodzin może zabraknąć w stosunku do ilości pracy. Skutkiem tego może być konieczność pracy w nadgodzinach, a to mijałoby się z celem wprowadzonego dłuższego okresu rozliczeniowego.

Chcesz tworzyć grafiki pracy jednym kliknięciem? Załóż darmowe konto próbne w naszym programie i dowiedz się więcej!

Udzielanie odpoczynków

Według zasad Kodeksu Pracy, pracownik powinien mieć zapewniony co najmniej 35 godzinny odpoczynek w tygodniu kodeksowym, który obejmuje 11 godzinny odpoczynek dobowy. Tydzień kodeksowy zazwyczaj nie jest tożsamy z tygodniem kalendarzowym, bowiem rozpoczyna się pierwszego dnia okresu rozliczeniowego i trwa przez kolejne 7 dni. Wyznaczony tydzień kodeksowy trwa przez cały okres rozliczenia. W przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego tydzień będzie ustalony na nowo od kolejnego miesiąca, a w przypadku kwartalnego - od nowego kwartału. Pamiętaj również, że w niepełnym tygodniu  kodeksowym, nie musisz zapewniać pracownikowi 35- godzinnego odpoczynku. Zatem ostatnie dni miesiąca przy miesięcznym okresie rozliczeniowym nie wymagają ustalenia tego odpoczynku.

Wybranie dobrego okresu rozliczeniowego to trudny temat, dlatego prześlij ten artykuł do 3 osób, którym może on pomóc. Jeżeli chcesz tworzyć optymalne grafiki pracy, pod uwagę powinieneś brać wiele czynników m.in okres rozliczeniowy, natężenie pracy w poszczególnych miesiącach, spełnienie wymogów Kodeksu Pracy i wiele innych. Aby uporządkować procesy skorzystaj z naszego narzędzia. Grafik Optymalny realnie wpłynie na Twoją codzienną pracę i pomoże Ci tworzyć dobre grafiki, które są zgodne z budżetem i założeniami Twojej firmy. Jak działa Grafik Optymalny? Szczegóły poniżej! Jeśli chcesz porozmawiać z nami o wykorzystaniu programu w swojej firmie, zadzwoń pod nr 603 722 987 lub napisz na magda.sarnet@grafikoptymalny.pl.

Jak wygląda przykładowy grafik pracy utworzony w naszym systemie? Sprawdź poniżej. 

tooltip grafik pracy kalendarz czas pracy koszty pracy

 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *