Powrót firm do normalności po pandemii, czyli jakie działania należy podjąć w zakresie czasu pracy?

Wiele firm wciąż stara się odrobić straty spowodowane pandemią. Najlepszą drogą do zredukowania strat jest maksymalizowanie zysków poprzez wyeliminowanie niepotrzebnych kosztów. Które koszty najlepiej zredukować? Najlepiej poszukać takich, które często nie są oczywiste i widoczne ‘’na pierwszy rzut oka’’. Na wydatki danego przedsiębiorstwa wpływa cała masa czynników, często największy wydatek stanowią te związane z wynagrodzeniami pracowników. Wynagrodzenia wynikają przede wszystkim z czasu pracy. Aby nie generować bezsensownych kosztów, konieczne będzie przeprowadzenie dokładnej analizy procesów w firmie w kontekście pracochłonności. Działania, o których przeczytasz w poniższym artykule, pomogą Ci uporać się z niepotrzebnymi kosztami na dobre. Nawet jeśli Twoja firma przeszła suchą nogą przez pandemiczny czas i nie odnotowałeś strat, również możesz wykorzystać poniższe rady.

Dostosuj grafik pracy do faktycznego zapotrzebowania na pracę

Dobry grafik pracy to podstawa, jeśli chcesz optymalizować koszty. Obsada na grafiku powinna ściśle odzwierciedlać ilość pracy do wykonania przez pracowników i jest zależna przede wszystkim od specyfiki branży. Dla przykładu - firmy produkcyjne analizują plany produkcyjne, które są powiązane z ilością zamówień. Handel natomiast mocno bazuje na ilości klientów - szczególnie jeśli mowa o markach, które nastawione są na obsługę klienta, a ich wyniki są mocno uzależnione od tzw. customer experience. Firmy, które gromadzą dane archiwalne na temat liczby klientów lub osiągniętej sprzedaży, powinny prześledzić, jak wobec tego rozkłada się zapotrzebowanie na roboczogodziny w poszczególnych godzinach, dniach i miesiącach. Przyglądając się danym z ubiegłych lat, można dostrzec sezonowość i trendy.

Niektóre firmy oprócz danych archiwalnych, powinny uwzględniać dodatkowe czynniki, które wpływają na ich codzienną pracę. Chodzi przede wszystkim o rozkład kalendarza w danym roku (długie weekendy, święta), czynniki zewnętrzne (pogoda) i planowane akcje marketingowe. Dla osób układających grafiki są to kluczowe informacje, które umożliwiają zaplanowanie adekwatnego grafiku pracy. Bez szczegółowej analizy nie ma mowy o jakichkolwiek oszczędnościach.

Podsumujmy. Jeśli ilość pracy w Twojej firmie jest zmienna, to liczba pracowników do jej wykonania również powinna być zmienna - tj. adekwatna do ilości pracy lub klientów w danym momencie. Jeśli lokujesz roboczogodziny w czasie, gdy pracy jest mało, generujesz niepotrzebne koszty. W skali miesiąca, przy skrzętnym zarządzaniu czasem pracy możesz zaoszczędzić sporą sumę. Dysponujesz danymi, ale nie masz pomysłu na ich wykorzystanie? - Spokojnie, pomożemy. Na dobry wypełnij formularz, a przeprowadzimy dla Ciebie audyt grafików pracy.

Niewystarczająca ilość personelu - redukcja przychodów

Mogłoby się wydawać, że drogą do zmniejszenia kosztów i odrobienia strat jest redukcja godzin pracowników. Nic bardziej mylnego. W czasie dużego zapotrzebowania na roboczogodziny, niedobory personelu są niedopuszczalne. Wracając do przykładu sklepu - brak wystarczającej ilości personelu, kiedy klientów jest dużo, przekłada się na rezygnację z zakupów i niezadowolenie klientów, które prowadzi do utraty potencjalnego zysku teraz i w przyszłości. Zbyt długi czas oczekiwania na obsługę, kolejki do kas, czy nawet nieporządek spowodowany brakiem rąk do pracy zniechęcają klienta do zakupu i negatywnie wpływają na postrzeganie firmy. Redukcja personelu w najbardziej intensywnych momentach to prosta droga do zmniejszenia swoich przychodów. Jeśli zależy Ci na odrobieniu strat po pandemii, zdecydowanie musisz zmienić swoją taktykę i zainwestować w roboczogodziny na kluczowe dni czy godziny.

Stawianie na elastyczne formy zatrudnienia.

