10 kroków do skutecznego zoptymalizowania kosztów pracy

Koszty pracy zazwyczaj stanowią największą część wydatków firmy. Zalicza się do nich przede wszystkim koszty związane z samym zatrudnieniem, jak i dalszym budowaniem ścieżek rozwojowych pracowników. Koszty pensji, premii i bonusów są oczywiste dla wszystkich, ale do kosztów pracy zaliczane są również wydatki związane z rekrutacją, czyli np. koszty ogłoszeń, czy zatrudnienie w tym celu firmy zewnętrznej. Warto wspomnieć również o szkoleniach i benefitach, które także zaliczyć trzeba do tej kategorii. Nie wszystkie koszty są jednak widoczne na "pierwszy rzut oka". Trzeba dokładnie przeanalizować procesy, aby dostrzec realne możliwości optymalizacji kosztów. Jaką drogę najlepiej wybrać, aby "bezpiecznie" obniżyć koszty? Poniżej przygotowałam 10 punktów, które krok po kroku przeprowadzą Cię przez drogę skutecznego i bezpiecznego obniżania kosztów pracy. 

Krok 1: Przeanalizuj procesy w swojej firmie 

Pierwsza i podstawowa kwestia, a jednak często pomijana. Pomimo pozornej oczywistości, należy z uwagą przyjrzeć się procesom w firmie. Może to zająć trochę czasu, szczególnie jeśli firma działa już dość długo według dobrze znanego schematu, jednak ten krok jest niezbędny, aby skutecznie optymalizować koszty pracy. Realne możliwości optymalizacji kosztów dostrzeżesz właśnie dzięki dokładnej analizie procesów. W trakcie analizy zwróć uwagę, jakie czynności wykonują poszczególni pracownicy. Zastanów się, które czynności są zbędne i niepotrzebnie zajmują czas pracownikom, a które mogą być wykonane w inny sposób, innymi narzędziami, a tym samym szybciej. 

Redukcja nawet kilku minut dziennie, poświęcanych przez każdego pracownika na zbędne czynności, w skali całej firmy w okresie roku przełoży się na konkretne oszczędności. Wyobraź sobie, że w wyniku lepszego zaprojektowania procesu, pojedynczy pracownik oszczędzi 10 minut. W skali całej firmy zatrudniającej np. 300 osób, oszczędność czasu wyniesie 3000 minut, będzie więc ogromna!

Krok 2: Pozyskaj dane, wytycz prognozę na kolejny miesiąc i zaplanuj roboczogodziny

W kolejnym kroku sprawdź, ile pracy masz do wykonania w nadchodzącym miesiącu. Najlepszą metodą jest bazowanie na faktycznych danych. Dzięki temu zobaczysz pewne zależności i trendy dotyczące zapotrzebowania na pracę. Analizując dane, zastanów się, jak może wyglądać popyt  na usługi Twojej firmy w różnych tygodniach w miesiącu i dniach w tygodniu. Pozwoli to na podjęcie odpowiednich decyzji w odniesieniu do personelu, uniknięcie nadpodaży pracowników i marnotrawienia funduszy. 

Weź pod uwagę informacje archiwalne. W zależności od branży mogą być to dane dotyczące np. wysokości sprzedaży w zależności od dni tygodnia czy pory dnia, ilości połączeń przychodzących w przypadku call center, ilości zamówień w przypadku e-commerce czy produkcji. Dzięki temu będziesz mógł słabiej obsadzić dni czy pory dnia słabsze pod kątem ilości pracy oszczędzając w ten sposób roboczogodziny, a mocniej te dni, w których pracy jest więcej. Wnioski wyciągnięte z analizy danych, pomogą Ci dostosować potrzebną liczbę pracowników na Twoim grafiku, tak aby nie "przepalać" niepotrzebnie godzin, za które będziesz musiał zapłacić. 

Analiza danych jest kluczowa w handlu i gastronomii. Błąd planowania nie zawsze polega na nadmiernym obsadzeniu grafików, bowiem równie często zdarza się, że pracowników jest zbyt mało. Skutkiem tego mogą być problemy z obsłużeniem wszystkich klientów, co może zmniejszyć obroty. Klienci, którzy będą zmuszeni czekać w kolejkach, zrezygnują z zakupów. Wpłynie to również ujemnie na wizerunek firmy. Niższe przychody sprawią, że udział procentowy kosztów pracy będzie wyższy.

Gdy już wiesz, ile roboczogodzin potrzebujesz w danym czasie, rozpocznij tworzenie grafików pracy. Zacznij od ustalenia istotnego, ale najmniej elastycznego czynnika, czyli dostępności Twoich pracowników. Zapytaj ich po prostu, jakie mają preferencje.

Krok 3: Uwzględnij prośby pracowników dotyczące grafiku 

Warto zastanowić się nad stosowaniem dobrej praktyki - zbierania tzw. próśb grafikowych, w ramach której pracownicy wskażą dni i godziny, kiedy nie mogą pracować. Wpłynie to pozytywnie na zadowolenie pracowników, bowiem pozwoli na sprawne pogodzenie życia prywatnego z zawodowym. Zmniejszy także ryzyko zwolnień i zminimalizuje związane z tym koszty. Pamiętaj, że sama rekrutacja to dopiero początek. Nowego pracownika należy przeszkolić i wdrożyć. Musi też minąć trochę czasu, aby pracownik osiągnął oczekiwaną wydajność. 

Uwzględnianie próśb grafikowych jest wskazane szczególnie wtedy, gdy zatrudniasz osoby o ograniczonej dyspozycyjności do pracy. Należy liczyć się z tym, że będzie konieczne dostosowanie grafiku do ich potrzeb i możliwości czasowych. W przeciwnym razie możesz mieć problem z rotacją personelu, która jak wiemy, jest kosztowna.

Na podstawie próśb grafikowych zacznij formalnie wpisywać zmiany do grafiku. Tutaj dokonaj kolejnej optymalizacji.

Krok 4: Usuń „kominy”  

Planowanie „kominów” tj. nakładających się zmian to jeden z najczęstszych błędów. Sytuacja ma miejsce wtedy, przykładowo I zmiana trwa od godziny 6:00 do 14:00, a druga od 12:00 do 20:00. Między 12:00 a 14:00 mamy zatem w pracy osoby z I i II zmiany. Jeśli pracy nie ma na tyle dużo, aby każda z tych osób miała zajęcie, należy tego unikać. Jeśli zlikwidujesz tego typu zakładki, będzie to kolejny krok do realnych oszczędności. Zazwyczaj firmy na usunięciu kominów mogą zredukować godziny robocze, a tym samym koszty o 3-5% procent.

Porada: Twój grafik w tym miejscu powinien być już dość dobrze zaplanowany. Ale to dopiero początek oszczędności. Przejdźmy do tej części planowania czasu pracy, która zazwyczaj najbardziej drenuje kieszenie pracodawców.

Krok 5: Wyeliminuj nadgodziny

Najpierw usuń regularnie pojawiające się nadgodziny i przebuduj grafik tak, aby ich nie było.

Jeżeli Twój pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę i zostaje w pracy po godzinach to mamy do czynienia z tzw. nadgodzinami. Godziny nadliczbowe są dodatkowo płatne. Dodatek do podstawowego wynagrodzenia wynosi 50% lub aż 100% - wszystko zależy od tego, kiedy nadgodziny wystąpiły. Jeżeli nadgodziny występują regularnie, może to oznaczać nieadekwatne zatrudnienie w stosunku do zapotrzebowania na pracę. Nie pozostaje wówczas nic innego jak zatrudnić więcej pracowników. Jeśli nadgodziny powstają jedynie w niektórych miesiącach, kiedy pracy jest więcej, to rozwiązaniem może być wprowadzenie dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych. Możesz wtedy planować godziny bardziej elastycznie - więcej w miesiącu, kiedy jest więcej pracy, a odpowiednio mniej w kolejnym.

Krok 6: Zminimalizuj liczbę pozostałych nadgodzin  

Konieczność pracy w godzinach nadliczbowych wynika najczęściej z błędnego dostosowania obsady do faktycznej ilości pracy. Tutaj znowu chciałabym zwrócić Twoją uwagę na to, jak ważne jest analizowanie danych będących podstawą planowania. Zbadanie zapotrzebowania na pracę w konkretnych miesiącach, dniach czy godzinach może prowadzić do zredukowania liczby nadgodzin.

Porada: Jeśli i tak nadgodziny powstały, to można rozliczyć je w postaci udzielenia czasu wolnego. Nie musisz wówczas wypłacać dodatku.

Oszczędności może być jeszcze więcej! Dlaczego? Ponieważ plan pracy, a jego realizacja to dwie różne kwestie. Miej pewność, że nie tracisz pieniędzy na złym wykonaniu grafiku. 

Krok 7: Weryfikuj faktyczny czas pracy

Nie zawsze cały nominał godzin jest sumiennie przepracowany przez pracownika - takie są fakty. Nieodnotowane spóźnienia, bądź wcześniejsze wyjścia z pracy również stanowią spory koszt, choć nie jest on widoczny na pierwszy rzut oka. Sumując w skali miesiąca wszystkie rozbieżności, możesz być zaskoczony ilością roboczogodzin, które właściwie nie zostały przepracowane. 

W firmach gdzie stosowane są papierowe listy obecności, trudno jest zweryfikować to, czy wprowadzone godziny są tymi faktycznymi, czy jedynie pokrywającymi się z grafikiem pracy. Najlepszą i najdokładniejszą opcją są rejestratory czasu pracy, które odzwierciedlają faktycznie przepracowane godziny. Powinny być one odpowiednio rozmieszczone, zaraz przy stanowisku pracy. Niekiedy instalowane są przy wejściu do zakładu pracy, ale wówczas może dochodzić do nadużyć, bowiem pracownik może przyjść do pracy dużo wcześniej, a faktyczna praca nie będzie w tym czasie wykonywana. 

Krok 8: Sprawdź, czy na pewno wypełniasz wszystkie zasady prawa pracy 

Grafiki czasu pracy, które są niezgodne z przepisami, mogą być bardzo kosztowne dla firmy. Państwowa Inspekcja Pracy regularnie kontroluje przedsiębiorstwa pod kątem przestrzegania praw pracowniczych. Kary za łamanie zasad mogą zrujnować budżet, a także wizerunek firmy. Może się to przełożyć na poziom rotacji i znacznie utrudnić rekrutację nowych osób. Jeżeli informacja o łamaniu praw dotrze do partnerów biznesowych, może nawet spowodować zerwanie umów. 

Porada: Uważnie analizuj grafik pracy pod kątem obowiązujących przepisów prawa. Kary za łamanie zasad mogą sięgać aż 30 tys. złotych!

Krok 9: Rozważ zmianę systemu czasu pracy oraz wydłużenie okresu rozliczeniowego

Jeżeli ilość pracy do wykonania jest zmienna w poszczególne dni i godziny warto rozważyć wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy. Pozwoli to na lepsze dopasowanie godzin pracy do ilości pracy. Godziny pracy mogą być wydłużone w jednym dniu kiedy pracy jest więcej do 12 godzin (w przypadku systemu równoważnego 12-godzinnego), a skrócone w innym, kiedy pracy jest mniej. Praca zaplanowana ponad 8 godzin w tym przypadku nie będzie stanowiła pracy w godzinach nadliczbowych, a tym samym nie zapłacisz dodatku z tego tytułu.

Kiedy z kolei ilość pracy jest zmienna w skali miesięcy, czyli mamy do czynienia z sezonowością, rozważ wydłużenie okresu rozliczeniowego. Wtedy będziesz mógł zaplanować mniej godzin w miesiącu kiedy pracy jest mało, a więcej w miesiącach kiedy pracy jest więcej. Dzięki temu w miesiącach kiedy pracy jest więcej nie będziesz musiał zatrudniać dodatkowych osób lub zlecać pracy w godzinach nadliczbowych.

Krok 10: Zwolnij pracowników

To oczywiście nie jest moja rada. Zanim zaczniesz zwalniać, zastanów się, czy możesz sobie pozwolić na spadek efektywności i koszty nowej rekrutacji w przyszłości. Mogą one sięgać nawet dwukrotności normalnych kosztów. Mniejsza ilość osób do pracy w Twojej firmie negatywnie przełoży się na wydajność pozostałych pracowników.

Dobry grafik pracy jest fundamentem firmy. Dzięki poprawnemu planowaniu można wiele zaoszczędzić.  Jeżeli chcesz się o tym przekonać, wypróbuj za darmo nasz system do optymalizacji kosztów pracy - Grafik Optymalny. Narzędzie realnie pomoże w obniżeniu Twoich kosztów pracy. 

Oto przykładowy grafik pracy wygenerowany automatycznie w naszym programie.

tooltip grafik pracy kalendarz czas pracy koszty pracy

 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *