Czas to niezwykle cenny zasób, a jego skuteczne monitorowanie przekłada się pozytywnie na wydajność i budowanie potencjału przedsiębiorstwa. Jak uczynić ten proces łatwiejszym, szybszym i bardziej transparentnym? W artykule wyjaśniam, dlaczego warto mierzyć czas pracy pracowników, jak robić to skutecznie oraz jakie metody możesz do tego wykorzystywać.
Monitoring a kontrola czasu pracy - czy to jest to samo?
Nie, te pojęcia nie są tożsame.
Monitorowanie czasu pracy odnosi się do procesu zbierania danych: rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw, spóźnień, nadgodzin itp. Może też obejmować analizę wydajności, powtarzalności zadań czy zarządzania zasobami ludzkimi. Kontrola czasu pracy jest pojęciem szerszym i bliższym ewidencji. Obejmuje zarówno monitorowanie czasu pracy, jak i egzekwowanie przepisów dotyczących tego czasu (np. prawa pracownika do odpoczynku, podstawowego wymiaru czasu pracy czy pracy w godzinach nadliczbowych).
Zatem, aby efektywnie kontrolować czas pracy pracowników, trzeba go sprawnie monitorować.
Dlaczego trzeba mierzyć czas pracy pracowników?
Jeśli jesteś pracodawcą albo pracujesz w Kadrach, to mierzenie czasu pracy w firmie powinno być dla Ciebie istotne z co najmniej 4 powodów.
Po pierwsze: jest ono ważnym elementem prowadzenia ewidencji czasu pracy zgodnej z przepisami i obowiązkowej dla każdego pracodawcy.
Po drugie: monitorując czas pracy, możesz sprawniej zarządzać grafikami i harmonogramem pracy. Wiesz, kto i kiedy się spóźnia, robi nadprogramowe przerwy lub z jaką wydajnością pełni poszczególne obowiązki. Dzięki temu masz szansę skuteczniej zarządzać zadaniami, zasobami ludzkimi, wydajnością i rentownością projektów, komunikacją w zespołach, a także podejmować korzystniejsze decyzje biznesowe. Dodatkowo, masz pewność, że Twoja firma płaci zatrudnionym wyłącznie za czas przepracowany, a nie za przebywanie na przedłużonych przerwach, spóźnienia czy wcześniejsze wyjścia.
Po trzecie: korzystając z narzędzi do mierzenia czasu pracy (o których za chwilę), możesz szybciej wyliczać wynagrodzenie. Dane o pracy w święta, nadgodzinach, spóźnieniach czy urlopach są automatycznie wprowadzane i przetwarzane przez system, a Ty pozbywasz się tzw. papierologii.
Jak monitorować czas pracy pracowników?
O tym, w jaki sposób zamierzasz mierzyć czas pracy, musisz poinformować każdego pracownika. Najprostszą, ale i najmniej efektywną i rzetelną metodą jest prowadzenie tradycyjnych papierowych list obecności i kart czasu pracy, na których wpisywane są godziny wyjścia i wejścia oraz ewentualne absencje. Rozwiązanie okazuje się efektywne jedynie w małych firmach, w przypadku pracy stacjonarnej i towarzyszy mu tzw. papierologia. Fizyczne dane łatwiej zniszczyć, zgubić albo podrobić, a ich przetwarzanie pochłania masę czasu, energii i miejsca. Trudniej też weryfikować ich zgodność ze stanem faktycznym.
Zdecydowanie skuteczniejsze okazuje się monitorowanie czasu pracy z wykorzystaniem metod elektronicznych, czyli specjalnego oprogramowania. Pamiętaj, że musi być ono zgodne z polskim prawem i nie może naruszać prywatności pracowników. Muszą też być oni świadomi jego stosowania w firmie. Do monitorowania czasu pracy nie możesz wykorzystywać kamer czy danych biometrycznych (np. odciski palców).
Elektroniczne metody pomiaru czasu pracy
Wśród najpopularniejszych rozwiązań warto wyróżnić przede wszystkim:
- Systemy rejestracji czasu pracy (RCP)
- Aplikacje mobilne (np. Toggl)
- Monitory aktywności (np. poczty elektronicznej, stron webowych, a nawet całego komputera, takie jak AktivTrak)
- Systemy lokalizacyjne
Na monitory aktywności i systemy lokalizacyjne decydują się raczej specyficzne branże (np. IT, transport i logistyka, bezpieczeństwo i ochrona mienia itd.) i można je stosować tylko w uzasadnionych przypadkach. Aplikacje mobilne są intuicyjne łatwo dostępne i transparentne, jednak aby w pełni z nich korzystać, najczęściej trzeba zainwestować w abonament. Ponadto, mimo iż pozwalają na łatwe generowanie raportów, to nie można ich zintegrować z firmową księgowością. Sprawdzą się zatem raczej do monitorowania czasu pracy pojedynczych osób, małych zespołów lub mikro przedsiębiorstw.
Skuteczniejszą i bardziej wszechstronną metodą monitorowania czasu pracy są systemy RCP. Występują najczęściej w wersji:
- złożonej (rejestrator z czytnikiem i oprogramowanie rejestrujące), wykorzystywanej głównie w pracy stacjonarnej;
- uproszczonej (samo oprogramowanie, do którego trzeba się zalogować), popularnej dla osób pracujących zdalnie.
- Mieszanej, tzw. systemy E-RCP (np. Grafik Optymalny), które pozwalają na rejestrowanie czasu pracy stacjonarnej na aplikacji zainstalowanej na tablecie, jak i zdalnej.
Podstawową zaletą systemów RCP jest transparentność i automatyzacja procesów związanych z gromadzeniem danych o czasie pracy. Wygodnym wariantem łączącym zalety obu wersji jest rejestracja czasu pracy online, którą umożliwia Grafik Optymalny. To wirtualna karta pracy, w której fizyczne czytniki (karty zbliżeniowe, chipy itp.) zastąpiono kodami QR lub indywidualnymi loginami wprowadzanymi przez pracownika w aplikacji mobilnej, zainstalowanej w miejscu ogólnodostępnym, jak tradycyjne czytniki.
Rejestracja czasu pracy online eliminuje więc konieczność inwestowania w fizyczne, drogie urządzenia rejestrujące. Pozwala monitorować faktycznie przepracowany czas, spóźnienia, przerwy, nadgodziny itp.) Ponadto ta metoda umożliwia też rejestrowanie czasu pracy zdalnej i hybrydowej oraz określanie czasu poświęconego na konkretne czynności czy projekty. Te dane służą do rozliczenia czasu pracy, jak i generowania wielu raportów podsumowujących. Grafik Optymalny jest sprzężony z systemami kadrowo-płacowymi. Dane przechowywane w bezpiecznym archiwum cyfrowym. Łatwiej Ci je przetwarzać lub udostępnić w razie potrzeby, a także sprawniej na ich podstawie wyliczać wynagrodzenia.
Podsumowanie
Wybór oprogramowania monitorującego czas pracy powinien być dostosowany do potrzeb, możliwości oraz specyfiki działalności Twojej firmy. Zastanów się, czy planujesz monitorować czas pracy pojedynczych osób, konkretnych zespołów, czy wszystkich zatrudnionych. Pomyśl, jak chcesz go rozliczać (personalnie, zespołowo itp.), jakich raportów i dla ilu osób potrzebujesz, czy potrzebne Ci są fizyczne czytniki, czy samo oprogramowanie, a także ile możesz zainwestować. Postaw na rozwiązanie, które zagwarantuje Ci zarówno transparentność, jak i bezpieczeństwo danych, a także oszczędność pieniędzy, czasu i miejsca.
Elektroniczna rejestracja czasu pracy w Grafiku Optymalnym jest bezpłatnym, uniwersalnym modułem. Można ją skutecznie wdrożyć w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości albo specyfiki. Funkcjonalności naszego rozwiązania możesz już teraz bezpłatnie przetestować.
Loading...