Zatrudnienie osób na umowę zlecenie lub na umowę o pracę w niepełnym wymiarze godzin daje większą elastyczność w planowaniu. Jeśli pracy masz więcej - możesz zleceniobiorcy zlecić dodatkowe godziny, które nie będą skutkowały koniecznością wypłaty dodatkowego wynagrodzenia w formie nadgodzin płatnych z dodatkiem 50% lub 100%. Podobnie w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Jeśli w umowie znajdzie się odpowiedni zapis, możesz planować dopracowania do pełnych etatów, które również nie będą płatne z dodatkiem z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Jeśli w danym okresie pracy do wykonania jest mniej, zleceniobiorcę możesz po prostu odesłać do domu. Dzięki wprowadzeniu elastycznych form zatrudnienia do Twojej firmy, możesz uniknąć kosztownych nadgodzin. 

Pamiętaj jednak, że w przypadku zatrudniania osób na umowę zlecenie, to dana osoba decyduje o czasie wykonywania powierzonych zadań, dlatego warto poprosić ją o wskazanie możliwych godzin wykonania pracy. W Grafiku Optymalnym masz taką możliwość - zleceniobiorca po zalogowaniu się do systemu może wprowadzić i przesłać możliwe godziny pracy.

System równoważny i przejście na dłuższy niż miesięczny okres rozliczeniowy.

Jeśli w Twojej firmie ilość pracy do wykonania jest zmienna w konkretnych dniach lub godzinach, powinieneś zastanowić się nad wprowadzeniem równoważnego systemu. Umożliwia on wydłużenie zmiany do maksymalnie 12 godzin w danym dniu i skrócenie w dniu kolejnym, gdy pracy jest mniej. Największą zaletą równoważnego systemu czasu pracy jest jego elastyczność. Możesz planować pracę dłuższą niż 8 godzin i nie będzie to  skutkowało kosztownymi nadgodzinami.
Sezonowość z kolei występuje w przypadku zmienności natężenia pracy na przestrzeni miesięcy roku. Firmy, które mają do czynienia z wyraźnym zwiększeniem ilości pracy do wykonania w konkretnych okresach powinny skorzystać  z możliwości wydłużenia okresu rozliczeniowego. Jego długość może być dostosowana do konkretnej sytuacji. W handlu najczęściej spotykamy się z kwartalnym okresem rozliczeniowym, który dodatkowo często jest przesunięty względem początku roku. Nie ma jednak reguły, np. sklepy które w swojej ofercie mają asortyment mocno sezonowy (rowery, sprzęt narciarski) stosują najczęściej roczne lub półroczne okresy rozliczeniowe. Główną zaletą działania w ten sposób jest możliwość manewrowania planowaną ilością godzin względem normy miesięcznej - w jednym miesiącu planowana może być mniejsza ilość roboczogodzin, a w kolejnym większa. Zarówno wydłużenie okresu rozliczeniowego, jak i zmiana systemu czasu pracy zminimalizuje ilość nadgodzin, które stanowią ogromny koszt pracy.

Poniższy schemat pomoże Ci wybrać odpowiedni okres rozliczeniowy.

Planowanie i rozliczanie czasu pracy w dłuższym niż miesięczny okresie rozliczeniowym nie jest łatwe. Grafik Optymalny pomoże w prawidłowym planowaniu i rozliczaniu w systemie równoważnym i okresach rozliczeniowych różnej długości.

Ustalanie budżetów i bieżąca kontrola kosztów

Jedną z kluczowych kwestii w dobrze prosperującym przedsiębiorstwie jest stałe monitorowanie i kontrola ponoszonych kosztów. Dzięki temu możliwe jest oszacowanie wydatków związanych z planowanymi działaniami, a także wcześniejsze wykrycie nieprawidłowości. Analiza wszystkich ponoszonych kosztów pomaga zaplanować przyszły budżet, a bieżąca kontrola umożliwia szybką reakcję w przypadku niegospodarności osób odpowiadających za wydatki. Jak już pisałam bardzo często w firmie najbardziej kosztowni są ludzie, a poziom kosztów pracy ściśle wynika z czasu pracy. Bieżąca kontrola w tym zakresie dla pracowników innych niż biurowi, którzy nie miewają nadgodzin, zazwyczaj nie jest możliwa. Trzeba poczekać, aż Kadry dopiero po zakończeniu miesiąca naliczą listy płac, dokonają wypłat, a później nastąpi ich księgowanie. W Grafiku Optymalnym natomiast w dowolnej chwili możesz pobrać raporty, z których dowiesz jakie koszty personalne poniesiesz za dany miesiąc już na etapie powstania planu pracy, jak i później w trakcie ich wykonywania. Możesz też wprowadzić swoje budżety. Takie działanie pozwoli na uniknięcie przekroczeń budżetu, jak i na dynamiczne działanie i korygowanie planów pracy na bieżąco, jeśli ilość roboczogodzin ma być skorelowana z przychodami czy ilością zamówień.

Darmowy audyt grafików pracy

Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt przeprowadzany przez nasz zespół.

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *