Ile kosztuje mnie praca: jak obliczyć faktyczne koszty pracy w firmie?

Koszty pracy to łączny zbiór wydatków jakie ponosi pracodawca na zatrudnienie i rozwój pracowników. Zaliczamy do nich koszty związane z bezpośrednim wynagrodzeniem pracownika np. pensja, premia i dodatki, a także składki oraz pozapłacowe wydatki m.in  koszty rekrutacji i szkoleń itd. Koszty pracy stanowią największą część wydatków w firmie, dlatego pracodawcy robią co mogą aby zoptymalizować i obniżyć koszty pracy, co w wielu przypadkach nie jest takie łatwe. W tym artykule przeczytasz jakie są faktyczne koszty personalne i na co niepotrzebnie wydawane są pieniądze w firmach.

Koszty wynagrodzenia

Wynagrodzenie netto to kwota, którą pracownik otrzyma ‘’na rękę’’. Z kolei wynagrodzenie brutto to koszt netto + składki ZUS + zaliczka na podatek dochodowy. Minimalne wynagrodzenie w 2019 roku to 2250 zł brutto. Dla pracodawców nie jest to kwota finalna, bowiem należy do niej doliczyć odpowiednie składki:
– ubezpieczenie emerytalne 9,76%
– składka rentowa 6,50%

– składka wypadkowa 1,80%
składka na Fundusz Pracy 2,45%
– składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,1%
Pracodawca nie zawsze jest zobligowany do opłacania składek FP I FGŚP.

Całkowity minimalny koszt pracodawcy wynosi więc 2250 zł + 460,80 zł = 2710,80 zł.

Harmonogram czasu pracy

Koszty L4

Pracodawca ponosi koszt zwolnienia chorobowego pracownika do 33 dni łącznego chorobowego w danym roku. Jeśli więc, pracownik kilka razy w danym roku kalendarzowym jest na zwolnieniu, okresy te będą się sumowały. Dopiero od 34 dnia koszt przejmuje ZUS. Wyjątkiem od tej zasady są pracownicy powyżej 50 roku życia – pracodawca za zwolnienie płaci tylko do 14 dnia chorobowego, później koszt przechodzi na ZUS.
Zwolnienie chorobowe jest płatne, w wymiarze:
– 80 % podstawowego wynagrodzenia – podczas choroby 

– 70 % podstawowego wynagrodzenia – w czasie przebywania w szpitalu,

– 100 % wynagrodzenia – gdy stwierdzono u niego chorobę zawodową, miał miejsce wypadek przy pracy lub zwolnienie u kobiety spowodowane jest chorobą w czasie ciąży.

Na zwolnieniu chorobowym pracownicy przebywają średnio 12 dni w roku, więc całość kosztów pokrywa pracodawca. Dodatkowo, jeśli Twój pracownik jest niezdolny do pracy dłużej niż 30 dni – musisz go wysłać na okresowe badania lekarskie w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku.  Oczywiście powinieneś zwrócić pracownikowi pieniądze za wykonane badanie. Jeśli zmagasz się ze wzmożoną ilością zwolnień lekarskich, zapoznaj się z naszym artykułem w którym przedstawiamy najważniejsze zasady którymi powinieneś się kierować.

Koszty PFRON

Firmy w których zatrudnienie jest większe niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełny etat i jednocześnie osoby niepełnosprawne stanowią mniej niż 6% zatrudnionych, są zobowiązane do dodatkowych opłat z tego tytułu. Wpłaty dokonywane są na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Wysokość wpłaty w głównej mierze zależy od średniego wynagrodzenia w firmie, a dokładny wzór do obliczenia składki, jest następujący:

Kz = 40,65% x Pw x (Zo x 6% – Zn)

Kz – kwota zobowiązania
Pw – przeciętne wynagrodzenie w poprzednim kwartale
Zo – zatrudnienie ogółem w przeliczeniu na pełny etat
Zn – liczba zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny etat

Koszty PPK

Pracownicze Plany Kapitałowe to nowość dla pracodawców. Od 1 lipca 2019 r. do programu przystąpiły największe firmy, które zatrudniają powyżej 250 osób. Mniejsze firmy oraz jednostki sektora finansów publicznych mają czas do połowy 2020 roku, bowiem program wprowadzany jest etapami. Jaki jest koszt nowego obowiązku?  Pracodawca wpłaca 1,5 % wynagrodzenia, które stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Dobrowolnie, możesz zwiększyć wpłatę do maksymalnie 4%. Jako pracodawca masz obowiązek dokonywania wpłat na PPK. Kara za zlekceważenie obowiązku będzie kosztowna, bowiem wynosi ona od 1000 do 1 000 000 zł, a nadzór nad wpłatami sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy. 

Rotacja pracowników

Pracownicy odchodzą, a na ich miejsce musimy zatrudnić nowe osoby. Na wydatki związane z rotacją składa się kilka czynników. Szacuje się, że koszty rotacji to od 30 do 200% wynagrodzenia rocznego pracownika – w zależności od rotującego stanowiska – im stanowisko jest wyższe, tym koszt wzrasta. Do czynników które generują nam dodatkowe wydatki, zaliczamy m.in koszt rekrutacji nowych pracowników – same spotkania rekrutacyjne zajmują kilkanaście godzin, które mogłyby być spożytkowane na faktyczną pracę, do tego koszt ogłoszeń rekrutacyjnych i badań lekarskich. Warto pamiętać, że nowy pracownik jest mniej produktywny i zapewne będzie potrzebował czasu, aby zaadoptować się do nowego miejsca. Niższa produktywność nowo zatrudnionego pracownika stanowi też koszt. W obecnych czasach gdy poziom bezrobocia wciąż spada, firmy powinny podchodzić poważnie do monitorowania rotacji. Tylko w ten sposób można w odpowiednim czasie poczynić skuteczne działania, które pomogą w ewentualnym obniżeniu kosztów rotacji, które jak widzimy – są dużym obciążeniem dla firm. 

Koszty szkoleń

Zatrudniając nowego pracownika musisz liczyć się z kosztami szkoleń, które będziesz musiał przeprowadzić na początku zatrudnienia, są to m.in szkolenia wynikające z bezpieczeństwa i higieny pracy. Dodatkowym kosztem są również kursy i szkolenia podnoszące kwalifikacje pracowników, a także wszystkie dodatki z tym związane np. dojazd na szkolenie i zakup potrzebnych materiałów.

Przepalone grafiki pracy

Zwracaj uwagę na poprawność planowania i układania grafików. Liczba pracowników na danej zmianie powinna odpowiadać Twojemu zapotrzebowaniu – w przeciwnym razie, koszty pracy niepotrzebnie będą wzrastać. Na co zwracać uwagę w planowaniu? Przede wszystkim na realne dane, możesz wziąć pod uwagę np. ilość obsłużonych klientów w sklepie, wysokość sprzedaży, ilość wykonanych telefonów w call center itp. Jeśli grafik będzie przeplanowany, a pracowników za dużo – roboczogodziny będą generowały niepotrzebne koszty. Równie często występuje odwrotna sytuacja. Pracowników jest za mało, aby efektywnie obsłużyć klientów, co skutkuje kolejkami i utratą przychodu. W obydwu tych sytuacjach firma jest stratna. W większej firmie, zaoszczędzenie w ten sposób na  kilku godzinach dziennie, daje sporą kwotę na przestrzeni całego miesiąca. Im większa firma, tym kwoty są dużo wyższe, a to wszystko jedynie przez złe planowanie. Warto więc przyłożyć się do układania grafików, jeśli zależy Ci na optymalizacji kosztów pracy.

Aby usprawnić ten proces pomocny będzie nasz system do układania harmonogramu pracy. Grafik Optymalny ma wiele możliwości – jedną z funkcji jest planowanie obsady. Wystarczy, że uzupełnisz zapotrzebowanie (według indywidualnych potrzeb Twojej firmy), a system automatycznie wygeneruje grafik pod Twój plan. Dodatkowo, narzędzie dobierze pracowników w taki sposób, aby roboczogodziny były dla Ciebie jak najbardziej optymalne kosztowo.

Niepotrzebne nadgodziny

Koszty pracy mogą wzrosnąć przez dodatkowo płatne nadgodziny –  w 50% lub 100% do podstawowego wynagrodzenia (w zależności od czasu w którym wystąpiły). Generują więc spore koszty. Godzin nadliczbowych nie da się całkowicie uniknąć, zdarzają się bowiem sytuacje, których pracodawca przewidzieć nie może i musi wydłużyć czas pracy. W takiej sytuacji najlepszym dla firmy będzie rozliczanie nadgodzin w postaci czasu wolnego. Wówczas nie trzeba płacić pracownikowi kosztownego dodatku do wynagrodzenia. 

Benefity pracownicze

Z badań wynika, że 3 na 4 firmy oferują dodatkowe benefity. W 2018 roku firmy wydały aż 12 miliardów złotych aby opłacić dodatki pozapłacowe pracowników. Na skutek trudnego rynku i niskiego bezrobocia z roku na rok wysokość tej kwoty rośnie, a pracodawcy prześcigają się w dostępnych benefitach. Jeśli również zapewniasz swoim pracownikom dodatki pozapłacowe, nie zapomnij o uwzględnieniu tego w planie kosztów pracy.

Imprezy i wyjazdy integracyjne

Mowa tutaj o jednodniowych imprezach integracyjnych, jak i o dłuższych wyjazdach. Mają one na celu zacieśnienie więzi w zespole i poprawę relacji wśród pracowników, bowiem aby praca była efektywna, zespół powinien się ze sobą dogadywać. W okresie świątecznym dodatkowym kosztem będzie spotkanie wigilijne pracowników, najczęściej organizowane w formie uroczystej kolacji. Oprócz stałych, okolicznościowych spotkań, popularnymi formami integracji są wyjścia na wspólny obiad, kręgle, gokarty czy np. do teatru. Pomysłów może być wiele. Firmy bardzo często przeprowadzają ankietę wśród pracowników, która pomaga ustalić wspólne preferencje. W Grafiku Optymalnym – naszym systemie do układania grafików pracy, mamy dodatkowe moduły, które usprawnią Twoją pracę. Jednym z nich jest właśnie moduł ankiet z którego nasi Klienci bardzo chętnie korzystają. 

Jeśli potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci dostosować proces planowania i zarządzania czasem pracy – to świetnie trafiłeś! Grafik Optymalny pomoże Ci utrzymać wszystko w ryzach. Możesz wypróbować już dzisiaj – załóż konto testowe i sprawdź nasze możliwości. 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *