Dla wielu przedsiębiorstw ostatni kwartał jest kluczowym momentem roku. Właśnie wtedy pojawia się największy popyt na produkty czy usługi, a tym samym największa szansa na wygenerowanie zysków. Niewielu pracodawców decyduje się w tym czasie na wysyłanie pracowników na urlop wypoczynkowy, a co za tym idzie może zdarzyć się tak, że wraz z zakończeniem roku pracownikowi pozostaje pula niewykorzystanych dni urlopowych. Zgodnie z zasadami Kodeksu Pracy, zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do 30 września kolejnego roku. Mimo jasnego zapisu, sprawy związane z zaległym urlopem wypoczynkowym i jego wykorzystaniem wciąż budzą wiele pytań i wątpliwości, na które odpowiadam w tym artykule.

Jak mądrze zaplanować urlopy? 

Urlop powinien być udzielony w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Co prawda zaległy urlop można zgodnie z przepisami, wykorzystać jeszcze w roku kolejnym, o czym piszę niżej, jakkolwiek tutaj chodzi o sytuację braku możliwości udzielenia takiego urlopu np. w wyniku braków kadrowych, nieprzewidzianych wcześniej sytuacji losowych. 

Najlepiej więc wcześniej zaplanować terminy urlopów w taki sposób, aby nie przypadały na okres zwiększonej pracochłonności. Takie rozwiązanie może pomóc w odpowiednim rozłożeniu urlopów, aby każdy z pracowników mógł swobodnie wykorzystać przysługujące dni wolne, jednocześnie zachowując sprawne funkcjonowanie firmy.

Rozplanuj przysługującą liczbę dni urlopu pomniejszoną o 4 dni urlopu na żądanie. Pamiętaj jednak, że nie możesz zmusić pracowników do wzięcia urlopu w wyznaczonym czasie. Urlop co prawda jest udzielany za zgodą pracodawcy, ale na wniosek pracownika. Radziłabym więc, abyś zakomunikował i przestawił sytuację z perspektywy działania firmy. Wówczas pracownicy będą wiedzieli, od czego uzależniona jest akceptacja wniosku o urlop w wybranym terminie i że ewentualny brak zgody nie wynika z Twojej złej woli.

Jeśli są jakieś terminy wyłączone z możliwości wnioskowania o urlop, to najlepiej zakomunikować to jeszcze przed zatrudnieniem pracownika, aby uniknąć późniejszych sporów.

W Grafiku Optymalnym nikniesz zbędnej papierologii dzięki prostemu e-obiegowi wniosków urlopowych — pracownik składa wniosek do akceptacji przełożonego w systemie. System nie dopuści, aby został wysłany wniosek na więcej dni, niż przysługuje pracownikowi.

Plan urlopowy jako rozwiązanie problemu? 

W teorii plan urlopowy rozwiązuje problem gromadzących się dni urlopowych, ponieważ pozwala na pełne ich zaplanowanie i rozdysponowanie. Musisz być jednak przygotowany na to, że plan urlopowy nie jest w stanie uchronić w stu procentach przed sytuacją niewykorzystania urlopu przez pracownika. Zdarzają się bowiem okoliczności niezależne od zatrudnionego, które uniemożliwiają mu wykorzystanie dostępnych dni wolnych we wcześniej zaplanowanym terminie. 

Jeśli w Twojej firmie jest zwiększone zapotrzebowanie na pracę w 4 kwartale, tym samym udzielasz pracownikowi całego urlopu wcześniej, to mierzysz się z ryzykiem, że osoba zwolni się po udzieleniu urlopu. Tym samym dostanie pieniądze za urlop, czyli czas nieprzepracowany, tak jakby wykonywała faktycznie pracę przez cały rok. Czy lepiej zatem zostawić jednak urlop do wykorzystania na rok kolejny? Moim zdaniem nie, ponieważ zapewne chęć postąpienia w taki sposób dotyczy marginalnej liczby pracowników, tym bardziej że okres 4 kwartału w firmach, które wtedy odnotowują większe przychody, wiąże się z możliwością uzyskania premii. Dużo więcej problemów stwarza kumulowanie urlopu. Jeśli dotyczy to dużej liczby pracowników, to ciężko jest udzielić tych zaległych urlopów, zatem przechodzą znów na kolejne lata. W konsekwencji mamy często przemęczony zespół, a to sprzyja wypaleniu czy chęci zmiany pracy.

Chcesz wiedzieć jak dobrze przygotować plan urlopowy w Twojej firmie? Sprawdź nasz artykuł "Plan urlopów — najlepsze praktyki w firmach"

Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop? 

Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, a nie jego obowiązkiem. W związku z tym pracodawca co do zasady powinien udzielić wolnego w porozumieniu z pracownikiem, na jego wyraźny wniosek. Istnieją jednak pewne odstępstwa, które pozwalają pracodawcy wysłać pracownika na urlop bez jego zgody. 

Jedną z takich sytuacji jest niewykorzystanie przez pracownika zaległego urlopu w terminie. Jak wspomniałam wyżej, Kodeksu Pracy wyraźnie mówi o tym, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy zrealizować do końca września kolejnego roku. Jeśli zatem Twojemu pracownikowi pozostanie na koniec roku kilka dni wolnego, pamiętaj, że może je rozdysponować jeszcze przez kolejne kilka miesięcy. Aby uniknąć sytuacji niewykorzystanego urlopu w roku kolejnym i dalszej kumulacji, najlepiej, abyś nie czekał do września z udzieleniem zaległego, tylko ustal z pracownikiem możliwie najszybszy możliwy termin.

Drugim wyjątkiem, kiedy można wysłać pracownika na urlop, jest wykorzystanie urlopu w trakcie okresu wypowiedzenia. Jeśli doszło do rozwiązania umowy (niezależnie od warunków wypowiedzenia), pracodawca ma możliwość odesłania pracownika na urlop w celu wykorzystania dni wolnych. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy urlop jest urlopem zaległym, czy bieżącym.

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Wśród pracowników wciąż funkcjonuje błędne przekonanie, że urlop można "sprzedać" pracodawcy i otrzymać adekwatny do jego wymiaru ekwiwalent. Taka praktyka jest niezgodna z Kodeksem Pracy! Urlop bezwzględnie należy wykorzystać, ponieważ jego głównym założeniem jest zapewnienie pracownikowi odpoczynku. Wyjątek stanowi jedynie sytuacja, w której pracownik przebywa na wypowiedzeniu, a pracodawca nie oddelegował pracownika na przymusowy urlop. 

Kiedy rozdysponować zaległe dni wolne? 

Jeśli wiesz, że wraz z końcem roku będziesz potrzebować wszystkich rąk na pokładzie i nie możesz pozwolić sobie na rozdysponowanie dni wolnych, zaproponuj pracownikom inny termin, który będzie dla Was dogodniejszy. 

Jeśli najgorętszy czas w Twojej branży rozpoczyna się z połową listopada, a Twoi pracownicy chcą wykorzystać dni wolne jeszcze w tym roku, zaproponuj, aby wybrali urlopy w październiku oraz na początku listopada. Ulokowanie absencji w tym czasie pozwoli pracownikom odpowiednio się przygotować na intensywny czas pracy, a także spełni oczekiwania pracowników o wykorzystaniu dni wolnych na bieżąco.

Pamiętaj także, że możesz rozdysponować dni wolne także po zakończeniu roku. Styczeń i początek lutego, to zazwyczaj dobry czas na planowanie dni wolnych. Po Nowym Roku ilość pracy jest zdecydowanie mniejsza, a Twoi pracownicy mogą chętniej decydować się na wolne, aby odpocząć od minionych intensywnych tygodni.

Jeśli jednak w Twojej firmie pracy jest tyle samo w każdym miesiącu, rozłóż urlopy w miarę równo i zadbaj o to, aby nie nakładały się one na siebie.

Aby uniknąć niedopowiedzeń i problemów, warto wprowadzić zasady regulujące ustalanie urlopów w najbardziej pożądanych terminach tj.: Wigilia czy Sylwester. Ustal, ile maksymalnie osób może wnioskować o dzień wolny w danym okresie, a także naprzemienność ich udzielania. Przykładowo, jeśli jedna osoba złożyła wniosek o urlop w Wigilię, nie może wnioskować o wolne na Sylwestra. W kolejnym roku odwrotnie — w Wigilię powinna stawić się w pracy, natomiast ma możliwość złożenia wniosku w Sylwestra 

Podsumowanie

Koniec roku nie oznacza problemów z zaległymi urlopami wypoczynkowymi. Pracownik może je wykorzystać do końca września następnego roku w dogodniejszym czasie dla firmy. Warto ustalić z pracownikami zasady regulujące ustalanie urlopów, aby uniknąć problemów i nieporozumień w związku z wnioskowaniem o dni wolne w najbardziej pożądanym czasie tj.: długie weekendy czy święta.

Aby uniknąć problemów z rozdysponowaniem dni wolnych, warto wprowadzić do firmy odpowiednie narzędzia usprawniające planowanie urlopów pracowników. W Grafiku Optymalnym zaplanowane urlopy przeniosą się do karty pracownika oraz grafiku pracy, a elektroniczny obieg wniosków urlopowych ułatwi komunikację i zredukuje papierologię.

Tak może wyglądać plan urlopowy w Twojej firmie!