Planowanie grafików czasu pracy w dobie koronawirusa - jak zminimalizować straty?

Jako założycielka Grafiku Optymalnego, systemu automatyzującego planowanie czasu pracy i pomagającego optymalizować koszty pracy, wraz z zespołem wspomagam firmy w optymalnym tworzeniu harmonogramów pracy. Aktualnie, jak na dłoni obserwuję skutki koronawirusa w polskich firmach. W naszym systemie co miesiąc firmy planują miliony godzin pracy, mamy więc możliwość zaobserwowania bardzo negatywnych konsekwencji:

  1. Niedostosowanie ilości personelu do obecnej ilości pracy - zarówno nadwyżki jak i niedobory.
  2. Nadmiar absencji, które potęgują problemy z planowaniem i wynikający z nich chaos.
  3. Drastyczny wzrost procentowy kosztów pracy w stosunku do przychodów.

A to tylko część problemów. W tym artykule analizuję wpływ  koronawirusa na grafiki pracy. Dowiesz się także, co możesz zrobić w swojej firmie, aby mądrze przetrwać najtrudniejszy okres. Udanej lektury! 

Jak wszyscy wiemy, od pewnego czasu głównym tematem w Polsce i na świecie jest koronawirus. Szerząca się pandemia spędza sen z powiek przedsiębiorcom, niezależnie od wielkości firmy. Zgodnie z rozporządzeniem rządu spora część przedsiębiorstw musiała ograniczyć swoją działalność. Restrykcje dotyczą działalności gastronomicznej, kulturalnej i rozrywkowej, a także funkcjonowania galerii handlowych, a więc handlu. Wyjątkami w tej niecodziennej sytuacji są m.in. apteki, pralnie, drogerie, piekarnie i sklepy spożywcze, które tak jak dotychczas mogą funkcjonować standardowo. Dodatkowo cała gastronomia może świadczyć usługi na wynos, a także na dowóz. Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za tworzenie grafików czasu pracy lub zarządzasz przedsiębiorstwem, to z pewnością głowisz się, w jaki sposób podejść do planowania czasu pracy w tym okresie niepewności. W tym artykule znajdziesz informacje co wziąć pod uwagę, aby zminimalizować związane z sytuacją straty.

Podstawowe obowiązki pracodawcy związane z grafikiem pracy

Przepisy Kodeksu Pracy nadal obowiązują i nie uległy zmianie. Jako pracodawca nadal jesteś zobligowany do udostępniania grafików pracowniczych najpóźniej na 7 dni przed okresem, który jest objęty tym harmonogramem. Nadal obowiązują wszystkie wytyczne dotyczące norm i odpoczynków. Musisz zapewnić pracownikom m.in. 11 godzin odpoczynku dobowego, a także 35-godzin odpoczynku w tygodniu kodeksowym.

Kluczowa kwestia, z którą trzeba się zmierzyć, to jak zaplanować obsadę względem ilości pracy, skoro nie wiadomo, jak będzie wyglądała sytuacja w kolejnych tygodniach. Czy nadal przedszkola i szkoły będą zamknięte? Czy wobec tego zasiłek opiekuńczy dla rodziców dzieci do lat 8 będzie przedłużony? Czy nadal centra handlowe będą nieczynne? Tego nie wiemy, a mimo to trzeba przedstawić pracownikom obowiązujący plan. Dodam, że nie tyle kontekst przepisów jest tu istotny, ile perspektywa pracownika. Mimo obecnej sytuacji każdy chce wiedzieć odpowiednio wcześnie, jak będzie pracował w kolejnym miesiącu. Nie zwlekaj zatem z  publikacją grafiku, ale zaznacz, że może ulec zmianie w związku z bieżącą sytuacją.

W jaki sposób zminimalizować straty?

Jeżeli Twoja firma działa, ale pracy jest mało

Jeśli planujesz czas pracy w firmie, której działalność obecnie nie może być wykonywana, to postaraj się zredukować obsadę. To spowoduje, że koszty pracy w okresie niższych przychodów lub ich braku również będą niższe. Zminimalizujesz w ten sposób straty.

Część pracowników będzie, tak czy owak, nieobecna  z powodu przebywania na zasiłku opiekuńczym. Na tę chwilę, zasiłek przysługuje od 16 marca na okres 14 dni. Aby otrzymać zasiłek, należy złożyć oświadczenie do swojego płatnika składek, pracownicy na samozatrudnieniu wniosek powinni złożyć bezpośrednio do ZUS. Sytuacja dynamicznie się zmienia, w ciągu kilku najbliższych dni zostaną podjęte decyzje o ewentualnym przedłużeniu zamknięcia szkół. Jeżeli tak się stanie, to zgodnie z rządowymi zapowiedziami, prawo do zasiłku będzie przysługiwało na kolejne dwa tygodnie. Jako pracodawca, powinieneś bacznie śledzić najnowsze informacje. Sytuacja zmienia się dynamicznie, więc planując grafiki, musisz o tym pamiętać. Co jest istotne, zasiłek płatny jest w całości z ZUS.

Rodzic dziecka starszego, do lat 14, ma jedynie możliwość wykorzystania dwóch dni opieki nad dzieckiem do lat 14. 

Co do pozostałych pracowników masz kilka możliwości. Po pierwsze możesz zaproponować pracownikom wykorzystanie urlopu wypoczynkowego. Nie możesz jednak tego narzucić, zatem istotne jest wyjaśnienie powodu, licząc na zrozumienie. To może być jedyna opcja dla rodziców starszych dzieci, ponieważ nie są dla nich przewidziane dodatkowe zasiłki. 

Jeśli Twoja firma działa w dłuższych okresach rozliczeniowych, np. kwartalnych, możesz zaplanować mniej godzin pracy w obecnym miesiącu, niż wynosi norma. Wówczas gdy w kolejnych miesiącach sytuacja w kraju się poprawi, a pracy będzie znacznie więcej, będziesz mógł zaplanować odpowiednio więcej godzin. Dłuższe okresy rozliczeniowe charakteryzują się możliwością elastycznego planowania. 

Jeżeli nie potrzebujesz ludzi do pracy, możesz też wprowadzić tzw. przestój w pracy. Wynagrodzenie za przestój w pracy powinno być określone w regulaminie pracy. Jeśli jednak tak się nie stało lub w Twojej firmie nie obowiązuje regulamin pracy, wówczas każdy pracownik, który jest gotowy do wykonywania pracy, lecz z przyczyn niezależnych nie może przychodzić do pracy, za ten czas powinien otrzymać 60% swojego wynagrodzenia. Wartość ta nie może być jednak niższa niż obecne wynagrodzenie minimalne.

W tym momencie pracownicy na umowach o dzieło lub umowach zlecenie nie są chronieni. Rząd zapowiedział, że osoby zatrudnione na podstawie umów cywilno-prawnych lub samozatrudnione dostaną jednorazową zapomogę z ZUS w kwocie 2 000 złotych. Jeżeli w obecnej sytuacji niestety nie masz dla nich pracy, to bez żadnych konsekwencji możesz ich odwołać. 

Warto jednak przyjrzeć się temu szerzej. Epidemia za jakiś czas ustanie, a życie zacznie biec swoim normalnym rytmem. Jeżeli w tym momencie pozostawisz pracowników bez pracy i bez szansy zarobku, to kiedy sytuacja wróci do normy, mogą nie chcieć kontynuować pracy w Twojej firmie. Warto przekalkulować, czy nie lepiej wypłacać tym pracownikom "przejściowego" wynagrodzenia ponad to, co zapowiedział rząd. 

Rozważ też, czy obecna sytuacja nie stwarza okazji do wykonania prac, które wcześniej były z różnych powodów odkładane. Generalne prace porządkowe czy inwentaryzacje towarów nadal mogą się odbywać, nawet w zamkniętych sklepach, restauracjach czy hotelach. Gdy sytuacja w kraju będzie ustabilizowana i Twój biznes powróci do standardowej pracy, będziesz przygotowany w 100% na powrót klientów.

Jeśli pracy jest za dużo

Nie wszystkie branże dotyka obecnie problem  braku pracy. Klientów przybyło na przykład w aptekach. Jak radzić sobie z większym zapotrzebowaniem na personel? Jeżeli brakuje Ci rąk do pracy, warto pomyśleć o agencjach pracy tymczasowej, które zajmują się rekrutowaniem specjalistów - techników i magistrów farmaceutycznych. Nie powinieneś teraz obciążać pracowników zbyt dużą liczbą nadgodzin, niezależnie od branży. Wszystko w granicach rozsądku. 

Jeżeli w Twojej firmie posypały się zwolnienia chorobowe, zaświadczenia opiekuńcze i inne urlopy, a Ty starasz się ułożyć spójny harmonogram pracy, wiemy, jak trudny to dla Ciebie okres.  Każdego dnia, pomagamy naszym Klientom być w zgodzie z Kodeksem Pracy, a także dostosowywać grafiki do ilości pracy oraz potrzeb pracowników.

Niestety nikt z nas nie ma „wakacji” od przepisów prawa, w tym od Kodeksu Pracy. Oczywiście nawet w tym trudnym momencie zachęcam Cię do wypróbowania Grafiku Optymalnego - nawet jeśli będziesz korzystał z naszego programu tylko przez darmowy miesiąc, nie będziesz musiał się martwić o zgodność w zakresie przepisów o czasie pracy. 

Musimy wszyscy przebrnąć przez ten okres, minimalizując straty. Nowe technologie mogą nam w tym trochę pomóc. Wykorzystajmy to! W naszym programie każdego miesiąca tworzonych jest kilka tysięcy dobrych grafików pracy.

Wprowadzenie modelu pracy zdalnej

Jeśli Twoja firma stanęła nagle przed koniecznością wprowadzenia pracy zdalnej, masz przed sobą nie lada wyzwanie. Powinieneś spodziewać się w najbliższym czasie spadku efektywności (być może nawet chaosu). Nikt dziś nie wie, jak długo przyjdzie nam pracować w modelu pracy zdalnej. W Grafiku Optymalnym jest moduł, które pozwoli Ci lepiej zarządzać pracą w modelu zdalnym. 

Zamów audyt grafików pracy

Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoje grafiki spełniają wszystkie wymogi prawne, zapisz się na darmowy audyt. 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *