Jak uniknąć kolejek? Działania długofalowe

W naszym ostatnim artykule poruszyliśmy problem kolejek w sklepach. Staraliśmy się zwrócić Twoją uwagę na czynniki, które powodują pojawienie się kolejek, a tym samym wpływają na niezadowolenie Klientów. Skupiliśmy się na harmonogramie pracy, bowiem solidny grafik jest podstawą dobrze prosperującej firmy niezależnie od branży. Warto też spojrzeć na problem szerzej i wprowadzić w firmie pewne zmiany w organizacji pracy, które przyczyniają się do lepszego dostosowania godzin personelu do ruchu w sklepie oraz wszystkich pozostałych miejsc, gdzie mamy do czynienia z obsługą klienta, a w efekcie ograniczenia występowania kolejek. Poniżej przybliżamy kilka kwestii, na które powinieneś zwrócić uwagę. 

Elastyczne planowanie czasu pracy

Dyspozycyjność personelu, a potrzeby firmy

W dzisiejszych czasach większość pracodawców stara się dostosować grafiki do tzw. próśb grafikowych pracowników. Oczywiście wszystko w granicach rozsądku. Szczególnie branże,  które borykają się z problemem dużej rotacji pracowników, wiedzą jak ważne jest konsultowanie grafiku z pracownikami. Zbieranie sugestii co do czasu pracy, jest nieuniknione w przypadku zatrudniania studentów, młodych rodziców czy osób, które pracują na tzw. dwa etaty. Inne podejście do tego tematu, najczęściej skutkuje niechcianą i kosztowną rotacją pracowników

Przy rozmowie rekrutacyjnej warto jednak zwrócić uwagę, w jakim stopniu dyspozycyjni są potencjalni kandydaci. Zatrudniając pracowników o zbyt ograniczonych dyspozycjach, może pojawić się wśród pracowników ‘’kolizja’’ próśb grafikowych skutkująca brakiem rąk do pracy. Patrząc długofalowo, nakładających się próśb może być sporo. Dla osoby układającej grafik sytuacja jest problematyczna, ponieważ musi zdecydować który pracownik może skorzystać z dnia wolnego. Inaczej zabraknie rąk do pracy, no i kolejka gotowa.

Do pracy bardzo często zgłaszają się również studenci zaoczni, którzy dostępni są w dni powszednie, za to w weekendy ich dyspozycja jest znacznie ograniczona. Jeśli zapotrzebowanie na pracę w Twojej firmie zwiększone jest w weekendy (jest tak w przypadku sklepów w galeriach handlowych czy gastronomii), nie zatrudniaj zbyt dużej ilości studentów zaocznych, bowiem będziesz miał problem z dobraniem obsady na te dni. Jeśli nie uda się obsadzić takiej zmiany i pracowników będzie za mało w stosunku do liczby klientów - pojawią się niechciane i nielubiane kolejki.

Zatrudniaj pracowników w różnych wymiarach etatów

Jeśli zatrudniasz pracowników na umowę o pracę, zadbaj o różnorodność etatów w firmie. Nie zatrudniaj tylko i wyłącznie pełnoetatowców. Jeśli nie będzie wystarczającej ilości pracyi nie rozplanujesz wszystkich roboczogodzin w okresie rozliczeniowym i tak będziesz zobligowany do wypłacenia całości wynagrodzenia. Wymiar godzin do wypracowania u osób zatrudnionych na niepełnych etatach jest niższy, więc łatwiej rozplanować wszystkie roboczogodziny w ‘’słabszych’’ miesiącach. Natomiast w miesiącach, gdy pracy będzie więcej (zazwyczaj takim miesiącem jest grudzień), możesz wprowadzić dla niepełnoetatowców tzw. dopełnienia do pełnych etatów. Wymagają one odpowiednichzapisów w umowie pracownika, które określą maksymalną liczbę dopracowań, bez konieczności wypłaty za godziny nadliczbowe. Takie podejście do zatrudniania pozwoli na dostosowanie ilości zaplanowanych roboczogodzin do ilości pracy w danym miesiącu.

Odpowiedni system czasu pracy

Wprowadź system równoważny

Najczęściej stosowanymi systemami czasu pracy jest system podstawowy i równoważny. System podstawowy stosowany jest zazwyczaj w firmach o stałej ilości pracy do wykonania o charakterze biurowym. Natomiast firmy, które mają zmienną ilość pracy na przestrzeni poszczególnych dni, a taką specyfikę ma przecież każdy sklep, powinny rozważyć wprowadzenie systemu równoważnego.

Jego największą zaletą, jest możliwość elastycznego planowania godzin pracy. Kiedy pojawia się potrzeba tj. dzień, w którym zazwyczaj jest więcej klientów, możesz wydłużyć zmianę maksymalnie do 12 godzin, równoważąc ją w innym dniu - gdy klientów, a więc pracy jest mniej. Zaplanowanie zmiany 12-godzinnej, nie skutkuje w tym przypadku powstaniem nadgodzin, natomiast w systemie podstawowym nadgodziny by wystąpiły - dla pracodawcy system równoważny oznacza spore oszczędności. Możliwość dostosowania długości zmiany do zapotrzebowania na pracę, czyli do ilości klientów, pozytywnie wpływa na grafik pracy, a tym samym zmniejsza ryzyko pojawienia się kolejek. 

Dodatkowo warto wprowadzić tzw. ruchomy czas pracy (art. 140 Kodeksu Pracy). Pozwala on na planowanie pracy po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej bez powstawania godzin nadliczbowych. Tym samym jeszcze lepiej można dostosować godziny pracy do ruchu w sklepie.

Okres rozliczeniowy

Wybierz optymalną długość okresu dostosowaną do potrzeb sklepu

Długość okresu rozliczeniowego powinna być ściśle powiązana z ilością pracy do wykonania w poszczególnych miesiącach roku. Dłuższe okresy rozliczeniowe, pozwalają na planowanie mniejszej lub większej ilości godzin niż nominał miesięczny (norma średniotygodniowa), wynikający z liczby dni roboczych i wymiarów etatów. Jeśli zaplanujemy mniej godzin niż nominał, różnica przenoszona jest na kolejny miesiąc okresu rozliczeniowego. Oszczędzamy tym samym roboczogodziny na miesiąc, który przynosi największe zyski. Można zatem zaplanować mniej godzin w październiku i listopadzie, ‘’oszczędzając’’ godziny na grudzień. Przed świętami pracy jest sporo, więc aby Klienci nie czekali w kolejkach, planujemy na ten miesiąc więcej godzin. Takie działanie byłoby niemożliwe w miesięcznym okresie rozliczeniowym. 

Większość firm stosuje okresy rozliczeniowe, rozpoczynające się równolegle z nowym rokiem. Aby lepiej wpasować okres rozliczeniowy, a tym samym dostępną pulę godzin można zastosować przesunięcie okresów rozliczeniowych np. okres kwartalny może rozpocząć się od lutego, a nie standardowo od stycznia. Jeśli w trakcie roku zdecydujesz się na przejście z jednego okresu rozliczeniowego na inny okresu, musisz poczekać na zamknięcie i rozliczenie aktualnego. Tym samym jeszcze lepiej można wykorzystać potencjał 4 kwartału i uniknąć kolejek w sklepach, gdzie również listopad jest mocno sprzedażowym miesiącem. Można wtedy zaplanować więcej godzin nie tylko w grudniu, ale i już w listopadzie, a w styczniu, który zazwyczaj jest słabszy, odpowiednio mniej godzin.

Takie działania powinien podjąć przedsiębiorca, który chce skutecznie zapobiegać pojawianiu się kolejek, a tym samym maksymalizować zyski w swoim sklepie. 

Jeśli podczas planowania grafiku uwzględnisz powyższe aspekty, ryzyko pojawienia się kolejek, spadnie do minimum. Wprowadzone zmiany, wpłyną na zadowolenie Klientów i pracowników. Jeśli nie spróbujesz, nie przekonasz się. Pomożemy Ci przejść przez proces zmian. Załóż darmowe, 30-dniowe konto testowe w Grafiku Optymalnym. Odezwiemy się do Ciebie i pomożemy uporać się z kolejkami. 

Sprawdź, co piszą o nas media!

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *